Примечание ИЗПИ!
Порядок введения в действие см. п. 4.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Внести в приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 августа 2023 года № 215 "Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 33290) следующие изменения и дополнения:
в Правилах комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденных указанным приказом:
в пункте 2:
подпункт 4) исключить;
подпункт 9) изложить в следующей редакции:
"9) депозитарное хранение архивных документов – хранение в архиве документов на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы;"
дополнить подпунктом 13-1) следующего содержания:
"13-1) копия архивного документа на правах подлинника – копия, воспроизводящая информацию и внешние признаки подлинника архивного документа, находящегося в собственности иных государств, а также физических или юридических лиц;";
дополнить подпунктом 19-1) следующего содержания:
"19-1) обязательный экземпляр аудиовизуальных документов (далее – обязательный экземпляр) – экземпляр различных видов кино-, фото-, фоно- и видеодокументов, подлежащий безвозмездной передаче его производителем в государственные архивы;";
дополнить подпунктами 24-1), 24-2) и 24-3) следующего содержания:
"24-1) документы по личному составу – документы, образующиеся при приеме на работу, службу, при переводе, перемещении, увольнении работника, служащего о предоставлении отпуска, командировках, прикомандировании, поощрении, начислении заработной платы, сведения об удержании и отчислении денег на социальное, пенсионное и медицинское обеспечение, учебе, о присвоении квалификации, разряда, звания и иные документы, связанные с обеспечением прав и законных интересов граждан;
24-2) источник комплектования – физическое или юридическое лицо, в процессе деятельности которого образуются документы НАФ, подлежащие передаче на постоянное хранение;
24-3) электронная копия документа на бумажном носителе – электронное отображение документа на бумажном носителе, соответствующее оригиналу и удостоверенное посредством электронной цифровой подписи лица, изготовившего такое электронное отображение;";
дополнить подпунктом 27-1) следующего содержания:
"27-1) Государственный фондовый каталог – систематизированный реестр архивных фондов, представляющий сведения о составе, содержании, местонахождении и доступности документов НАФ;";
подпункт 32) изложить в следующей редакции:
"32) государственный учет документов НАФ (далее – государственный учет) – система учета документов НАФ на уровне области, города республиканского значения, столицы, городов и районов и государства в целом, включающая сведения о количестве и составе архивных фондов, количестве единиц хранения;";
дополнить подпунктами 33-1) и 33-2) следующего содержания:
"33-1) временное хранение документов Национального архивного фонда – хранение документов НАФ до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленным уполномоченным органом;
33-2) постоянное хранение документов Национального архивного фонда – хранение документов НАФ без определения срока (бессрочное);";
дополнить подпунктом 34-1) следующего содержания:
"34-1) цифровой архив – совокупность электронных архивных документов и электронных копий архивных документов, организованных и хранимых в электронной форме в порядке, определенном уполномоченным органом;";
подпункт 38) исключить;
подпункт 40) исключить;
пункт 7 изложить в следующей редакции;
"7. Списки источников комплектования рассматриваются экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или местного исполнительного органа (далее – МИО) и направляются на согласование в Центральную экспертно-проверочную комиссию (далее – ЦЭПК) уполномоченного органа в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее – уполномоченный орган), после согласования утверждаются уполномоченным органом. В течение десяти рабочих дней после утверждения уполномоченным органом списка источников комплектования сотрудниками архивов вносятся соответствующие данные в цифровой архив.";
часть вторую пункта 10 изложить в следующей редакции:
"Список потенциальных источников комплектования в течение десяти рабочих дней после утверждения уполномоченным органом списка источников комплектования, сотрудниками архивов вносятся соответствующие данные в цифровой архив.";
пункт 22 изложить в следующей редакции:
"22. При уничтожении электронных документов из архивохранилища изымаются все экземпляры электронных документов. Электронные носители, пригодные к повторной эксплуатации, после стирания записанной на них информации используются для повторной записи информации. Электронные носители, непригодные к использованию, списываются и уничтожаются в соответствии с требованиями в области цифровых технологий и обеспечения кибербезопасности.
В учетные документы архива, цифровой архив вносится отметка об их списании.";
часть третью пункта 23 изложить в следующей редакции:
"механическое уничтожение электронного носителя вместе с информацией (измельчение, расплавление, использование химикатов). Для обеспечения полной кибербезопасности данный способ является предпочтительным.";
пункт 30 изложить в следующей редакции:
"30. Прием документов НАФ от источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с планом-графиком, утверждаемым руководителем архива, по согласованию с руководителем организации, являющейся источником комплектования.
Внеплановый прием документов НАФ, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется при ликвидации источника комплектования или угрозы сохранности архивных документов.
При приеме документов по причине ликвидации юридического лица или индивидуального предпринимателя государственным архивом выдается архивная справка о приеме документов на государственное хранение.
