О внесении изменений в совместный приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 июня 2017 года № 172 и Министра национальной экономики Республики Казахстан от 14 августа 2017 года № 301 "Об утверждении критериев оценки степени риска и проверочных листов за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов"

Совместный приказ Заместителя Премьер-Министра - Министра культуры и информации Республики Казахстан от 18 декабря 2025 года № 663-НҚ и Заместителя Премьер-Министра – Министр национальной экономики Республики Казахстан от 26 декабря 2025 года № 134. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 30 декабря 2025 года № 37734

ПРИКАЗЫВАЕМ:

1. Внести в совместный приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 июня 2017 года № 172 и Министра национальной экономики Республики Казахстан от 14 августа 2017 года № 301 "Об утверждении критериев оценки степени риска и проверочных листов за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 15644) следующие изменения:

заголовок изложить в следующей редакции:

"Об утверждении критериев оценки степени риска и проверочных листов за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах";

пункт 1 изложить в следующей редакции:

"1. Утвердить прилагаемые:

1) критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, согласно приложению 1 к настоящему совместному приказу;

2) критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан и государственных архивов, согласно приложению 2 к настоящему совместному приказу;

3) проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах согласно приложению 3 к настоящему совместному приказу;

4) проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан и государственных архивов, согласно приложению 4 к настоящему совместному приказу;

5) перечень субъективных критериев для определения степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах согласно приложению 5 к настоящему совместному приказу;

6) перечень субъективных критериев для определения степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан и государственных архивов, согласно приложению 6 к настоящему совместному приказу.";

в Критериях оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, за исключением государственных и местных исполнительных органов, утвержденных указанным совместным приказом:

заголовок изложить в следующей редакции:

"Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах";

пункт 1 изложить в следующей редакции:

"1. Настоящие Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах (далее – Критерии), разработаны в соответствии с пунктами 5 и 6 статьи 141, пунктом 1 статьи 143 Предпринимательского кодекса Республики Казахстан (далее – Кодекс), Законом Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", приказом исполняющего обязанности Министра национальной экономики Республики Казахстан от 31 июля 2018 года № 3 "Об утверждении формы проверочного листа" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 17371) и Правилами формирования, регулирующими государственными органами системы оценки и управления рисками, утвержденными приказом исполняющего обязанности Министра национальной экономики Республики Казахстан от 22 июня 2022 года № 48 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 28577), предназначены для отнесения субъектов контроля к степеням риска и отбора субъектов контроля при проведении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля (далее – профилактический контроль).";

пункт 10 изложить в следующей редакции:

"10. По объективным критериям относятся:

к высокой степени риска:

1) юридические лица, организации в зависимости от организационно-правовой формы, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы;

2) источники комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан и государственных архивов, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы;

к средней степени риска:

1) подведомственные юридические лица государственных органов и местных исполнительных органов, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы;

к низкой степени риска:

1) негосударственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ.";

приложение к Критериям оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, утвержденных указанным совместным приказом, изложить в новой редакции согласно приложению 1 к настоящему совместному приказу;

в Критериях оценки степени риска в сфере соблюдения законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов, утвержденных указанным совместным приказом:

заголовок изложить в следующей редакции:

"Критерии оценки степени риска в сфере соблюдения законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан и государственных архивов";

пункт 1 изложить в следующей редакции:

"1. Настоящие Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан и государственных архивов (далее – Критерии) разработаны в соответствии с пунктами 5 и 6 статьи 141, пунктом 1 статьи 143 Предпринимательского кодекса Республики Казахстан (далее – Кодекс), Законом Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", Законом Республики Казахстан "Об электронном документе и электронной цифровой подписи", приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 236 "Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 33339), приказом исполняющего обязанности Министра национальной экономики Республики Казахстан от 31 июля 2018 года № 3 "Об утверждении формы проверочного листа" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 17371) и Правилами формирования, регулирующими государственными органами системы оценки и управления рисками, утвержденных приказом исполняющего обязанности Министра национальной экономики Республики Казахстан от 22 июня 2022 года № 48 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 28577), предназначены для отнесения субъектов контроля к степеням риска и отбора субъектов контроля при проведении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля (далее – профилактический контроль).";

пункт 10 изложить в следующей редакции:

"10. По объективным критериям относятся:

к высокой степени риска:

1) источники комплектования Национального архива Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы, использующие для организации электронного документооборота систему электронного документооборота (далее – СЭД) государственных органов или государственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы, использующие СЭД;

к средней степени риска:

1) подведомственные юридические лица государственных органов и местных исполнительных органов, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы, использующие СЭД;

к низкой степени риска:

1) негосударственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ, использующие СЭД.";

пункт 12 изложить в следующей редакции:

"12. Субъективные критерии разработаны на основании требований законодательства Республики Казахстан в сфере соблюдения законодательства об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан и государственных архивов (далее – требования), перечисленных в проверочных листах, которые подразделены на три степени: грубая, значительная, незначительная и приведены в приложении к настоящим Критериям.

К грубой степени относится уничтожение документов НАФ, где применяется статья 509 Кодекса Республики Казахстан об административных правонарушениях.";

приложение к Критериям оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов, утвержденных указанным совместным приказом, изложить в новой редакции согласно приложению 2 к настоящему совместному приказу;

приложения 3, 4, 5 и 6 к указанному совместному приказу изложить в новой редакции согласно приложениям 3, 4, 5 и 6 к настоящему совместному приказу.

2. Комитету архивов, документации и книжного дела Министерства культуры и информации Республики Казахстан в установленном законодательством Республики Казахстан порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан после его официального опубликования.

3. Контроль за исполнением настоящего совместного приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и информации Республики Казахстан.

4. Настоящий совместный приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Заместитель Премьер-Министра – Министр национальной экономики Республики Казахстан	__________ С. Жумангарин
Заместитель Премьер-Министра - Министр культуры и информации Республики Казахстан	__________ А. Балаева

"СОГЛАСОВАН"
Комитет по правовой статистике
и специальным учетам
Генеральной прокуратуры
Республики Казахстан

	Приложение 1 к совместному приказу Заместитель Премьер-Министра – Министр национальной экономики Республики Казахстан от 26 декабря 2025 года № 134 и Заместитель Премьер-Министра - Министр культуры и информации Республики Казахстан от 18 декабря 2025 года № 663-НҚ
	Приложение к Критериям оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах

Степени нарушений риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах

№ п/п	Критерии	Степень нарушения
1.	Оформление едиными реквизитами документа на казахском языке и создаваемого аутентичного документа на русском или ином языке, напечатанных на отдельных бланках (отдельных листах)	значительное
2.	Составление документов с использованием штампа, воспроизводящего наименование организации, путем проставления его оттиска в левом верхнем углу либо при обязательном оформлении следующих реквизитов: 1) официальное наименование организации, издавшей документ, либо оттиск штампа, воспроизводящего наименование организации, издавшей документ, путем проставления его в левом верхнем углу; 2) наименование вида документа, за исключением письма; 3) дата документа; 4) регистрационный номер (индекс) документа; 5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровка подписи; 6) оттиск печати организации, если данное юридическое лицо в соответствии с законодательством Республики Казахстан имеет печать	незначительное
3.	Соответствие: 1) наименования организации, филиала (представительства) учредительным документам с указанием на организационно-правовую форму при оформлении реквизитов документов; 2) сокращенного наименования организации, филиала (представительства), названию, закрепленному в учредительных документах, и ее размещение в скобках ниже полного наименования; 3) наличия на бланках документов организаций номера, серии, проставленных типографским способом или нумератором; 4) указание наименования вида документа, напечатанного прописными буквами полужирным шрифтом на всех документах	незначительное
4.	Размещение на бланке изображение Государственного Герба Республики Казахстан, эмблемы, логотипа или товарного знака (знака обслуживания)	незначительное
5.	Наличие журнала учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски по форме Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (далее – Правила документирования)	значительное
6.	Наличие опечатываемого сейфа или металлического шкафа для хранения печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов	незначительное
7.	Наличие в журналах учета и выдачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов отметки о результатах проверок наличия экземпляров печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов, проставленной комиссией, созданной приказом (распоряжением) руководителя организации	незначительное
8.	Наличие журнала учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, заведенных на каждый вид	значительное
9.	Наличие актов о выделении к уничтожению: 1) испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите при уничтожении испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите; 2) печатей и штампов, подлежащих защите при уничтожении печатей и штампов, подлежащих защите	значительное
10.	Наличие словесно-цифрового написания даты в правовых актах, творческой документации, документах, касающихся прав и законных интересов граждан, финансовых документах, делах по одному вопросу, а также документах, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма)	значительное
11.	Наличие грифов утверждения и согласования на документах	значительное
12.	Соответствие реквизитов приказа, в том числе: 1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания); 2) официальное наименование организации; 3) наименование вида документа; 4) дата приказа; 5) регистрационный номер приказа; 6) место издания приказа; 7) заголовок к тексту; 8) текст; 9) подпись; 10) отметка о согласовании приказа; 11) оттиск печати организации, если данная организация в соответствии с законодательством Республики Казахстан имеет печать	значительное
13.	Наличие на бумажных документах оттиска печати организации, заверяющей подлинность подписи должностного лица	значительное
14.	Наличие: 1) отдельной регистрации приказов по основной деятельности, по личному составу в соответствующих журналах (базах данных); 2) литера "л/с" или "к", добавленной к порядковому номеру приказов по личному составу через дефис; 3) раздельных дел по формированию приказов (распоряжений) по основной деятельности, приказов (распоряжений) по личному составу, административно-хозяйственной деятельности	значительное
15.	1. Наличие присвоенных порядковых номеров протоколов в пределах делопроизводственного года отдельно по каждой группе протоколов – протоколы собраний, заседаний коллегий, протоколы технических, научных и экспертных советов. 2. Расположение протоколов в деле в хронологическом порядке по номерам вместе с документами к ним 3. Соответствие реквизитов протокола, в том числе: 1) официального наименования организации и (или) структурного подразделения; 2) наименования вида документа; 3) даты; 4) регистрационного номера протокола; 5) места издания протокола; 6) грифа утверждения (в некоторых случаях); 7) заголовка к тексту; 8) текста; 9) подписи	значительное
16.	Группирование и систематизация переписки за делопроизводственный год в хронологической последовательности и помещением документа-ответа за документом-запросом	незначительное
17.	Расположение документов в личных делах в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением	незначительное
18.	Соответствие формирования: 1) лицевых счетов по заработной плате в отдельные дела и расположение фамилий работников в них в алфавитном порядке; 2) в одном деле списков физических лиц и документов, подтверждающих перечисление обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов в единый накопительный пенсионный фонд; 3) в одном деле списков физических лиц и документов, подтверждающих перечисление социальных отчислений	незначительное
19.	Соответствие формирования трудовых договоров в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников	незначительное
20.	Наличие журналов регистрации входящих и исходящих документов	значительное
21.	Соблюдение общих требований при формировании дел: 1) помещение в дело исполненных, правильно оформленных документов, соответствующих по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел; 2) помещение в дело вместе всех документов, относящихся к разрешению одного вопроса. Присоединение приложений, независимо от даты их утверждения или составления, к документам, к которым они относятся. Составление приложений объемом свыше 180 листов в отдельный том с отметкой в документе; 3) совместное группирование версий документа на казахском, русском и иных языках; 4) группирование в дела документов одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел, формируемых в течение всего периода работы данного лица в организации, документов выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, группируемых за период их созыва, документов учебных заведений, формируемых за учебный год, документов театров, характеризующих сценическую деятельность за театральный сезон, историй болезней; 5) раздельное группирование в дела документов постоянного и временного сроков хранения; 6) помещение телеграмм, ксерокопий факсограмм, телефонограмм в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел; 7) недопущение помещения в дело документов, подлежащих возврату, черновиков и лишних экземпляров; 8) недопущение превышения объема дела постоянного срока хранения 180 листов; 9) проставление номера (индекса) и заголовка дела на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), добавление слова "последний" ("последняя") в последнем томе (части) при наличии в деле нескольких томов (частей)	значительное
22.	Наличие номенклатуры дел, утвержденной руководителем организации и согласованной экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа после согласования с экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации	значительное
23.	Наличие на обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу следующих реквизитов: 1) наименования организации, наименования структурного подразделения; 2) наименования населенного пункта, в котором дислоцирована организация, номера (индекса) дела; 3) заголовка дела, даты дела (тома, части), количество листов в деле, срока хранения дела; 4) архивного шифра дела	значительное
24.	Соблюдение порядка нумерации листов дела: 1) нумерование листа более формата А4, подшитого за один край, как один лист в правом верхнем углу; 2) нумерование документов с собственной нумерацией листов, в том числе печатных изданий в общем порядке или сохранение собственной нумерации, если она соответствует порядку расположения листов в деле; 3) нумерование листов дел, состоящих из нескольких томов или частей, по каждому тому или части отдельно; 4) нумерование фотографий, чертежей, диаграмм и иных иллюстративных и специфических документов, представляющих самостоятельный лист в деле, на оборотной стороне в левом верхнем углу; 5) нумерование сначала конвертов с вложением, подшитых в дело, а затем очередным номером каждое вложение в конверте; 6) оформление приложения к делу, поступившего в переплете, как самостоятельного тома и его отдельное нумерование; 7) перенумерация листов дела, в случаях обнаружения большого числа ошибок в их нумерации. Зачеркивание старых номеров листов при перенумерации и проставление рядом нового номера листа, составление нового листа-заверителя в конце дела, зачеркивание и сохранение в деле старого листа–заверителя; 8) употребление литерных номеров листов при наличии отдельных ошибок в нумерации листов	незначительное
25.	Наличие документов, подшитых в дела не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетенных с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. Отсутствие в подшитых (переплетенных) делах металлических скреплений (булавок, скрепок и других)	незначительное
26.	Соблюдение хранения документов в делах после завершения в делопроизводстве в течение одного года по месту их формирования до передачи в архив организации	незначительное
27.	Наличие карт-заместителей единиц хранения при выдаче документов из архивохранилища	незначительное
28.	Наличие на обоих экземплярах описи отметки о наличии дела против каждого дела, включенного в нее	значительное
29.	Наличие в конце каждого экземпляра описи количества фактически принятых дел, указанного цифрами и прописью, даты приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив и лица, передавшего дела	значительное
30.	Наличие акта приема-передачи документов на хранение при передаче документов (дел) в архив	значительное
31.	Соблюдение предельных сроков ведомственного хранения документов на традиционных и электронных носителях, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, в том числе: 1) документов Администрации Президента Республики Казахстан, аппарата Сената Парламента Республики Казахстан, аппарата Мажилиса Парламента Республики Казахстан, Аппарата Правительства Республики Казахстан, Конституционного Суда Республики Казахстан, Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, Верховного Суда Республики Казахстан, Судебной администрации Республики Казахстан, Генеральной прокуратуры Республики Казахстан, Национального Банка Республики Казахстан, министерств Республики Казахстан, агентств Республики Казахстан, комитетов министерств Республики Казахстан – 15 лет; 2) документов территориальных органов министерств Республики Казахстан, агентств Республики Казахстан, комитетов министерств Республики Казахстан – 10 лет; 3) документов организаций, контрольный пакет акций которых принадлежит государству, иных государственных юридических лиц республиканского уровня – 10 лет; 4) документов органов местного государственного управления области (городов республиканского значения, столицы) – 10 лет; 5) документов государственных организаций областного (городов республиканского значения, столицы) уровня – 10 лет; 6) документов местных государственных органов управления городов (района) – 5 лет; 7) документов государственных юридических лиц городского и районного уровней – 5 лет; 8) записей актов гражданского состояния, похозяйственных книг, домовых книг, записей нотариальных действий, судебных дел и документов – 75 лет; 9) научно-исследовательской, технологической и патентно-лицензионной документации – 10 лет; 10) опытно-конструкторской документации – 15 лет; 11) проектной документации по капитальному строительству – 20 лет; 12) картографической документации – 25 лет; 13) геодезической документации – 25 лет; 14) телеметрической документации – 5 лет; 15) аудиовизуальной документации – 3 года; 16) электронных документов –5 лет	значительное
32.	Наличие в организации помещения для архива, состоящего из архивохранилища для хранения документов, комнаты для работы исследователей (читального зала), рабочих комнат для работников архива, комнаты для серверного и коммуникационного оборудования	значительное
33.	Наличие в архивохранилище ведомственных и частных архивов дверей, обитых металлическим листом, и имеющих прочные засовы	значительное
34.	Наличие в архивохранилище стационарных или передвижных металлических или деревянных стеллажей	значительное
35.	Соблюдение требований по хранению: 1) документов на магнитной ленте, намотанными на сердечники, катушки или кассеты соответствующего размера, упакованными в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку или помещенными в полиэтиленовых футляр (контейнер) с вырезами для этикеток; 2) компакт-дисков, уложенных в заводскую упаковку и помещенных в коробочную тару; 3) микрофильмов, кинофильмов, оформленных стандартными защитными ракордами, намотанными плотно в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу и уложенными в металлические коробки, без выступающих витков на торцах рулона; 4) видеодокументов в вертикальном положении в заводской упаковке	значительное
36.	Соответствие условий расстановки средств хранения (стационарных или передвижных металлических стеллажей, металлических шкафов, сейфов): 1) расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – не менее 120 сантиметров; 2) расстояние между стеллажами (проход) – не менее 75 сантиметров; 3) расстояние между наружной стеной здания и стеллажом, параллельным наружной стене – не менее 75 сантиметров; 4) расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 45 сантиметров; 5) расстояние между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 15 сантиметров, в цокольных этажах – не менее 30 сантиметров	значительное
37.	Наличие контрольно-измерительных приборов (термометров, психрометров, гигрометров) для измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха в архивохранилищах и регистрация их показателей в журнале регистрации показаний контрольно-измерительных приборов	значительное
38.	Поддержание следующего температурно-влажностного режима в архивохранилищах: 1) для документов на бумажных носителях информации – температура +17°С – +19°С, относительная влажность воздуха 50-55%; 2) для документов на черно-белых пленочных носителях информации – температура +15°С, относительная влажность воздуха 40-55%; 3) для документов на цветных пленочных носителях информации – температура +2°С – +5°С, относительная влажность воздуха 40-55%; 4) для документов на магнитной ленте и дисковых носителях – температура от +8°С – до +18°С, относительная влажность воздуха 45-65 %; 5) для документов на электронных носителях информации – температура +15°С – +20°С, относительная влажность воздуха 50-65%	значительное
39.	Наличие в архивохранилище ведомственных и частных архивов книги выдачи дел, документов из архивохранилища	значительное
40.	Наличие акта о выдаче архивных документов во временное пользование в иные организации при выдаче архивных документов во временное пользование	значительное
41.	Наличие паспорта архива организации	значительное
42.	Наличие в архиве организации дел, переданных из структурных подразделений в архив организации по описям дел, документов составляемым по результатам экспертизы ценности документов	значительное
43.	Наличие описи дел, документов постоянного хранения, утвержденной руководителем организации и экспертно-проверочной комиссией республиканского государственного архива или местного исполнительного органа после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации	значительное
44.	Наличие описи дел по личному составу, утвержденной руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией республиканского государственного архива или местного исполнительного органа	значительное
45.	Наличие описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения, утвержденной руководителем организации после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации	значительное
46.	Соответствие итоговой записи в описи дел фактическому наличию единиц хранения	значительное
47.	Наличие акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденного руководителем организации после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией республиканского государственного архива или местного исполнительного органа	значительное
48.	Наличие карточек учета необнаруженных архивных документов, составленных на все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов	значительное
49.	Наличие в ведомственном и частном архиве карточек регистрации научно-технической документации (при наличии научно-исследовательской документации)	значительное
50.	Наличие в ведомственном и частном архиве инвентарной книги учета научно-технической документации отдельно по каждому виду (проектной, конструкторской, технологической, научно-исследовательской, патентно-лицензионной) (при наличии научно-исследовательской документации)	значительное
51.	Соответствие в ведомственных и частных архивах систематизации заголовков в описи дел, документов постоянного хранения следующим признакам: 1) структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям); 2) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения); 3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения); 4) номинального (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов); 5) корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения); 6) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты); 7) авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов)	значительное
52.	Недопущение наличия в архивохранилище газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов	грубое
53.	Размещение в архивохранилищах архивных документов в первичных защитных средствах хранения (архивных коробках, папках, специальных футлярах, пакетах, боксах)	значительное
54.	Наличие в архивохранилище карточек постеллажных топографических указателей	незначительное
55.	Отсутствие в тексте архивной справки изменений, исправлений, комментариев, собственных выводов исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка	значительное
56.	Соответствие содержания описательной статьи архивного справочника на уровне архивного фонда следующим требованиям: 1) название архивного фонда; 2) справочные данные об архивном фонде (архивный шифр (номер фонда), объем архивного фонда в единицах хранения по видам документации, крайние даты архивных документов по каждому виду документации, перечень имеющегося внутрифондового научно-справочного аппарата); 3) историческая справка к архивному фонду; 4) аннотация о составе и содержании архивных документов; 5) информация об условиях доступа; 6) библиография	значительное
57.	Наличие в организации протоколов консультативно-совещательных органов	значительное
58.	Уничтожение документов Национального архивного фонда	грубое
59.	Проверка наличия и состояния архивных дел, документов в плановом порядке один раз в 5 лет	значительное
60.	Организация розыска при недостачи дел, документов, электронных документов (дел)	значительное
61.	Наличие в архивохранилищах государственных архивов областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивов дверей с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности	значительное
62.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах листов проверки наличия и состояния архивных документов на каждую опись отдельно	значительное
63.	Соответствие единиц хранения в пределах архивного фонда в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах по разделам (подразделам) следующим признакам: 1) структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям); 2) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения); 3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения); 4) номинального (по видам и разновидностям документов); 5) корреспондентского (по наименованию организаций или фамилиям физических лиц, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения); 6) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты); 7) авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов)	значительное
64.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) плана-графика приема документов Национального архивного фонда Республики Казахстан от источников комплектования	значительное
65.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах списка лиц, имеющих право доступа в архивохранилище	значительное
66.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах журнала регистрации ключей к замкам помещений архива	значительное
67.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах расписки работника в получении экземпляра ключей к замкам помещений архива	значительное
68.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах карточек пофондовых топографических указателей, составленных отдельно на каждый архивный фонд и расположенные в порядке номеров архивных фондов	незначительное
69.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах книги учета поступлений документов	значительное
70.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах списка фондов	значительное
71.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах реестра описей дел, документов	значительное
72.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах реестров описей особо ценных дел, документов	значительное
73.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах листа учета и описания документа, отнесенного к культурным ценностям	незначительное
74.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах списка фондов, содержащих особо ценные документы	значительное
75.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах дел фондов	значительное
76.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах книги выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища в читальный зал	значительное
77.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах актов о технических ошибках в учетных документах, актов об обнаружении архивных документов	незначительное
78.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах акта о рассекречивании документов	значительное
79.	Соблюдение государственными архивами областей (городов республиканского значения, столицы) и специальными государственными архивами требований по обособленному хранению следующих архивных документов: 1) секретные; 2) отнесенные к культурным ценностям, оформленные драгоценными металлами и камнями, имеющие в приложении драгоценные металлы и камни; 3) на нитрооснове; 4) пораженные биологическими вредителями; 5) временных сроков хранения, переданные на хранение в архив в связи с ликвидацией источника комплектования	значительное
80.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах утвержденных списков источников комплектования	значительное
81.	Соблюдение в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах следующих хронологических границ архивного фонда: 1) для архивного фонда организации – устанавливаемые на основе правовых актов официальные даты их создания и ликвидации (при наличии нескольких правовых актов за дату образования организации принимается дата наиболее раннего из них); 2) для объединенного архивного фонда – даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда; 3) для архивного фонда личного происхождения – даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода; 4) для архивной коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа	незначительное
82.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) формы, предназначенной для сбора административных данных "Показатели основных направлений и результатов деятельности государственных архивов"	значительное
83.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) наблюдательных дел на организации-источники комплектования архива	значительное
84.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах схемы учета архивных документов	незначительное
85.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах тематического, тематико-экспозиционного и графического плана выставок архивных документов	незначительное
86.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) архивных справочников и баз данных о составе и содержании архивных документов	значительное

