ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Внести в приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 235 "Об утверждении Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 33338) следующие изменения и дополнение:
в Правилах приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденных указанным приказом:
дополнить пунктом 25-1 следующего содержания:
"25-1. Экспертиза ценности документов проводится в комплексе для документов на бумажном носителе и электронных документов.";
подпункты 5) и 6) пункта 31 изложить в следующей редакции:
"5) опись дел документов долговременного (свыше 10 лет) хранения по форме согласно приложению 12 к настоящим Правилам;
6) опись электронных документов (дел) долговременного (свыше 10 лет) хранения по форме согласно приложению 13 к настоящим Правилам;";
часть первую пункта 41 изложить в следующей редакции:
"41. Описям дел документов, в том числе электронных документов (дел) постоянного, временного, долговременного хранения, по личному составу и актам о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в пределах каждого архивного фонда присваиваются самостоятельные порядковые номера.";
часть третью пункта 46 изложить в следующей редакции:
"Опись дел документов долговременного (свыше 10 лет) хранения утверждается руководителем организации после согласования с ЦЭК (ЭК) организации.";
в пункт 118 вносится изменение на казахском языке, текст на русском языке не меняется;
подпункт 1) пункта 169 изложить в следующей редакции:
"1) документы Администрации Президента Республики Казахстан, аппарата Сената Парламента Республики Казахстан, аппарата Мажилиса Парламента Республики Казахстан, Аппарата Правительства Республики Казахстан, Конституционного Суда Республики Казахстан, Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, Высшего Судебного Совета Республики Казахстан, Верховного Суда Республики Казахстан, Судебной администрации Республики Казахстан, Генеральной прокуратуры Республики Казахстан, Национального Банка Республики Казахстан, Высшей аудиторской палаты Республики Казахстан, Управления делами Президента Республики Казахстан, Национального центра по правам человека, министерств Республики Казахстан, агентств Республики Казахстан, комитетов министерств Республики Казахстан – 15 лет;";
подпункт 16) пункта 169 исключить;
пункт 170 изложить в следующей редакции:
"170. Сроки хранения документов НАФ в частных архивах организаций указываются в договорах, заключаемых в соответствии с пунктом 4 статьи 11 Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" их собственниками с государственными архивами, Архивом Президента Республики Казахстан или МИО областей, городов республиканского значения и столицы.";
пункт 213 изложить в следующей редакции:
"213. При необходимости в описательную статью включаются дополнительные сведения о местонахождении оригиналов, наличии архивных документов организации, электронных архивных документов в составе иных архивных фондов и местах их хранения, библиография и иные.";
пункт 319 изложить в следующей редакции:
"319. Документы на электронных носителях, электронные документы (дела) включаются в акт о выделении к уничтожению документов на электронных носителях, электронных документов (дел), если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Акт о выделении к уничтожению документов на электронных носителях, электронных документов (дел), не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 15 к настоящим Правилам, рассматривается на заседании ЭК организации, согласовывается с ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО и затем утверждается руководителем организации одновременно со сводными описями (годовыми разделами сводных описей) электронных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу.";
пункт 322 изложить в следующей редакции:
"322. Документы на электронных носителях, электронные документы (дела) с истекшими сроками хранения уничтожаются только после согласования с ЭПК республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО и утверждения руководителем организации акта о выделении к уничтожению документов на электронных носителях, электронных документов (дел), не подлежащих хранению.";
часть третью пункта 326 изложить в следующей редакции:
"Передача электронных дел постоянного хранения производится по описям электронных дел постоянного хранения организации, а в случае ликвидации организации долговременного (свыше 10 лет) хранения – по описям электронных дел долговременного (свыше 10 лет) хранения, составленным по форме согласно приложению 13 к настоящим Правилам, в соответствии с графиком приема электронных дел в государственный архив.";
часть вторую пункта 330 изложить в следующей редакции:
"В описях электронных дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения дополнительно указываются:
сведения о работнике организации, передающем электронные дела в государственный архив (наименование должности, инициалы, фамилия);
сведения о работнике государственного архива, принимающем электронные дела в архив организации (наименование должности, инициалы, фамилия).";
часть первую пункта 332 изложить в следующей редакции:
"332. Информационный пакет содержит следующие метаданные на уровне электронного документа долговременного (свыше 10 лет) и постоянного хранения:";
приложения 2, 3, 4, 5, 6 и 7 к настоящим Правилам изложить в новой редакции согласно приложениям 1, 2, 3, 4, 5 и 6 к настоящему приказу;
в приложении 8 вносятся изменения на казахском языке, текст на русском языке не меняется;
приложения 9, 10, 11, 12, 13 и 14 к настоящим Правилам изложить в новой редакции согласно приложениям 7, 8, 9, 10, 11 и 12 к настоящему приказу;
в приложениях 15 и 16 вносятся изменения на казахском языке, текст на русском языке не меняется.