Прием на депозитарное хранение документов, не отнесенных к составу НАФ, осуществляется путем заключения договора.
Сроки приема документов от негосударственных организаций определяются в договоре.";
часть первую пункта 35 изложить в следующей редакции:
"35. Аудиовизуальные документы, в том числе обязательный экземпляр, принимаются в архив на постоянное хранение в следующем комплекте:";
пункт 36 изложить в следующей редакции:
"36. Научно-техническая документация принимается на хранение по описям, составленным по группам: научно-исследовательская, опытно-конструкторская, проектно-конструкторская, технологическая, проектно-сметная, градостроительная, патентно-лицензионная, картографическая, геодезическая, геологическая, телеметрическая, землеустроительная, лесоустроительная и иная специальная документация на различных носителях информации.";
часть первую пункта 37 изложить в следующей редакции:
"37. Прием электронных дел на государственное хранение осуществляется по информационно-телекоммуникационной сети из цифровой системы организации в цифровой архив государственного архива в соответствии с регламентирующим документом информационного взаимодействия между цифровыми системами.";
часть третью пункта 42 изложить в следующей редакции:
"сведения о цифровой технологии (версии программного продукта), с помощью которой создан электронный документ;";
пункт 121 изложить в следующей редакции:
"121. Организация хранения электронных документов (дел) включает:
гарантированное хранение электронных документов (дел) в течение установленных сроков хранения;
обеспечение наличия и физической сохранности всех объектов хранения; обеспечение целостности всех объектов хранения;
обеспечение условий для воспроизведения электронных документов (дел) в долговременной перспективе;
контроль перемещения электронных документов (дел) (перезапись на новый электронный носитель и иные формы перезаписи).
Хранение электронных документов (дел) в архиве осуществляется:
1) на физически обособленных носителях – в двух экземплярах, один из которых является основным, другой – рабочим (при этом основной и рабочий экземпляры хранятся в разных архивохранилищах (помещениях) при температурно-влажностном режиме, рекомендованном производителями носителей);
2) в цифровом архиве – на собственном оборудовании архива или в центрах обработки данных государственных органов.
Обязательными условиями хранения электронных документов (дел) на физически обособленных носителях являются:
1) применение носителей, предназначенных для долговременного (свыше 10 лет) хранения информации;
2) наличие технических и программных средств, позволяющих осуществлять их воспроизведение, миграцию и конвертацию, а также контролировать физическое и техническое состояние;
3) проведение миграции на новые носители и конвертации в современные форматы;
4) организация контроля за их аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования.
Нормативные условия хранения электронных документов (дел) в цифровом архиве обеспечиваются:
1) ее соответствием требованиям законодательства Республики Казахстан в области создания, развития, ввода в эксплуатацию государственных цифровых систем и хранения в них информации;
2) соблюдением при ее эксплуатации требований кибербезопасности и защиты информации;
3) резервной миграцией электронных документов, в том числе при применении облачных технологий, и их конвертацией в современные форматы.";
часть третью пункта 165 изложить в следующей редакции:
"Проверка наличия электронных документов в цифровом архиве осуществляется в автоматическом режиме.";
часть вторую пункта 183 изложить в следующей редакции:
"В картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии архивных документов с учета. Изменения вносятся во все учетные документы, включаются в "Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов", которые направляются в уполномоченный орган для внесения изменений Национальным архивом Республики Казахстан в Государственный фондовый каталог.";
пункт 230 изложить в следующей редакции:
"230. Доступ и предоставление электронных описей дел, электронных документов сотрудникам архива и для работы в читальном зале архива (специально оборудованном рабочем месте) работникам государственных органов, судов, заинтересованных организаций, граждан осуществляются посредством локальной сети, цифровых каналов связи, цифрового архива.