	Приложение 2 к совместному приказу
	Приложение к Критериям оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан и государственных архивов

Степени нарушении риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан и государственных архивов

№ п/п	Критерии	Степень нарушения
1.	Соблюдение следующих форматов одного или нескольких файлов в содержательной части электронного документа: 1) PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, JPG – графический формат; 2) RTF, DOCX – текстовый формат; 3) XLS, XLSX – табличный формат; 4) PPT, PPTX – презентации; 5) RAR, ZIP – архивированный формат	значительное
2.	Соответствие сроков хранения электронной регистрационной контрольной карточки срокам хранения электронных документов	значительное
3.	Обеспечение привязки (синхронизации) электронных документов и соответствующих открытых ключей электронных цифровых подписей при хранении электронных документов	значительное
4.	Наличие в номенклатуре дел формы представленного документа: электронной с указанием носителя информации или бумажной	незначительное
5.	Формирование электронных документов и баз данных в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на выделенном носителе информации	значительное
6.	Сопровождение хранения электронных документов хранением соответствующих электронных баз данных, использованных открытых ключей электронных цифровых подписей (регистрационных свидетельств электронных цифровых подписей) и программ, реализующих процессы формирования и проверки электронных цифровых подписей электронных документов	значительное
7.	Наличие в ведомственном и частном архиве акта об уничтожении электронной (ых) копии (ий) документа (ов), утверждаемого руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (Экспертной комиссией) организации и Экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа при отсутствии бумажного подлинника либо отрицательном результате сверки	грубое
8.	Уничтожение документов Национального архивного фонда	грубое
9.	Проверка наличия и состояния архивных дел, электронных документов (дел) в плановом порядке – один раз в 3 года	значительное
10.	Организация розыска при недостачи дел, документов, электронных документов (дел)	значительное

	Приложение 3 к совместному приказу
	Приложение 3 к совместному приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 09 июня 2017 года № 172 и Министра национальной экономики Республики Казахстан от 14 августа 2017 года № 301

Проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах

В отношении ведомственных и частных архивов, являющиеся источниками
комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных
государственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан
и государственных архивов.
Государственный орган, назначивший проверку/профилактического контроля
с посещением субъекта (объекта) контроля _____________________________
__________________________________________________________________
Акт о назначении проверки/профилактического контроля с посещением
субъекта (объекта) контроля _________________________________________
_________________________________________________________ (№, дата)
Наименование субъекта (объекта) контроля ____________________________
__________________________________________________________________
Индивидуальный идентификационный номер, бизнес-идентификационный номер
субъекта (объекта) контроля _________________________________________
Адрес места нахождения_____________________________________________