2. Комитету архивов, документации и книжного дела Министерства культуры и информации Республики Казахстан в установленном законодательством Республики Казахстан порядке обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан после его официального опубликования.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и информации Республики Казахстан.
4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
|
исполняющий обязанности Министра культуры и информации Республики Казахстан |
К. Искаков |
Согласован
Агентство Республики Казахстан
по атомной энергии
Согласован
Министерство сельского хозяйства
Республики Казахстан
Согласован
Министерство юстиции
Республики Казахстан
Согласован
Генеральная Прокуратура
Республики Казахстан
Согласован
Агентство по защите
и развитию конкуренции
Республики Казахстан
Согласован
Министерство науки
и высшего образования
Республики Казахстан
Согласован
Министерство здравоохранения
Республики Казахстан
Согласован
Министерство труда
и социальной защиты населения
Республики Казахстан
Согласован
Министерство искусственного интеллекта
и цифрового развития
Республики Казахстан
Согласован
Верховный Суд
Республики Казахстан
Согласован
Высшая аудиторская палата
Республики Казахстан
Согласован
Аппарат Высшего
Судебного Совета
Республики Казахстан
Согласован
Министерство транспорта
Республики Казахстан
Согласован
Министерство финансов
Республики Казахстан
Согласован
Агентство Республики Казахстан
по регулированию и развитию
финансового рынка
Согласован
Агентство Республики Казахстан
по финансовому мониторингу
Согласован
Министерство обороны
Республики Казахстан
Согласован
Агентство Республики Казахстан
по делам государственной службы
Согласован
Служба государственной охраны
Республики Казахстан
Согласован
Министерство просвещения
Республики Казахстан
Согласован
Министерство промышленности
и строительства
Республики Казахстан
Согласован
Управление делами Президента
Республики Казахстан
Согласован
Министерство торговли и интеграции
Республики Казахстан
Согласован
Министерство водных ресурсов
и ирригации
Республики Казахстан
Согласован
Агентство Республики Казахстан
по стратегическому планированию и реформам
Согласован
Министерство иностранных дел
Республики Казахстан
Согласован
Министерство по чрезвычайным ситуациям
Республики Казахстан
Согласован
Министерство туризма и спорта
Республики Казахстан
Согласован
Комитет национальной безопасности
Республики Казахстан
Согласован
Министерство национальной экономики
Республики Казахстан
Согласован
Национальный банк
Республики Казахстан
Согласован
Министерство внутренних дел
Республики Казахстан
Согласован
Министерство экологии
и природных ресурсов
Республики Казахстан
Согласован
Министерство энергетики
Республики Казахстан
Опись дел документов постоянного хранения
Утверждена | Утверждаю _______________________________ |
протоколом ЭПК республиканского |
(наименование должности, фамилия, |
Архивный фонд № ___
Опись № ____ дел, документов постоянного хранения
_________________________________________
(официальное наименование организации)
за ______________ год (-ы)
Номер единицы хранения | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Крайние даты документов дела | Количество листов в деле (томе, части) | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Наименование раздела (структурного подразделения организации) | |||||
В данный (-е) раздел (-ы) ___________________________ описи дел, документов
(наименование раздела)
внесено ____________________ дел с № _______ по № ________, в том числе:
(цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