Для удаленного доступа к электронным описям дел и электронным документам руководителем архива выдается разрешение в цифровом архиве пользователю на основании его авторизации и заявления в цифровом архиве.";
часть вторую пункта 257 изложить в следующей редакции:
"Учетные документы формируются на бумажной основе и в электронной форме в цифровом архиве.";
часть вторую пункта 259 изложить в следующей редакции:
"Вспомогательные учетные документы ведутся как на бумажном носителе, так и в цифровом архиве.";
пункт 279 изложить в следующей редакции:
"279. В плановом порядке заполнение учетных баз данных, цифрового архива осуществляется по состоянию на 1 января следующего за отчетным годом. Оперативное внесение изменений в учетные документы, учетные базы данных, цифровой архив ведется архивом на постоянной основе.";
часть первую пункта 280 изложить в следующей редакции:
"280. Учет поступления архивных документов в цифровом архиве осуществляется на основании:";
часть первую пункта 287 изложить в следующей редакции:
"287. Основанием для внесения изменений в учетные документы, учетные базы данных и цифровой архив по результатам указанных работ являются:";
часть вторую пункта 304 изложить в следующей редакции:
"По результатам проведения экспертизы ценности документов по личному составу по истечении 75-летнего срока их хранения в учетные документы и цифровой архив вносятся соответствующие изменения.";
пункт 309 изложить в следующей редакции:
"309. Архивные документы, не входящие в состав НАФ, в том числе документы по личному составу, принятые на хранение в архив, учитываются отдельно от документов НАФ. Для их учета ведутся отдельная книга учета поступлений документов, список фондов, а также листы фондов и иные учетные документы и в цифровом архиве.";
пункт 325 изложить в следующей редакции:
"325. Учет копий архивных документов, созданных в процессе их использования и включенных в фонд пользования, ведется в архиве в отдельной книге учета копий этих документов и в цифровом архиве.";
часть первую пункта 328 изложить в следующей редакции:
"328. Описание архивных документов имеет свою структуру и состоит из отдельных элементов, которые помещаются в соответствующие разделы (базы данных) архива и в цифровом архиве.";
подпункт 2) части третьей пункта 423 изложить в следующей редакции:
"2) архивные документы, содержащие сведения о частной жизни, личной и семейной тайне физического лица, семидесятипятилетний срок со дня создания которых не истек;"
часть первую пункта 428 изложить в следующей редакции:
"428. Запросы, поступающие в архивы, в том числе по цифровым системам, подразделяются на:";
часть вторую пункта 455 изложить в следующей редакции:
"В цифровых системах архивная справка подписывается ЭЦП руководителя архива либо уполномоченного должностного лица";
часть вторую пункта 460 изложить в следующей редакции:
"В цифровых системах архивные копии и архивные выписки подписываются ЭЦП руководителя архива либо уполномоченного должностного лица.".
2. Комитету архивов, документации и книжного дела Министерства культуры и информации Республики Казахстан в установленном законодательством Республики Казахстан порядке обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан после его официального опубликования.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и информации Республики Казахстан.
4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования, за исключением абзацев с двадцать второго по тридцать четвертый, сорок пятого по шестьдесят восьмой, семьдесят первого по девяносто первый, девяносто четвертого по девяносто девятый пункта 1, которые вводятся в действие с 12 июля 2026 года.
|
исполняющий обязанности Министра культуры и информации Республики Казахстан |
К. Искаков |
Согласован
Агентство Республики Казахстан
по атомной энергии
Согласован
Министерство сельского хозяйства
Республики Казахстан
Согласован
Министерство юстиции
Республики Казахстан
Согласован
Генеральная Прокуратура
Республики Казахстан
Согласован
Агентство по защите
и развитию конкуренции
Республики Казахстан
Согласован
Министерство науки
и высшего образования
Республики Казахстан
Согласован
Министерство здравоохранения
Республики Казахстан
Согласован
Министерство труда
и социальной защиты населения
Республики Казахстан
Согласован
Министерство искусственного интеллекта
и цифрового развития
Республики Казахстан
Согласован
Верховный Суд
Республики Казахстан
Согласован
Высшая аудиторская палата
Республики Казахстан
Согласован
Аппарат Высшего Судебного Совета
Республики Казахстан
Согласован
Министерство транспорта
Республики Казахстан
Согласован
Министерство финансов
Республики Казахстан
Согласован
Агентство Республики Казахстан
по регулированию и развитию
финансового рынка
Согласован
Агентство Республики Казахстан
по финансовому мониторингу
Согласован
Министерство обороны
Республики Казахстан
Согласован
Агентство Республики Казахстан
по делам государственной службы
Согласован
Служба государственной охраны
Республики Казахстан
Согласован
Министерство просвещения
Республики Казахстан
Согласован
Министерство промышленности
и строительства Республики Казахстан
Согласован
Управление делами Президента
Республики Казахстан
Согласован
Министерство торговли и интеграции
Республики Казахстан
Согласован
Министерство водных ресурсов и ирригации
Республики Казахстан
Согласован
Агентство Республики Казахстан
по стратегическому
планированию и реформам
Согласован
Министерство иностранных дел
Республики Казахстан
Согласован
Министерство по чрезвычайным ситуациям
Республики Казахстан
Согласован
Министерство туризма и спорта
Республики Казахстан
Согласован
Комитет национальной безопасности
Республики Казахстан
Согласован
Министерство национальной экономики
Республики Казахстан
Согласован
Национальный банк
Республики Казахстан
Согласован
Министерство внутренних дел
Республики Казахстан
Согласован
Министерство экологии
и природных ресурсов
Республики Казахстан
Согласован
Министерство энергетики
Республики Казахстан