№п/п	Перечень требований	Соответствует требованиям	Не соответствует требованиям
1	2	3	4
1.	Оформление едиными реквизитами документа на казахском языке и создаваемого аутентичного документа на русском или ином языке, напечатанных на отдельных бланках (отдельных листах)
2.	Составление документов с использованием штампа, воспроизводящего наименование организации, путем проставления его оттиска в левом верхнем углу либо при обязательном оформлении следующих реквизитов: 1) официальное наименование организации, издавшей документ, либо оттиск штампа, воспроизводящего наименование организации, издавшей документ, путем проставления его в левом верхнем углу; 2) наименование вида документа, за исключением письма; 3) дата документа; 4) регистрационный номер (индекс) документа; 5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровка подписи; 6) оттиск печати организации, если данное юридическое лицо в соответствии с законодательством Республики Казахстан имеет печать
3.	Соответствие: 1) наименования организации, филиала (представительства) учредительным документам с указанием на организационно-правовую форму при оформлении реквизитов документов; 2) сокращенного наименования организации, филиала (представительства), названию, закрепленному в учредительных документах, и ее размещение в скобках ниже полного наименования; 3) наличия на бланках документов организаций номера, серии, проставленных типографским способом или нумератором; 4) указание наименования вида документа, напечатанного прописными буквами полужирным шрифтом на всех документах
4.	Размещение на бланке изображение Государственного Герба Республики Казахстан, эмблемы, логотипа или товарного знака (знака обслуживания)
5.	Наличие журнала учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски по форме Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (далее – Правила документирования)
6.	Наличие опечатываемого сейфа или металлического шкафа для хранения печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов
7.	Наличие в журналах учета и выдачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов отметки о результатах проверок наличия экземпляров печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов, проставленной комиссией, созданной приказом (распоряжением) руководителя организации
8.	Наличие журнала учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, заведенных на каждый вид
9.	Наличие актов о выделении к уничтожению: 1) испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите при уничтожении испорченных экземпляров печатно-бланочной продукции, подлежащей защите; 2) печатей и штампов, подлежащих защите при уничтожении печатей и штампов, подлежащих защите
10.	Наличие словесно-цифрового написания даты в правовых актах, творческой документации, документах, касающихся прав и законных интересов граждан, финансовых документах, делах по одному вопросу, а также документах, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма)
11.	Наличие грифов утверждения и согласования на документах
12.	Соответствие реквизитов приказа, в том числе: 1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания); 2) официальное наименование организации; 3) наименование вида документа; 4) дата приказа; 5) регистрационный номер приказа; 6) место издания приказа; 7) заголовок к тексту; 8) текст; 9) подпись; 10) отметка о согласовании приказа; 11) оттиск печати организации, если данная организация в соответствии с законодательством Республики Казахстан имеет печать
13.	Наличие на бумажных документах оттиска печати организации, заверяющей подлинность подписи должностного лица
14.	Наличие: 1) отдельной регистрации приказов по основной деятельности, по личному составу в соответствующих журналах (базах данных); 2) литера "л/с" или "к", добавленной к порядковому номеру приказов по личному составу через дефис; 3) раздельных дел по формированию приказов (распоряжений) по основной деятельности, приказов (распоряжений) по личному составу, административно-хозяйственной деятельности
15.	1. Наличие присвоенных порядковых номеров протоколов в пределах делопроизводственного года отдельно по каждой группе протоколов – протоколы собраний, заседаний коллегий, протоколы технических, научных и экспертных советов. 2. Расположение протоколов в деле в хронологическом порядке по номерам вместе с документами к ним 3. Соответствие реквизитов протокола, в том числе: 1) официального наименования организации и (или) структурного подразделения; 2) наименования вида документа; 3) даты; 4) регистрационного номера протокола; 5) места издания протокола; 6) грифа утверждения (в некоторых случаях); 7) заголовка к тексту; 8) текста; 9) подписи
16.	Группирование и систематизация переписки за делопроизводственный год в хронологической последовательности и помещением документа-ответа за документом-запросом
17.	Расположение документов в личных делах в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением
18.	Соответствие формирования: 1) лицевых счетов по заработной плате в отдельные дела и расположение фамилий работников в них в алфавитном порядке; 2) в одном деле списков физических лиц и документов, подтверждающих перечисление обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов в единый накопительный пенсионный фонд; 3) в одном деле списков физических лиц и документов, подтверждающих перечисление социальных отчислений
19.	Соответствие формирования трудовых договоров в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников
20.	Наличие журналов регистрации входящих и исходящих документов
21.	Соблюдение общих требований при формировании дел: 1) помещение в дело исполненных, правильно оформленных документов, соответствующих по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел; 2) помещение в дело вместе всех документов, относящихся к разрешению одного вопроса. Присоединение приложений, независимо от даты их утверждения или составления, к документам, к которым они относятся. Составление приложений объемом свыше 180 листов в отдельный том с отметкой в документе; 3) совместное группирование версий документа на казахском, русском и иных языках; 4) группирование в дела документов одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел, формируемых в течение всего периода работы данного лица в организации, документов выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, группируемых за период их созыва, документов учебных заведений, формируемых за учебный год, документов театров, характеризующих сценическую деятельность за театральный сезон, историй болезней; 5) раздельное группирование в дела документов постоянного и временного сроков хранения; 6) помещение телеграмм, ксерокопий факсограмм, телефонограмм в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел; 7) недопущение помещения в дело документов, подлежащих возврату, черновиков и лишних экземпляров; 8) недопущение превышения объема дела постоянного срока хранения 180 листов; 9) проставление номера (индекса) и заголовка дела на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), добавление слова "последний" ("последняя") в последнем томе (части) при наличии в деле нескольких томов (частей)
22.	Наличие номенклатуры дел, утвержденной руководителем организации и согласованной экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа после согласования с экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации
23.	Наличие на обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу следующих реквизитов: 1) наименования организации, наименования структурного подразделения; 2) наименования населенного пункта, в котором дислоцирована организация, номера (индекса) дела; 3) заголовка дела, даты дела (тома, части), количество листов в деле, срока хранения дела; 4) архивного шифра дела
24.	Соблюдение порядка нумерации листов дела: 1) нумерование листа более формата А4, подшитого за один край, как один лист в правом верхнем углу; 2) нумерование документов с собственной нумерацией листов, в том числе печатных изданий в общем порядке или сохранение собственной нумерации, если она соответствует порядку расположения листов в деле; 3) нумерование листов дел, состоящих из нескольких томов или частей, по каждому тому или части отдельно; 4) нумерование фотографий, чертежей, диаграмм и иных иллюстративных и специфических документов, представляющих самостоятельный лист в деле, на оборотной стороне в левом верхнем углу; 5) нумерование сначала конвертов с вложением, подшитых в дело, а затем очередным номером каждое вложение в конверте; 6) оформление приложения к делу, поступившего в переплете, как самостоятельного тома и его отдельное нумерование; 7) перенумерация листов дела, в случаях обнаружения большого числа ошибок в их нумерации. Зачеркивание старых номеров листов при перенумерации и проставление рядом нового номера листа, составление нового листа-заверителя в конце дела, зачеркивание и сохранение в деле старого листа–заверителя; 8) употребление литерных номеров листов при наличии отдельных ошибок в нумерации листов
25.	Наличие документов, подшитых в дела не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетенных с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. Отсутствие в подшитых (переплетенных) делах металлических скреплений (булавок, скрепок и других)
26.	Соблюдение хранения документов в делах после завершения в делопроизводстве в течение одного года по месту их формирования до передачи в архив организации
27.	Наличие карт-заместителей единиц хранения при выдаче документов из архивохранилища
28.	Наличие на обоих экземплярах описи отметки о наличии дела против каждого дела, включенного в нее
29.	Наличие в конце каждого экземпляра описи количества фактически принятых дел, указанного цифрами и прописью, даты приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив и лица, передавшего дела
30.	Наличие акта приема-передачи документов на хранение при передаче документов (дел) в архив
31.	Соблюдение предельных сроков ведомственного хранения документов на традиционных и электронных носителях, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, в том числе: 1) документов Администрации Президента Республики Казахстан, аппарата Сената Парламента Республики Казахстан, аппарата Мажилиса Парламента Республики Казахстан, Аппарата Правительства Республики Казахстан, Конституционного Суда Республики Казахстан, Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, Верховного Суда Республики Казахстан, Судебной администрации Республики Казахстан, Генеральной прокуратуры Республики Казахстан, Национального Банка Республики Казахстан, министерств Республики Казахстан, агентств Республики Казахстан, комитетов министерств Республики Казахстан – 15 лет; 2) документов территориальных органов министерств Республики Казахстан, агентств Республики Казахстан, комитетов министерств Республики Казахстан – 10 лет; 3) документов организаций, контрольный пакет акций которых принадлежит государству, иных государственных юридических лиц республиканского уровня – 10 лет; 4) документов органов местного государственного управления области (городов республиканского значения, столицы) – 10 лет; 5) документов государственных организаций областного (городов республиканского значения, столицы) уровня – 10 лет; 6) документов местных государственных органов управления городов (района) – 5 лет; 7) документов государственных юридических лиц городского и районного уровней – 5 лет; 8) записей актов гражданского состояния, похозяйственных книг, домовых книг, записей нотариальных действий, судебных дел и документов – 75 лет; 9) научно-исследовательской, технологической и патентно-лицензионной документации – 10 лет; 10) опытно-конструкторской документации – 15 лет; 11) проектной документации по капитальному строительству – 20 лет; 12) картографической документации – 25 лет; 13) геодезической документации – 25 лет; 14) телеметрической документации – 5 лет; 15) аудиовизуальной документации – 3 года; 16) электронных документов –5 лет
32.	Наличие в организации помещения для архива, состоящего из архивохранилища для хранения документов, комнаты для работы исследователей (читального зала), рабочих комнат для работников архива, комнаты для серверного и коммуникационного оборудования
33.	Наличие в архивохранилище ведомственных и частных архивов дверей, обитых металлическим листом, и имеющих прочные засовы
34.	Наличие в архивохранилище стационарных или передвижных металлических или деревянных стеллажей
35.	Соблюдение требований по хранению: 1) документов на магнитной ленте, намотанными на сердечники, катушки или кассеты соответствующего размера, упакованными в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку или помещенными в полиэтиленовых футляр (контейнер) с вырезами для этикеток; 2) компакт-дисков, уложенных в заводскую упаковку и помещенных в коробочную тару; 3) микрофильмов, кинофильмов, оформленных стандартными защитными ракордами, намотанными плотно в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу и уложенными в металлические коробки, без выступающих витков на торцах рулона; 4) видеодокументов в вертикальном положении в заводской упаковке
36.	Соответствие условий расстановки средств хранения (стационарных или передвижных металлических стеллажей, металлических шкафов, сейфов): 1) расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – не менее 120 сантиметров; 2) расстояние между стеллажами (проход) – не менее 75 сантиметров; 3) расстояние между наружной стеной здания и стеллажом, параллельным наружной стене – не менее 75 сантиметров; 4) расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 45 сантиметров; 5) расстояние между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 15 сантиметров, в цокольных этажах – не менее 30 сантиметров
37.	Наличие контрольно-измерительных приборов (термометров, психрометров, гигрометров) для измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха в архивохранилищах и регистрация их показателей в журнале регистрации показаний контрольно-измерительных приборов
38.	Поддержание следующего температурно-влажностного режима в архивохранилищах: 1) для документов на бумажных носителях информации – температура +17°С – +19°С, относительная влажность воздуха 50-55 %; 2) для документов на черно-белых пленочных носителях информации – температура +15°С, относительная влажность воздуха 40-55%; 3) для документов на цветных пленочных носителях информации – температура +2°С – +5°С, относительная влажность воздуха 40-55 %; 4) для документов на магнитной ленте и дисковых носителях – температура от +8°С – до +18°С, относительная влажность воздуха 45-65 %; 5) для документов на электронных носителях информации – температура +15°С – +20°С, относительная влажность воздуха 50-65 %
39.	Наличие в архивохранилище ведомственных и частных архивов книги выдачи дел, документов из архивохранилища
40.	Наличие акта о выдаче архивных документов во временное пользование в иные организации при выдаче архивных документов во временное пользование
41.	Наличие паспорта архива организации
42.	Наличие в архиве организации дел, переданных из структурных подразделений в архив организации по описям дел, документов составляемым по результатам экспертизы ценности документов
43.	Наличие описи дел, документов постоянного хранения, утвержденной руководителем организации и экспертно-проверочной комиссией республиканского государственного архива или местного исполнительного органа после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации
44.	Наличие описи дел по личному составу, утвержденной руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией республиканского государственного архива или местного исполнительного органа
45.	Наличие описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения, утвержденной руководителем организации после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации
46.	Соответствие итоговой записи в описи дел фактическому наличию единиц хранения
47.	Наличие акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденного руководителем организации после согласования с Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и экспертно-проверочной комиссией республиканского государственного архива или местного исполнительного органа
48.	Наличие карточек учета необнаруженных архивных документов, составленных на все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов
49.	Наличие в ведомственном и частном архиве карточек регистрации научно-технической документации (при наличии научно-исследовательской документации)
50.	Наличие в ведомственном и частном архиве инвентарной книги учета научно-технической документации отдельно по каждому виду (проектной, конструкторской, технологической, научно-исследовательской, патентно-лицензионной) (при наличии научно-исследовательской документации)
51.	Соответствие в ведомственных и частных архивах систематизации заголовков в описи дел, документов постоянного хранения следующим признакам: 1) структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям); 2) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения); 3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения); 4) номинального (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов); 5) корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения); 6) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты); 7) авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов)
52.	Недопущение наличия в архивохранилище газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов
53.	Размещение в архивохранилищах архивных документов в первичных защитных средствах хранения (архивных коробках, папках, специальных футлярах, пакетах, боксах)
54.	Наличие в архивохранилище карточек постеллажных топографических указателей
55.	Отсутствие в тексте архивной справки изменений, исправлений, комментариев, собственных выводов исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка
56.	Соответствие содержания описательной статьи архивного справочника на уровне архивного фонда следующим требованиям: 1) название архивного фонда; 2) справочные данные об архивном фонде (архивный шифр (номер фонда), объем архивного фонда в единицах хранения по видам документации, крайние даты архивных документов по каждому виду документации, перечень имеющегося внутрифондового научно-справочного аппарата); 3) историческая справка к архивному фонду; 4) аннотация о составе и содержании архивных документов; 5) информация об условиях доступа; 6) библиография
57.	Наличие в организации протоколов консультативно-совещательных органов
58.	Уничтожение документов Национального архивного фонда
59.	Проверка наличия и состояния архивных дел, документов в плановом порядке один раз в 5 лет
60.	Организация розыска при недостачи дел, документов, электронных документов (дел)
61.	Наличие в архивохранилищах государственных архивов областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивов дверей с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности
62.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах листов проверки наличия и состояния архивных документов на каждую опись отдельно
63.	Соответствие единиц хранения в пределах архивного фонда в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах по разделам (подразделам) следующим признакам: 1) структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям); 2) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения); 3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения); 4) номинального (по видам и разновидностям документов); 5) корреспондентского (по наименованию организаций или фамилиям физических лиц, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения); 6) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты); 7) авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов)
64.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) плана-графика приема документов Национального архивного фонда Республики Казахстан от источников комплектования
65.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах списка лиц, имеющих право доступа в архивохранилище
66.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах журнала регистрации ключей к замкам помещений архива
67.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах расписки работника в получении экземпляра ключей к замкам помещений архива
68.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах карточек пофондовых топографических указателей, составленных отдельно на каждый архивный фонд и расположенные в порядке номеров архивных фондов
69.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах книги учета поступлений документов
70.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах списка фондов
71.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах реестра описей дел, документов
72.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах реестров описей особо ценных дел, документов
73.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах листа учета и описания документа, отнесенного к культурным ценностям
74.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах списка фондов, содержащих особо ценные документы
75.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах дел фондов
76.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах книги выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища в читальный зал
77.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах актов о технических ошибках в учетных документах, актов об обнаружении архивных документов
78.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах акта о рассекречивании документов
79.	Соблюдение государственными архивами областей (городов республиканского значения, столицы) и специальными государственными архивами требований по обособленному хранению следующих архивных документов: 1) секретные; 2) отнесенные к культурным ценностям, оформленные драгоценными металлами и камнями, имеющие в приложении драгоценные металлы и камни; 3) на нитрооснове; 4) пораженные биологическими вредителями; 5) временных сроков хранения, переданные на хранение в архив в связи с ликвидацией источника комплектования
80.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах утвержденных списков источников комплектования
81.	Соблюдение в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах следующих хронологических границ архивного фонда: 1) для архивного фонда организации – устанавливаемые на основе правовых актов официальные даты их создания и ликвидации (при наличии нескольких правовых актов за дату образования организации принимается дата наиболее раннего из них); 2) для объединенного архивного фонда – даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда; 3) для архивного фонда личного происхождения – даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода; 4) для архивной коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа
82.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) формы, предназначенной для сбора административных данных "Показатели основных направлений и результатов деятельности государственных архивов"
83.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) наблюдательных дел на организации-источники комплектования архива
84.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах схемы учета архивных документов
85.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) и специальных государственных архивах тематического, тематико-экспозиционного и графического плана выставок архивных документов
86.	Наличие в государственных архивах областей (городов республиканского значения, столицы) архивных справочников и баз данных о составе и содержании архивных документов

Должностное (ые) лицо (а):
________________________________________________
(фамилия, имя и отчество (при наличии)
___________________________ _____________________
(должность) (подпись)
Руководитель субъекта контроля:
________________________________________________
(фамилия, имя и отчество (при наличии)
_______________________________ _________________
(должность) (подпись)

	Приложение 4 к совместному приказу
	Приложение 4 к совместному приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 09 июня 2017 года № 172 и Министра национальной экономики Республики Казахстан от 14 августа 2017 года № 301

Проверочный лист за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан и государственных архивов

В отношении источников комплектования Национального архива
Республики Казахстан, центральных государственных архивов, Архива Президента
Республики Казахстан и государственных архивов.
Государственный орган, назначивший проверку/профилактического контроля
с посещением субъекта (объекта) контроля ______________________________
___________________________________________________________________
Акт о назначении проверки/профилактического контроля с посещением субъекта
(объекта) контроля __________________________________________________
___________________________________________________________ (№, дата)
Наименование субъекта (объекта) контроля _____________________________
___________________________________________________________________
(Индивидуальный идентификационный номер), бизнес-идентификационный номер
субъекта (объекта) контроля __________________________________________
___________________________________________________________________
Адрес места нахождения _____________________________________________
___________________________________________________________________

№ п/п	Перечень требований	Соответствует требованиям	Не соответствует требованиям
1	2	3	4
1.	Соблюдение следующих форматов одного или нескольких файлов в содержательной части электронного документа: 1) PDF, PDF/A-1, TIFF, JPEG, JPG – графический формат; 2) RTF, DOCX – текстовый формат; 3) XLS, XLSX – табличный формат; 4) PPT, PPTX – презентации; 5) RAR, ZIP – архивированный формат
2.	Соответствие сроков хранения электронной регистрационной контрольной карточки срокам хранения электронных документов
3.	Обеспечение привязки (синхронизации) электронных документов и соответствующих открытых ключей электронных цифровых подписей при хранении электронных документов
4.	Наличие в номенклатуре дел формы представленного документа: электронной с указанием носителя информации или бумажной
5.	Формирование электронных документов и баз данных в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на выделенном носителе информации
6.	Сопровождение хранения электронных документов хранением соответствующих электронных баз данных, использованных открытых ключей электронных цифровых подписей (регистрационных свидетельств электронных цифровых подписей) и программ, реализующих процессы формирования и проверки электронных цифровых подписей электронных документов
7.	Наличие в ведомственном и частном архиве акта об уничтожении электронной (ых) копии (ий) документа (ов), утверждаемого руководителем организации по согласованию с Центральной экспертной комиссией (Экспертной комиссией) организации и Экспертно-проверочной комиссией государственного архива или местного исполнительного органа при отсутствии бумажного подлинника либо отрицательном результате сверки
8.	Уничтожение документов Национального архивного фонда
9.	Проверка наличия и состояния архивных дел, электронных документов (дел) в плановом порядке – один раз в 3 года
10.	Организация розыска при недостачи дел, документов, электронных документов (дел)