_____________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его)
_____________________________________________________________________
раздел (-ы) описи), (дата составления раздела (-ов), описи)
Согласована протоколом
ЦЭК(ЭК) организации
от ___________ _____ года № ___
Опись дел видеодокументов постоянного хранения
Утверждена |
Утверждаю |
протоколом ЭПК республиканского |
(наименование должности, фамилия, |
Опись № ___ __________________________________________________
за ______ год (ы) (название описи с официальным наименованием организации)
Номер единицы учета | Номер единицы хранения | Индекс, производственный номер | Заголовок документа | Автор | Исполнитель произведения | Язык | Дата записи, перезаписи | Хронометраж видеозаписи | Тип носителя и формат записи | Количество единиц хранения | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание | |
оригинал | копия | ||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
В данный раздел описи включено _______________________________
единиц хранения
(цифрами и прописью)
с № ____ по № ____ в том числе:
литерные номера ______________________________
пропущенные номера _______
и текстовая сопроводительная документация к ним.
Наименование должности составителя описи _________________
Расшифровка подписи ______________
(подпись)
Дата ____________
Согласована протоколом
ЦЭК(ЭК) организации
от _________ _________ года
№_______
Опись дел кинодокументов постоянного хранения
Утверждена |
Утверждаю |
протоколом ЭПК республиканского |
(наименование должности, фамилия, |
Опись № ___ ________________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (ы)
Номер единицы учета | Номер единицы хранения | Индекс, производственный номер (учетный номер в организации) | Заголовок документа | Автор | Дата и место съемки, изготовления | Вариант (немой, звуковой, ч/б, цв., формат, язык) | Тип носителя | Количество единиц хранения/метраж | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание | ||||||
негатив | Дубль-негатив | Фонограмма (негатив) | Фонограмма магнитная (основная, совмещенная) | Промежуточный позити | Позитив | Установочные ролики и цветовые паспорт | ||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 |
В данный раздел описи включено _________________________
единиц хранения
(цифрами и прописью)
с № ____-по № _____ в том числе:
литерные номера ________ пропущенные номера ____________
и текстовая сопроводительная документация к ним.
Наименование должности составителя описи
______________________________________
Расшифровка подписи) _____________________________
(подпись
Дата ________________________
Согласована протоколом
ЦЭК(ЭК) организации
от _________ _________ года
№ ____
Опись дел фонодокументов магнитной записи постоянного хранения
Утверждена |
Утверждаю |
Утверждаю |
протоколом ЭПК |
(наименование должности, фамилия, инициалы |
Наименование должности |
Опись № ___ ______________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (ы)
Номер единицы учета | Номер единицы хранения | Индекс, производственный номер | Заголовок документа | Автор | Исполнитель произведения | Язык | Дата записи, прерзаписи | Место записи, перезаписи | Дата записи, перезаписи | Хронометраж записи | Тип носителя и формат записи | Количество единиц хранения | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание | |
оригинал | копия | ||||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
В данный раздел описи включено ______________________________
единиц хранения
(цифрами и прописью)
с № _____ по № _____ в том числе:
литерные номера ________ пропущенные номера _______
и текстовая сопроводительная документация к ним.