Должностное (ые) лицо (а):
______________________________________________
(фамилия, имя и отчество (при наличии)
________________________________ ______________
(должность) (подпись)
Руководитель субъекта контроля:
______________________________________________
(фамилия, имя и отчество (при наличии)
________________________________ ______________
(должность) (подпись)

	Приложение 5 к совместному приказу
	Приложение 5 к критериям оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах

Перечень субъективных критериев для определения степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах

№ п/п	Показатель субъективного критерия	Источник информации по показателю субъективного критерия	Удельный вес по значимости, балл (в сумме не должен превышать 100 баллов), wi	Условия /значения, xi
				условие 1/значение
1	2	3	4	5
Для профилактического контроля с посещением
1	Итоги проверки наличия и состояния архивных документов в архивохранилищах	Результаты мониторинга отчетности и сведений, представляемых субъектом контроля	100	1 факт
				100 %
2	Несоответствие при сверке данных в учетных документах с паспортом государственного архива, карточками фондов	Результаты мониторинга отчетности и сведений, представляемых субъектом контроля	100	1 факт
				100 %
3	Не полнота и неудовлетворительное техническое состояние документов организаций-источников комплектования по итогам экспертизы ценности документов, представленных на заседание экспертно-проверочной комиссии	Результаты мониторинга отчетности и сведений, представляемых субъектом контроля	100	1 факт
				100 %
4	Неполнота и нарушения в аналитической информации, предоставляемой государственными архивами по сохранности документов и архивной работе в организациях - источники комплектования	Результаты мониторинга отчетности и сведений, представляемых субъектом контроля	100	1 факт
				100 %
5	Итоги анализа обращений, поступающих в уполномоченный орган, местные исполнительные органы, государственные архивы по предоставлению сведений по архивным фондам	Результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями	100	1 факт
				100 %
6	Отсутствие или нарушения сроков экспертизы ценностей документов	Результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями	100	1 факт
				100 %
7	Отсутствие научно-справочного аппарата к архивным документам	Результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями	100	1 факт
				100 %
8	Нарушения в учете архивных документов	Результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями	100	1 факт
				100 %

	Приложение 6 к совместному приказу
	Приложение 6 к критериям оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах

Перечень субъективных критериев для определения степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов в источниках комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан и государственных архивов

№ п/п	Показатель субъективного критерия	Источник информации по показателю субъективного критерия	Удельный вес по значимости, балл (в сумме не должен превышать 100 баллов), wi	Условия /значения, xi
				условие 1/значение
1	2	3	4	5
Для профилактического контроля с посещением
1	Итоги проверки наличия и состояния архивных документов в архивохранилищах	Результаты мониторинга отчетности и сведений, представляемых субъектом контроля	100	1 факт
				100 %
2	Несоответствие при сверке данных в учетных документах с паспортом государственного архива, карточками фондов	Результаты мониторинга отчетности и сведений, представляемых субъектом контроля	100	1 факт
				100 %
3	Не полнота и неудовлетворительное техническое состояние документов организаций-источников комплектования по итогам экспертизы ценности документов, представленных на заседание экспертно-проверочной комиссии	Результаты мониторинга отчетности и сведений, представляемых субъектом контроля	100	1 факт
				100 %
4	Неполнота и нарушения в аналитической информации, предоставляемой государственными архивами по сохранности документов и архивной работе в организациях - источники комплектования	Результаты мониторинга отчетности и сведений, представляемых субъектом контроля	100	1 факт
				100 %
5	Итоги анализа обращений, поступающих в уполномоченный орган, местные исполнительные органы, государственные архивы по предоставлению сведений по архивным фондам	Результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями	100	1 факт
				100 %
6	Отсутствие или нарушения сроков экспертизы ценностей документов	Результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями	100	1 факт
				100 %
7	Отсутствие научно-справочного аппарата к архивным документам	Результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями	100	1 факт
				100 %
8	Нарушения в учете архивных документов	Результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями	100	1 факт
				100 %

"Мемлекеттік және жергілікті атқарушы органдарды қоспағанда, Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары" Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2017 жылғы 9 маусымдағы № 172 және Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрінің 2017 жылғы 14 тамыздағы № 301 бірлескен бұйрығына өзгерістер енгізу туралы

Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің орынбасары - Мәдениет және ақпарат министрінің 2025 жылғы 18 желтоқсандағы № 663-НҚ және Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің орынбасары – Ұлттық экономика 2025 жылғы 26 желтоқсандағы № 134 бірескен бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2025 жылғы 30 желтоқсанда № 37734 болып тіркелді

БҰЙЫРАМЫЗ:

1. "Мемлекеттік және жергілікті атқарушы органдарды қоспағанда, Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуына тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары" Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2017 жылғы 9 маусымдағы № 172 және Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрінің 2017 жылғы 14 тамыздағы № 301 бірлескен бұйрығына (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 15644 болып тіркелген) мынадай өзгерістер енгізілсін:

тақырыбы мынадай редакцияда жазылсын:

"Ұлттық архив қоры және архивтер туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарын және тексеру парақтарын бекіту туралы";

1-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"1. Қоса беріліп отырған бекітілсін:

1) осы бірлескен бұйрыққа 1-қосымшаға сәйкес Ұлттық архив қоры және архивтер туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуына тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары;

2) осы бірлескен бұйрыққа 2-қосымшаға сәйкес Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасының Президенті архиві мен мемлекеттік архивтердің жинақтау көздеріндегі Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер бөлігінде сақталуына тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары;

3) осы бірлескен бұйрыққа 3-қосымшаға сәйкес Ұлттық архив қоры және архивтер туралы Қазақстан Республикасының заңнамасының сақталуын тексеру парағы;

4) осы бірлескен бұйрыққа 4-қосымшаға сәйкес Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасының Президенті архиві мен мемлекеттік архивтердің жинақтау көздеріндегі Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер бөлігінде сақталуын тексеру парағы;

5) осы бірлескен бұйрыққа 5-қосымшаға сәйкес Ұлттық архив қоры және архивтер туралы Қазақстан Республикасының заңнамасының сақталуына тәуекел дәрежесін айқындау үшін субъективті өлшемшарттардың тізбесі;

6) осы бірлескен бұйрыққа 6-қосымшаға сәйкес Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік архивтердің, Қазақстан Республикасының Президенті архиві және мемлекеттік архивтердің толықтыру көздерінде электрондық құжат айналымы мен электрондық архивтер бөлігінде электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуына тәуекел дәрежесін айқындау үшін субъективтік өлшемшарттардың тізбесі.";

көрсетілген бірлескен бұйрықпен бекітілген мемлекеттік және жергілікті атқарушы органдарды қоспағанда, Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры және архивтер туралы заңнамасының сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарында:

тақырыбы мынадай редакцияда жазылсын:

"Ұлттық архив қоры және архивтер туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуына тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары";

1-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"1. Осы Ұлттық архив қоры және архивтер туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуына тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары (бұдан әрі – Өлшемшарттар) Қазақстан Республикасының Кәсіпкерлік кодексінің (бұдан әрі – Кодекс) 141-бабының 5 және 6-тармақтарына, 143-бабының 1-тармағына сәйкес, "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасының Заңына, "Тексеру парағының нысанын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрінің міндетін атқарушының 2018 жылғы 31 шілдедегі № 3 бұйрығына (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 17371 болып тіркелген) және Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрінің міндетін атқарушының 2022 жылғы 22 маусымдағы № 48 бұйрығымен бекітілген Реттеуші мемлекеттік органдардың тәуекелдерді бағалау және басқару жүйесін қалыптастыру қағидаларына (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 28577 болып тіркелген) сәйкес бақылау субъектілерін тәуекел дәрежелеріне жатқызуға және бақылау субъектісіне (объектісіне) бару арқылы профилактикалық бақылау (бұдан әрі – профилактикалық бақылау) жүргізу кезінде бақылау субъектілерін іріктеу үшін әзірленді.";

10-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"10. Объективті өлшемшарттарға мыналар:

жоғары тәуекел дәрежесіне:

1) қызметінде ҰАҚ құжаттары және басқа да архивтік құжаттар қалыптастырылатын ұйымдық-құқықтық нысанына қарай заңды тұлғалар, ұйымдар;

2) қызметінде ҰАҚ құжаттары және басқа да архивтік құжаттар қалыптастырылатын Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасының Президенті архиві мен мемлекеттік архивтердің жинақтау көздері;

орташа тәуекел дәрежесіне:

1) қызметінде ҰАҚ құжаттары және басқа да архивтік құжаттар қалыптастырылатын мемлекеттік органдардың және жергілікті атқарушы органдардың ведомстволық бағынысты заңды тұлғалары;

төмен тәуекел дәрежесіне:

1) қызметінде ҰАҚ құжаттары қалыптастырылатын мемлекеттік емес заңды тұлғалар жатады.";

көрсетілген бірлескен бұйрықпен бекітілген Ұлттық архив қоры және архивтер туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуына тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарына қосымша осы бірлескен бұйрыққа 1-қосымшаға сәйкес жаңа редакцияда жазылсын;

көрсетілген бірлескен бұйрықпен бекітілген Мемлекеттік және жергілікті атқарушы органдарды қоспағанда, Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер мен мемлекеттік архивтердің жинақтау көздеріндегі Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер бөлігінде сақталуына тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарында:

тақырыбы мынадай редакцияда жазылсын:

"Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасының Президенті архиві мен мемлекеттік архивтердің жинақтау көздеріндегі электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер бөлігінде Электрондық құжат және электронды цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақтау саласындағы тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары";

1-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"1. Осы Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасының Президенті архиві мен мемлекеттік архивтердің жинақтау көздеріндегі электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер бөлігінде Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттары (бұдан әрі – Өлшемшарттар) Қазақстан Республикасының Кәсіпкерлік кодексінің (бұдан әрі – Кодекс) 141-бабының 5 және 6-тармақтарына, 143-бабының 1-тармағына, "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасының Заңына, "Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы" Заңына, "Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2023 жылғы 25 тамыздағы № 236 бұйрығына (нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 33339 болып тіркелген), "Тексеру парағының нысанын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрінің міндетін атқарушының 2018 жылғы 31 шілдедегі № 3 бұйрығына (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 17371 болып тіркелген) және Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрінің міндетін атқарушының 2022 жылғы 22 маусымдағы № 48 бұйрығымен бекітілген Реттеуші мемлекеттік органдардың тәуекелдерді бағалау және басқару жүйесін қалыптастыру қағидаларына (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 28577 болып тіркелген) сәйкес бақылау субъектілерін тәуекел дәрежесіне жатқызу және бақылау субъектісіне (объектісіне) бару арқылы профилактикалық бақылау (бұдан әрі – профилактикалық бақылау) жүргізу кезінде бақылау субъектілерін іріктеу үшін әзірленді.";

10-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"10. Объективті өлшемшарттар бойынша:

жоғары тәуекел дәрежесіне:

1) қызметінде электрондық құжат айналымын ұйымдастыру үшін мемлекеттік органдардың электрондық құжат айналымы жүйесін (бұдан әрі – ЭҚЖ) пайдаланатын ҰАҚ құжаттары және басқа да архивтік құжаттар қалыптастырылатын Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасының Президенті архиві мен мемлекеттік архивтердің жинақтау көздері және немесе қызметінде ЭҚЖ пайдаланатын ҰАҚ құжаттары және басқа да архивтік құжаттар қалыптастырылатын мемлекеттік заңды тұлғалар;

орташа тәуекел дәрежесіне:

1) қызметінде ЭҚЖ пайдаланатын ҰАҚ құжаттары және басқа да архивтік құжаттар қалыптастырылатын мемлекеттік органдар мен жергілікті атқарушы органдарға ведомстволық бағынысты заңды тұлғалар;

төмен тәуекел дәрежесіне:

1) қызметінде ЭҚЖ пайдаланатын ҰАҚ құжаттары қалыптастырылатын мемлекеттік емес заңды тұлғалар жатады.";

12-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"12. Субъективті өлшемшарттар Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасының Президенті архиві мен мемлекеттік архивтердің жинақтау көздеріндегі электрондық құжат және электрондық құжат айналымы бөлігінде Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасының заңнамасын сақтау саласындағы Қазақстан Республикасының заңнамасы талаптарының (бұдан әрі – талаптар) негізінде әзірленді, олар өрескел, елеулі, болмашы - үш дәрежеге бөлініп, тексеру парақтарында көрсетілді және осы Өлшемшарттардың қосымшасында келтірілді.