Наименование должности составителя описи
________________________________________
Расшифровка подписи ____________________
(подпись)
Дата _________________
Согласована протоколом
ЦЭК(ЭК) организации
от _________ _________ года № ____
Опись дел документов фотоальбомов постоянного хранения
Утверждена |
Утверждаю |
Утверждаю |
протоколом ЭПК |
(наименование должности, |
Наименование должности |
Опись № ___ ______________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (ы)
Номер единицы учета | Заголовок (название) альбома | Автор съемки | Крайние даты фотоотпечатков | Место съемки | Количество фотоотпечатков | Тип носителя | Состав текстовой сопроводительной документации | Внешние особенности | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
В данный раздел описи включено _________________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
с № _______ по № ________в том числе:
литерные номера ________ пропущенные номера _______
и текстовая сопроводительная
документация к ним ____________________________________________
фотоотпечатков.
(цифрами и прописью)
Наименование должности составителя описи ______________________
Расшифровка подписи ________________
(подпись)
Дата ______________
Согласована протоколом
ЦЭК(ЭК) организации
от _________ _________ года
№ ____
Опись фотодокументов постоянного хранения
Утверждена |
Утверждаю |
Утверждаю |
протоколом ЭПК |
(наименование должности, |
Наименование должности |
Опись № ___
______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (ы)
Номер единицы учета | Номер единицы хранения | Индекс, производственный номер | Заголовок (аннотация) документа (название диафильма) | Автор съемки | Дата съемки | Место съемки | Количество единиц хранения/метраж | Тип носителя | Формат (размер) и цветность | Состав текстовой сопроводительной документации | Примечание | |||||
Негатив | Дубль-негатив | Позитив | Фото-отпечаток | Слайд (диапозитив) | Диафильм | |||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 |
В данный раздел описи включено _________________________
единиц хранения
(цифрами и прописью)
с № _____ по № _____ в том числе:
литерные номера ________ пропущенные номера _______
и текстовая сопроводительная документация к ним.
Наименование должности составителя описи ____________________
Расшифровка подписи ________________
(подпись)
Дата ____________
Согласована протоколом
ЦЭК(ЭК) организации
от _________ _________ года
№ ____
Опись электронных документов (дел) постоянного хранения
Утверждена |
Утверждаю |
Утверждаю |
протоколом ЭПК |
(наименование должности, |
Наименование должности |
Опись № ___ ______________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (ы)
Номер единицы хранения | Индекс электронного дела | Заголовок электронного дела | Крайние даты документов электронного дела | Количество документов в электронном деле (в единицах учета) | Формат электронных документов | Объем (Мбайт) | Состав текстовой сопроводительной документации* | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Наименование раздела (структурного подразделения организации) | ||||||||
*графа 8 заполняется в случае составления описи электронных документов (дел)
на электронном носителе.
В данный раздел описи включено _________________________
единиц хранения
(цифрами и прописью)
с № __ по № ___ в том числе:
литерные номера ________ пропущенные номера _______
и текстовая сопроводительная документация к ним.
Наименование должности составителя описи ______________________
Расшифровка подписи ___________________
(подпись)
Дата _____________
Согласована протоколом
ЦЭК(ЭК) организации
от _________ _________ года № ____
Опись дел по личному составу
| Утверждаю _________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы руководителя организации) __________________________ Личная подпись (расшифровка) Дата ___________________ |
Фонд № ___
Опись № ___ дел по личному составу ___________________________________
(официальное наименование организации)
за ___________ год
Номер единицы хранения | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Крайние даты дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Наименование раздела (структурного подразделения организации) | |||||
В данный раздел сводной описи внесено _____________________ дел
с № ___ по № ___,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера________________ пропущенные номера ________________
Наименование должности составителя раздела сводной описи
________________________________________
Расшифровка подписи ____________________
(личная подпись)
Дата __________
Согласована протоколом ЦЭК(ЭК) |
Согласована протоколом ЭПК |
Опись электронных документов (дел) по личному составу
Утверждаю
________________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
________________________________
Личная подпись (расшифровка)
Дата ___________________
Архивный фонд № ___
Опись № ___ ______________________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)
Номер единицы хранения электронного дела | Индекс электронного дела | Заголовок электронного дела | Крайние даты электронного дела | Количество документов в электронном деле (в единицах учета) | Объем документов в электронном виде электронного дела (Мбайт) | Формат электронных документов | Состав текстовой сопроводительной документации* | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Наименование раздела (структурного подразделения организации) | ||||||||
* графа 8 заполняется в случае составления описи электронных документов (дел) на электронном носителе.
В данный (-е) раздел (-ы) ____________________ описи внесено _________________ дел
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
с № ____ по № ____, в том числе:
литерные номера:_____________ пропущенные номера __________ и текстовая сопроводительная документация к ним:_______________________________________
__________________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)
___________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована протоколом ЦЭК(ЭК) |
Согласована протоколом ЭПК |
Опись дел документов долговременного (свыше 10 лет) хранения
Утверждаю
Наименование должности
руководителя организации
________________________
Расшифровка подписи
(личная подпись)
Дата
Фонд № ___
Опись № ___ дел долговременного (свыше 10 лет) хранения
_______________________________________________
(Официальное наименование организации)
за ___________ год
Номер единицы хранения | Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Крайние даты документов дела (тома, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Наименование раздела (структурного подразделения организации) | ||||||
В данный раздел сводной описи внесено _____________ дел с № ___ по № ____,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера _______________ пропущенные номера __________________
Наименование должности составителя раздела сводной описи
_____________________________________________________
Расшифровка подписи _______________
(личная подпись)
Дата ________
Согласована протоколом ЦЭК(ЭК) |
Согласована протоколом ЭПК |
Опись электронных документов (дел) долговременного (свыше 10 лет) хранения
Утверждаю
_______________________________
(наименование должности, фамилия,
инициалы руководителя организации)
_______________________________
(подпись руководителя организации)
__________________________
(дата)
Архивный фонд № ___
Опись № ___ __________________________________________
(название описи с официальным наименованием организации)
за ______ год (-ы)
Номер единицы хранения электронного дела | Индекс электронного дела | Заголовок электронного дела | Крайние даты документов электронного дела | Количество документов в электронном деле (в единицах учета) | Объем документов в электронном виде электронного дела (Мбайт) | Формат электронных документов | Срок хранения электронного дела | Состав текстовой сопроводительной документации* | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
Наименование раздела (структурного подразделения организации) | |||||||||
* графа 9 заполняется в случае составления описи электронных документов (дел)
на электронном носителе.
В данный (-е) раздел (-ы) ____________________ описи внесено
___________________ дел
(наименование раздела) (цифрами и прописью)
с № _____ по № ______, в том числе:
литерные номера _______________ пропущенные номера: _________________
___________________________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а),
составивших (-его )раздел (-ы) описи)
__________________________________
(дата составления раздела (-ов) описи)
Согласована протоколом ЦЭК(ЭК) |
Согласована протоколом ЭПК |
Официальное наименование организации |
Утверждаю |
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Место составления На основании
_______________________________________________________________
(наименование, место и год издания Перечня документов с указанием
сроков их хранения)
_______________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие
практическое значение дела и документы архивного фонда
_________________________________________________________________.
(номер и название архивного фонда)
Порядковый № | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи | Количество дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера пунктов (подпунктов) по Перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Всего ____________________ дел и документов за __________ годы.
(цифрами и прописью)
Годовые разделы сводных описи дел постоянного хранения дел за _________ годы
утверждены, по личному составу согласованы протоколом ЭПК ______________
___________________
(дата и номер)
_____________________________________________________________________
(наименование местного исполнительного органа, республиканского
государственного архива)
Наименование должности лица, проводившего обработку документов
_____________________________________________________________________
Расшифровка подписи ______________ (личная подпись)
Согласована протоколом ЦЭК(ЭК) |
Согласована протоколом ЭПК республиканского |
| Формат А4 (210Х297) |