Өрескел дәрежеге Қазақстан Республикасының Әкімшілік құқық бұзушылық туралы Кодексінің 509-бабы қолданылатын ҰАҚ құжаттарын жою жатады.";

көрсетілген бірлескен бұйрықпен бекітілген Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер мен мемлекеттік архивтердің жинақтау көздеріндегі электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер бөлігінде Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарына қосымша осы бірлескен бұйрыққа 2-қосымшаға сәйкес жаңа редакцияда жазылсын;

көрсетілген бірлескен бұйрыққа 3, 4, 5, және 6-қосымшалар осы бірлескен бұйрыққа 3, 4, 5, және 6-қосымшаларға сәйкес жаңа редакцияда жазылсын.

2. Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрілігінің Архив, құжаттама және кітап ісі комитеті Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен:

1) осы бұйрықты Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркеуді;

2) осы бұйрықты ресми жарияланғаннан кейін оны Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігінің интернет-ресурсына орналастыруды қамтамасыз етсін.

3. Осы бірлескен бұйрықтың орындалуын бақылау жетекшілік ететін Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат вице-министріне жүктелсін.

4. Осы бірлескен бұйрық алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің орынбасары – Ұлттық экономика министрі	__________С. Жумангарин
Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің орынбасары - Мәдениет және ақпарат министрі	__________А. Балаева

"КЕЛІСІЛДІ"
Қазақстан Республикасы
Бас прокуратурасының
Құқықтық статистика және арнайы
есепке алу жөніндегі комитеті

	Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің орынбасары – Ұлттық экономика министрі 2025 жылғы 26 желтоқсандағы № 134 мен Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің орынбасары - Мәдениет және ақпарат министрі 2025 жылғы 18 желтоқсандағы № 663-НҚ Бірлескен бұйрыққа 1-қосымша
	Ұлттық архив қоры және архивтер туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуына тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарына қосымша

Ұлттық архив қоры және архивтер туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуына тәуекел бұзу дәрежелері

№ р/с	Өлшемшарттар	Бұзушылық дәрежесі
1.	Жекелеген бланкілерде (жекелеген парақтарда) басылған қазақ тіліндегі құжаттың және орыс немесе өзге тілде жасалатын теңтүпнұсқалық құжаттың бірыңғай деректемелерімен ресімдеу	елеулі
2.	Құжаттарды ұйымның атауы көрсетілген мөртабанды пайдалана отырып, оның бедерін сол жақ жоғарғы бұрышына қою не міндетті түрде мынадай деректемелерді ресімдеу арқылы жасау: 1) құжатты шығарған ұйымның ресми атауы не сол жақ жоғарғы бұрышқа қою арқылы құжатты шығарған ұйымның атауы көрсетілген мөртабанның бедері; 2) хатты қоспағанда, құжат түрінің атауы; 3) құжаттың датасы; 4) құжаттың тіркеу нөмірі (индексі); 5) құжатқа қол қойған адам лауазымының атауы, қолтаңбасы және қолтаңбаның толық жазылуы; 6) егер осы заңды тұлғаның Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес мөрі болса, ұйым мөрінің бедері	болмашы
3.	Сәйкестік: 1) құжаттар деректемелерін ресімдеген кезде ұйымның, филиалдың (өкілдіктің) атауының ұйымдық-құқықтық нысаны көрсетіліп, құрылтай құжаттарына сәйкес келуі; 2) ұйымның, филиалдың (өкілдіктің) қысқартылған атауы құрылтай құжаттарында бекітілген атауға сәйкес келуі және оны толық атауынан төмен жақша ішінде орналастыру; 3) ұйымдардың құжаттар бланкілерінде типографиялық тәсілмен немесе нөмірлеуішпен қойылған нөмірдің, серияның болуы; 4) барлық құжаттарда бас әріптермен қалың қаріппен басылған құжат түрінің атауын көрсету	болмашы
4.	Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасының, эмблеманың, логотиптің немесе тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) бейнесін бланкіге орналастыру	болмашы
5.	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларының (бұдан әрі – Құжаттау қағидалары) нысаны бойынша Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельдік бояуларды есепке алу мен беру журналының болуы	елеулі
6.	Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын сақтау үшін мөр басылатын сейфтің немесе металл шкафтың болуы	болмашы
7.	Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын есепке алу және беру журналдарында ұйым басшысының бұйрығымен (өкімімен) құрылған комиссия берген қорғауға жататын баспа-бланк өнімдері даналарының, мөрлердің, мөртабандардың және құжаттарды қорғау құралдарының бар-жоғын тексеру нәтижелері туралы белгінің болуы	болмашы
8.	Әр түріне басталған, қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін есепке алу және оларды беру журналының болуы	елеулі
9.	1) қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерінің бүлінген даналарын жою кезінде қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерінің бүлінген даналарын; 2) қорғауға жататын мөрлер мен мөртабандарды жою кезінде қорғауға жататын мөрлер мен мөртабандарды жоюға бөлу туралы актілердің болуы	елеулі
10.	Құқықтық актілерде, шығармашылық құжаттамада, азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделеріне қатысты құжаттарда, қаржы құжаттарында, бір мәселе жөніндегі істерде, сондай-ақ күнін қою олар үшін маңызды болатын құжаттарда (баяндамалар, үнхаттар, стенограммалар, хаттар) сөздік-цифрлық тәсілмен жазылған күнінің болуы	елеулі
11.	Құжаттарда бекіту және келісу белгілерінің болуы	елеулі
12.	Бұйрықтың деректемелерінің сәйкес келуі, оның ішінде: 1) Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасының немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) бейнесі; 2) ұйымның ресми атауы; 3) құжат түрінің атауы; 4) бұйрықтың күні; 5) бұйрықтың тіркеу нөмірі; 6) бұйрық шығарылған жер; 7) мәтінге тақырып; 8) мәтін; 9) қолтаңба; 10) бұйрықты келісу туралы белгі; 11) егер аталған ұйымда Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес мөрі болса, ұйымның мөрінің бедері болып табылады	елеулі
13.	Қағаз құжаттарда лауазымды адамның құжаттағы қолтаңбасының түпнұсқалығын куәландыратын ұйым мөрі бедерінің болуы	елеулі
14.	1) негізгі қызмет бойынша, жеке құрам бойынша бұйрықтардың тиісті журналдарда (деректер базасында) жекелеген тіркелуінің; 2) жеке құрам бойынша бұйрықтардың реттік нөміріне сызықша арқылы қосылған "ж/қ" немесе "і" литерінің; 3) негізгі қызмет бойынша бұйрықтардың (өкімдердің), жеке құрам, әкімшілік-шаруашылық қызмет бойынша бұйрықтардың (өкімдердің) қалыптастырылуы бойынша жеке-жеке істердің болуы	елеулі
15.	1. Іс жүргізу жылының шегінде хаттамалардың әр тобы – жиналыстар, алқа отырыстарының хаттамалары, техникалық, ғылыми және сараптамалық кеңестердің хаттамалары бойынша берген жеке-жеке реттік нөмірлердің болуы. 2. Хаттамалардың оларға құжаттармен бірге нөмірі бойынша хронологиялық тәртіппен істе орналасуы. 3. Хаттама деректемелерінің сәйкестігі, оның ішінде: 1) ұйымның және (немесе) құрылымдық бөлімшенің ресми атауының; 2) құжат түрі атауының; 3) күнінің; 4) хаттаманың тіркеу нөмірінің; 5) хаттама шығарылған жердің; 6) бекіту белгісінің (кей жағдайларда); 7) мәтін тақырыбының; 8) мәтінінің; 9) қолтаңбаның сәйкестігі	елеулі
16.	Іс жүргізу жылындағы хат алмасуды хронологиялық дәйектілікпен топтастыру мен жүйелеу және жауап құжатты сұрау салу құжатынан кейін салу	болмашы
17.	Жеке істердегі құжаттардың олардың келіп түсуіне сәйкес хронологиялық тәртіппен орналасуы	болмашы
18.	Қалыптастырылуының сәйкес келуі: 1) жалақы бойынша дербес шоттардың жеке істерге қалыптастырылуының және олардағы жұмыскерлер тектерінің әліпбилік ретпен орналасуының; 2) жеке тұлғалардың тізімдері мен бірыңғай жинақтаушы зейнетақы қорына міндетті зейнетақы жарналарының, міндетті кәсіптік зейнетақы жарналарының аударылғанын растайтын құжаттардың бір істе қалыптастырылуының; 3) жеке тұлғалардың тізімдері және әлеуметтік аударымдардың аударылғанын растайтын құжаттардың бір істе қалыптастырылуының сәйкес келуі	болмашы
19.	Еңбек шарттарының жеке істердің құрамында немесе жұмыскерлер тектерінің әліпбилік ретпен жеке қалыптастырылуының сәйкес келуі	болмашы
20.	Кіріс және шығыс құжаттарды тіркеу журналдарының болуы	елеулі
21.	Істерді қалыптастыру кезінде мынадай: 1) іске орындалған, істер номенклатурасы бойынша істердің тақырыптарының өз мазмұны бойынша сәйкес келетін дұрыс ресімделген құжаттарды орналастыру; 2) бір мәселені шешуге қатысты барлық құжаттарды бірге орналастыру. оларды бекіткен немесе жасаған күннен тыс олар жататын құжаттарға қосымшаларды қосу. Көлемі 180 парақтан асатын қосымшаларды құжатқа белгі қоя отырып, жеке томға салу; 3) құжаттың қазақ, орыс және басқа да тілдердегі нұсқаларын бірге топтастыру; 4) өтпелі істерді, сот істерін, осы адамның ұйымдағы жұмысының бүкіл кезеңі ішінде қалыптастырылатын жеке істерді, сайланбалы органдар мен олардың тұрақты комиссияларының, оларды шақыру кезеңінде топтастырылатын депутаттық топтардың құжаттары, оқу жылында қалыптастырылатын оқу орындарының құжаттары, театр маусымындағы сахналық қызметті сипаттайтын театр құжаттары, ауру тарихын қоспағанда, бір күнтізбелік жылдың құжаттары істерге топтастыру; 5) іске сақтау мерзімдері тұрақты және уақытша құжаттардың бөлек-бөлек топтастырылуы; 6) іске жедел хаттардың, факсограммалар көшірмелерінің, телефонограммалардың істер номенклатурасына сәйкес жалпы негізде орналасуы; 7) қайтарылуы тиіс құжаттарды, шимай жазбалар мен артық даналарды іске орналастыруға жол бермеу; 8) сақтау мерзімі тұрақты істің көлемі бойынша 180 парақтан асуына жол бермеу; 9) томдарды (бөліктерді) нөмірлеуді қосып, әрбір томға істің нөмірін (индексін) және тақырыбын беру, істе бірнеше том (бөліктер) болған жағдайда соңғы томға (бөлікке) "соңғы" деген сөзді қосу жалпы талаптарды сақтау	елеулі
22.	Ұйымның сараптау комиссиясымен (сараптау комиссиясымен) келісілгеннен кейін ұйым басшысы бекіткен және мемлекеттік архивтің немесе жергілікті атқарушы органның сараптау-тексеру комиссиясымен келісілген істер номенклатурасының болуы	елеулі
23.	Сақтау мерзімі тұрақты, уақытша (10 жылдан астам) және жеке құрам бойынша істердің мұқабаларында мынадай деректемелердің болуы: 1) ұйымның атауы, құрылымдық бөлімшенің атауы; 2) ұйым орналасқан елді мекеннің атауы, істің нөмірі (индексі); 3) істің тақырыбы, істің (томның, бөліктің) күні, істегі парақтар саны, істің сақтау мерзімі; 4) істің архивтік шифрі	елеулі
24.	Іс парақтарының: 1) бір шетінен тігілген А4 форматынан артық парақтың жоғарғы оң бұрышында бір парақ ретінде нөмірлеу; 2) парақтардың өзіндік нөмірленуі бар құжаттарды, оның ішінде баспа басылымдарын, егер істегі парақтардың орналасу тәртібіне сәйкес келсе, жалпы тәртіппен нөмірлеу немесе өзінің нөмірленуін сақтау; 3) бірнеше томнан немесе бөліктен тұратын істердің парақтарын әр том немесе бөлік бойынша жеке нөмірлеу; 4) істе дербес парақты білдіретін фотосуреттер, сызбалар, диаграммалар және өзге де иллюстрациялық және ерекше құжаттардың сырт жағында сол жақ жоғары бұрышта нөмірлеу; 5) салымдары бар іске тігілген конверттерді алдымен, содан кейін конверттегі әрбір салымдарды кезекті нөмірмен нөмірлеу; 6) түптеуде келіс түскен іске қосымшалар дербес том ретінде рәсімдеу және оны бөлек нөмірлеу; 7) нөмірлеуде көптеген қателер анықталған жағдайда істің парақтарын қайта нөмірлеу. Парақтарды қайта нөмірлеу кезінде ескі нөмірлерді сызу және олардың жанына парақтардың жаңа нөмірлерін қою, істің соңында жаңа куәландыру парағын жасау, ескі куәландыру парағын сызу және істе сақтау; 8) парақтарды нөмірлеуде жекелеген қателер болған кезде парақтардың литерлік нөмірлерін пайдалану тәртібін сақтау	болмашы
25.	Барлық құжаттардың мәтіні еркін оқылатындай мүмкіндікті ескере отырып, картоннан жасалған немесе түптелген қатты мұқабаны кемінде төрт жерден тесіліп іске тігілген құжаттардың болуы. Тігілген (түптелген) істерде металл бекітпелердің (түйреуіштердің, қыстырғыштардың және басқалардың) болмауы	болмашы
26.	Іс жүргізуде аяқталғаннан кейін ұйымның архивіне тапсырғанға дейін олардың қалыптастырылған орны бойынша құжаттарды істерде бір жыл ішінде сақтау	болмашы
27.	Құжаттар архив қоймасынан берілген кезде сақтау бірліктерін алмастыру картасының болуы	болмашы
28.	Тізімдеменің екі данасында да оған енгізілген әр іске қарама-қарсы істің бар екендігі туралы белгінің болуы	елеулі
29.	Тізімдеменің әрбір данасының соңында санмен және жазбаша іс жүзінде қабылданған істердің санының, істерді қабылдау-тапсыру күнінің, сондай-ақ архивке жауапты қызметкер мен істерді тапсырған адамның қолдарының болуы	елеулі
30.	Құжаттарды (істерді) архивке тапсыру кезінде құжаттарды сақтауға қабылдау-тапсыру актілерінің болуы	елеулі
31.	Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры құрамына жатқызылған дәстүрлі және электрондық жеткізгіштегі құжаттарды ведомстволық сақтаудың шекті мерзімдерін сақтау, оның ішінде: 1) Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің, Қазақстан Республикасы Парламенті Сенаты Аппаратының, Қазақстан Республикасы Парламенті Мәжілісі Аппаратының, Қазақстан Республикасының Үкіметі Аппаратының, Қазақстан Республикасы Конституциялық Сотының, Қазақстан Республикасы Орталық сайлау комиссиясының, Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының, Қазақстан Республикасының Сот әкімшілігінің, Қазақстан Республикасы Бас прокуратурасының, Қазақстан Республикасы Ұлттық Банкінің, Қазақстан Республикасы министрліктерінің, Қазақстан Республикасы агенттіктерінің, Қазақстан Республикасы министрліктері комитеттерінің құжаттары – 15 жыл; 2) Қазақстан Республикасы министрліктерінің, Қазақстан Республикасы агенттіктерінің, Қазақстан Республикасы министрліктері комитеттерінің аумақтық органдарының құжаттары – 10 жыл; 3) акциялардың бақылау пакеті мемлекет меншігіне жататын ұйымдардың, республикалық деңгейдегі өзге де мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары – 10 жыл; 4) облыстың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) жергілікті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары – 10 жыл; 5) облыстық (республикалық маңызы бар қалалық, астаналық) деңгейдегі мемлекеттік ұйымдардың құжаттары – 10 жыл; 6) қаланың (ауданның) жергілікті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары – 5 жыл; 7) қалалық және аудандық деңгейдегі мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары – 5 жыл; 8) азаматтық ахуал актілерінің жазбалары, шаруашылық кітаптар, үй кітаптары, нотариалдық іс-қимылдар, сот істері жазбалары және құжаттары – 75 жыл; 9) ғылыми-зерттеу, технологиялық және патенттік-лицензиялық құжаттама – 10 жыл; 10) тәжірибелік-конструкторлық құжаттама – 15 жыл; 11) күрделі құрылыс жөніндегі жобалық құжаттама – 20 жыл; 12) картографиялық құжаттама – 25 жыл; 13) геодезиялық құжаттама – 25 жыл; 14) телеметриялық құжаттама – 5 жыл; 15) аудиовизуалды құжаттама – 3 жыл; 16) электрондық құжаттар – 5 жыл	елеулі
32.	Ұйымда құжаттарды сақтауға арналған архив қоймасынан, зерттеушілердің жұмыс істеуіне арналған бөлмеден (оқу залынан), архив жұмыскерлерінің жұмыс бөлмелерінен, серверлік және коммуникациялық жабдықтарға арналған бөлмелерден тұратын архивке арналған үй-жайдың болуы	елеулі
33.	Ведомстволық және жеке архивтердің архив қоймасында металмен қапталған және берік ысырмалары бар есіктердің болуы	елеулі
34.	Архив қоймасында стационарлық немесе жылжымалы металл немесе ағаш стеллаждардың болуы	елеулі
35.	1) тиісті көлемдегі байламаларға, катушкаларға немесе кассетаға оралған, полиэтилен үлдірлі пакетке және зауыттық қораптарға салып немесе заттаңбаларға арналған ойықтарымен полиэтилен футлярға (контейнерге) салынған магниттік таспадағы құжаттардың; 2) зауыттық қаптамаға салынған және қорап ыдысқа салынған компакт-дискілердің; 3) стандартты қорғаныш ракордтарымен ресімделген, байламаларға фотографиялық қабатын сыртқа қаратып тығыз орамаға оралған, орамдарын бума сыртына шығармай металл қораптарға салынған микрофильмдерді, кинофильмдердің; 4) зауыттық қаптамада тігінен бейне құжаттардың сақталуы бойнша талаптарды сақтау	елеулі
36.	Сақтау құралдарын (стационарлық немесе жылжымалы металл стеллаждар, металл шкафтар, сейфтер) орналастыру талаптарының сәйкес келуі: 1) стеллаждар қатарының арақашықтығы (басты өтетін жер) – 120 сантиметрден кем емес; 2) стеллаждардың арақашықтығы (өту) – 75 сантиметрден кем емес; 3) ғимараттың сыртқы қабырғасы мен сыртқы қабырғаға қатар стеллаждың арақашықтығы – 75 сантиметрден кем емес; 4) стеллаждың немесе шкафтың (сейфтің) шет жағы мен қабырғалардың ара қашықтығы – 45 сантиметрден кем емес; 5) еден мен стеллаждың немесе шкафтың (сейфтің) төменгі сөресі арасындағы арақашық – 15 сантиметрден кем емес, астыңғы қабаттарда – 30 сантиметрден кем емес	елеулі
37.	Архив қоймаларында температура параметрлері мен ауаның салыстырмалы ылғалдылығын өлшеуге арналған бақылау-өлшеу аспаптарының (термометрлер, психрометрлер, гигрометрлер) болуы және олардың көрсеткіштерін температура параметрлері мен ауаның салыстырмалы ылғалдылығын өлшеу журналында тіркеу	елеулі
38.	Архив қоймаларында мынадай температуралық-ылғалдылық режимін сақтау: 1) ақпаратты қағаз жеткізгіштердегі құжаттары үшін – температура +17оС – +19оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50-55%; 2) ақпаратты ақ-қара үлдір жеткізгіштердегі құжаттар үшін – температура + 15оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55%; 3) ақпаратты түрлі-түсті үлдір жеткізгіштердегі құжаттар үшін – температура +2оС – +5оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55%; 4) магниттік таспадағы және диск жеткізгіштердегі құжаттар үшін – температура +8оС-ден +18оС дейін, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 45-65%; 5) ақпаратты электрондық жеткізгіштегі құжаттар үшін – температура +15оС – +20оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы – 50-65%	елеулі
39.	Ведомстволық және жеке архивтердің архив қоймасында құжаттарды (істерді) архив қоймасынан беру кітабының болуы	елеулі
40.	Архивтік құжаттарды уақытша пайдалануға беру кезінде архивтік құжаттарды өзге ұйымдарға уақытша пайдалануға беру туралы актінің болуы	елеулі
41.	Ұйым архиві паспорттарының болуы	елеулі
42.	Ұйым архивінде құрылымдық бөлімшелерден құжаттардың құндылығына сараптау нәтижелері бойынша жасалған істер, құжаттар тізімдемелері бойынша ұйым архивіне тапсырылған істердің болуы	елеулі
43.	Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (сараптау комиссиясымен) келісілгеннен кейін ұйым басшысымен және республикалық мемлекеттік архивтің, немесе жергілікті атқарушы органның сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген тұрақты сақталатын істер, құжаттар тізімдемесінің болуы	елеулі
44.	Ұйымның Орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссиясының) және республикалық мемлекеттік архивтің, немесе жергілікті атқарушы органның сараптау-тексеру комиссиясының келісуімен ұйым басшысымен бекітілген жеке құрам бойынша істер тізімдемесінің болуы	елеулі
45.	Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (Сараптау комиссиясымен) келісілгеннен кейін ұйым басшысымен бекітілген уақытша (10 жылдан астам) сақталатын құжаттардың, істердің тізімдемесінің болуы	елеулі
46.	Істердің тізімдемесіндегі қорытынды жазбаның сақтау бірліктерінің іс жүзінде болуына сәйкестігі	елеулі
47.	Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (Сараптау комиссиясымен) және республикалық мемлекеттік архивтің немесе жергілікті атқарушы органның Сараптау-тексеру комиссиясымен келісілгеннен кейін ұйым басшысымен бекітілген сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актінің болуы	елеулі
48.	Архивтік құжаттардың бар-жоғы және жай-күйін тексеру барысында болмаған барлық табылмаған архивтік құжаттарды есепке алу карточкаларының болуы	елеулі
49.	Ведомстволық және жеке архивте ғылыми-техникалық құжаттаманы (ғылыми-техникалық құжаттама болған жағдайда) тіркеу карточкасының болуы	елеулі
50.	Ведомстволық және жеке архивте ғылыми-техникалық құжаттаманың (ғылыми-техникалық құжаттама болған жағдайда) әрбір түрі бойынша (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патенттік-лицензиялық) түгендеу кітабының болуы	елеулі
51.	Ведомстволық және жеке архивтерде тұрақты сақталатын істердің, құжаттардың тізімдемесінде тақырыптардың жүйеленуінің мына белгілерге сәйкес келуі: 1) құрылымдық (сақтау бірліктерінің құрылымдық бөлімшелерге тиістілігіне байланысты); 2) хронологиялық (сақтау бірліктерінің кезеңі мен күні бойынша); 3) функционалдық, салалық, тақырыптық, затты-сұрақтық (сақтау бірліктерінің мазмұнына қатысты ұйымның функцияларын, тақырыптары немесе мәселелерін есепке ала отырып); 4) атаулы (іс жүргізудің нысаны бойынша – құжаттың түрлері және әр алуандығы бойынша); 5) корреспонденттік (ұйымдар және жеке тұлғалармен хат алмасу барысында сақтау бірліктері түзілген жағдайда); 6) географиялық (құжаттың мазмұнымен, олардың авторымен, корреспонденттерімен байланысты белгілі аумаққа, тұрғылықты жеріне және басқа да географиялық нысандарына сәйкес); 7) авторлық (құжаттардың авторы болып табылатын ұйымдардың атауымен немесе тұлғалардың аты-жөні бойынша)	елеулі
52.	Архив қоймасында газ, су құбыры, кәріз және басқа да магистральдық құбырлардың болуына жол бермеу	өрескел
53.	Архив қоймаларында архивтік құжаттардың сақтаудың бастапқы қорғаныш құралдарында (архивтік қораптарда, бумаларда, арнайы футлярларда, пакеттерде, бокстарда) орналасуы	елеулі
54.	Архив қоймасында стеллаждың топографиялық көрсеткіштері карточкасының болуы	болмашы
55.	Архивтік анықтаманың мәтінінде өзгерістердің, түзетулердің, түсініктемелердің, негізінде архивтік анықтамалар жасалған архивтік құжаттардың мазмұны бойынша орындаушының өз тұжырымдарының болмауы	елеулі
56.	Архив қоры деңгейіндегі архив анықтамалығының сипаттамалық мақаласы мазмұнының мынадай талаптарға сәйкестігі: 1) архив қорының атауы; 2) архив қоры туралы анықтамалық деректерді (архивтік шифр (қор нөмірі), құжаттаманың түрлері бойынша сақтау бірліктеріндегі архив қорының көлемін, құжаттаманың әрбір түрі бойынша архивтік құжаттардың соңғы күндерін, қолда бар қорішілік ғылыми-анықтамалық аппараттың тізбесі; 3) архив қорына тарихи анықтама; 4) архивтік құжаттардың құрамы және мазмұны туралы аннотация; 5) қол жеткізу шарттары туралы ақпарат; 6) библиография	елеулі
57.	Ұйымда консультативтік-кеңесші органдардың хаттамаларының болуы	елеулі
58.	Ұлттық архив қорының құжаттарын жою	өрескел
59.	Архивтік істердің, құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін жоспарлы түрде 5 жылда бір рет тексеру	елеулі
60.	Істердің, құжаттардың, электрондық құжаттардың (істердің) жетіспеуі кезінде іздестіруді ұйымдастыру	елеулі
61.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде ықтимал бұзылуға қарсы техникалық тұрғыдан мейлінше төтеп беретін, құпиялылығы жоғары құлыптармен жабдықталған есіктердің болуы	елеулі
62.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде әрбір тізімдемеге бөлек архивтік құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру парағының болуы	елеулі
63.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архивтік қор ішінде сақтау бірліктерінің бөлімдер (бөлімшелер) бойынша мына белгілерге сәйкес келуі: 1) құрылымдық (сақтау бірлігінің тиісті құрылымдық бөлімшеге тиесілілігіне сәйкес); 2) хронологиялық (сақтау бірлігі жатқызылған кезеңдер немесе күндері бойынша); 3) функционалдық, салалық, тақырыптық, пәндік-мәселелік (сақтау бірлігінің мазмұнына қатысты ұйымның функциясын, тақырыбын немесе мәселелерін есепке ала отырып); 4) номиналдық (құжаттардың түрлері мен әртүрлілігі); 5) корреспонденттік (ұйымдармен және адамдармен хат алмасу нәтижесінде пайда болған сақтау бірліктері); 6) географиялық (құжаттардың мазмұны, олардың авторлары, корреспонденттері байланысты болатын белгілі бір аумақтарға, елді мекендерге және өзге де географиялық объектілерге сәйкес); 7) авторлық (құжаттың авторы болып табылатын ұйымның атауы немесе тұлғалардың тегі бойынша) белгілермен айқындалады	елеулі
64.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде толықтыру көздерінен Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құжаттарын қабылдаудың жоспар-кестесінің болуы	елеулі
65.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архив қоймасына кіруге рұқсаты бар адамдардың тізімінің болуы	елеулі
66.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архив үй-жайлары құлыптарының кілттерін тіркеу журналының болуы	елеулі
67.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде жұмыскердің архив үй-жайларының құлыптарына кілттердің данасын алғаны үшін қолының болуы	елеулі
68.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде әрбір архив қорына бөлек жасалған және реттік нөмірі тәртібімен орналастырылған қордың топографиялық көрсеткіштерінің карточкаларының болуы	болмашы
69.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде құжаттардың келіп түсуін есепке алу кітабының болуы	елеулі
70.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде қорлардың тізімінің болуы	елеулі
71.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде істер, құжаттар тізімдемелерінің тізілімінің болуы	елеулі
72.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде аса құнды істер, құжаттар тізімдемелерінің тізілімінің болуы	елеулі
73.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде мәдени құндылықтарға жататын құжатты есепке алу және сипаттау парағының болуы	болмашы
74.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде аса құнды құжаттарды қамтитын қор тізімінің болуы	елеулі
75.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде қорлар істерінің болуы	елеулі
76.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архивтік құжаттарды беру, архив қоймасын пайдалану қорының көшірмелерін оқу залына беру кітабының болуы	елеулі
77.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде есепке алу құжаттарындағы техникалық қателер туралы актілердің, архивтік құжаттарды табу туралы актілердің болуы	болмашы
78.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде құжаттарды құпиясыздандыру туралы актінің болуы	елеулі
79.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерімен және арнаулы мемлекеттік архивтерінің мынадай архивтік құжаттарды жеке сақтау бойынша талаптарды сақтауы: 1) құпия; 2) мәдени құндылықтарға жатқызылған, бағалы металдармен және тастармен безендірілген, қосымшасында бағалы металдар мен тастар бар; 3) нитронегіздегі; 4) биологиялық зиянкестермен зақымданған; 5) жинақтау көзінің таратылуына байланысты архивке сақтауға тапсырылған, сақтау мерзімдері уақытша.	елеулі
80.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде толықтыру көздерінің бекітілген тізімдерінің болуы	елеулі
81.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архивтік қордың мынадай хронологиялық шектердің сақталуы: 1) ұйымның архив қоры үшін – олардың құрылуы мен таратылуының құқықтық актілер негізінде белгіленетін ресми күндері (бірнеше құқықтық актілер болған кезде олардың ең ерте күні ұйымның құрылған күні болып қабылданады); 2) біріктірілген архив қоры үшін – құжаттары біріктірілген архив қорының құрамына кірген ұйымдар қызметінің уақыты бойынша ең ерте құрылған және ең соңғы таратылған күндері; 3) жеке тектік архив қоры үшін – жеке тұлғаның, отбасы мүшелерінің немесе тектің туған және қайтыс болған күндері; 4) архивтік коллекция үшін – ең алғашқы және ең соңғы құжаттың күні	болмашы
82.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде "Мемлекеттік архивтер қызметінің негізгі бағыттары мен нәтижелерінің көрсеткіштері" әкімшілік деректерін жинауға арналған нысанның болуы	елеулі
83.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде архивті толықтыру көзі болып табылатын ұйымдарға бақылау істерінің болуы	елеулі
84.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архивтік құжаттарды есепке алу схемасының болуы	болмашы
85.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архивтік құжаттардың тақырыптық, тақырыптық-экспозициялық және графикалық көрмелер жоспарының болуы	болмашы
86.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде архивтік құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы архивтік анықтамалықтардың және деректер базасының болуы	елеулі

	Бірлескен бұйрыққа 2-қосымша
	Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасының Президенті архиві мен мемлекеттік архивтердің толықтыру көздерінде электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер бөлігінде электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуының тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарына қосымша

Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік архивтердің, Қазақстан Республикасының Президенті архиві және мемлекеттік архивтердің толықтыру көздерінде электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер бөлігінде электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуына тәуекелді бұзу дәрежелері

№ рс	Өлшемшарттар	Бұзушылық дәрежесі
1.	Электрондық құжаттың мазмұнды бөлігінде бір немесе бірнеше файлдардың мынадай форматтарды сақтауы: 1) PDF, PDF/A-1, TІFF, JPEG, JPG – графикалық формат; 2) RTF, DOCX – мәтіндік формат; 3) XLS, XLSX – кестелік формат; 4) PPT, PPTX – таныстырылымдар; 5) RAR, ZІP – архивтелген формат	елеулі
2.	Электрондық тіркеу бақылау карточкаларын сақтау мерзімінің электрондық құжаттарды сақтау мерзіміне сәйкес келуі	елеулі
3.	Электрондық құжаттарды сақтау кезінде электрондық құжаттардың және электрондық цифрлық қолтаңбаның тиісті ашық кілттерін байланыстырудың (үйлестірудің) қамтамасыз етілуі	елеулі
4.	Істер номенклатурасында ұсынылған құжат нысанының: ақпарат жеткізгіші көрсетілген электрондық немесе қағаз түрінде болуы	болмашы
5.	Электрондық құжаттарды және деректер қорын ұйымның істер номенклатурасына сәйкес істерге (папкаларға) қағаз жеткізгіштегі құжаттардан бөлек ақпаратты бөлек тасығышта қалыптастыру	елеулі
6.	Электрондық құжаттарды сақтауды тиісті электрондық дерекқорларды, пайдаланылған электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттері (электрондық цифрлық қолтаңбаны тіркеу куәліктері) мен электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру және тексеру процестерін іске асыратын бағдарламаларды сақтаумен сүйемелдеу	елеулі
7.	Ведомстволық және жеке архивте қағаз түпнұсқасы болмаған не салыстырудың нәтижесі теріс болған кезде ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (сараптау комиссиясы) және мемлекеттік архивтің немесе жергілікті атқарушы органның Сараптау-тексеру комиссиясымен келісу бойынша ұйым басшысы бекіткен электрондық құжаттың (тардың) көшірмесін (лерін) жою туралы актінің болуы	өрескел
8.	Ұлттық архив қорының құжаттарын жою	өрескел
9.	Архивтік істердің, электрондық құжаттардың (іс) бар-жоғын және жай-күйін жоспарлы түрде 3 жылда бір рет тексеру	елеулі
10.	Істердің, құжаттардың, электрондық құжаттардың (істердің) жетіспеуі кезінде іздестіруді ұйымдастыру	елеулі

	Бірлескен бұйрығына 3-қосымша
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2017 жылғы 9 маусымдағы № 172 және Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрінің 2017 жылғы 14 тамыздағы № 301 бірлескен бұйрығына 3-қосымша

Ұлттық архив қоры және архивтер туралы Қазақстан Республикасының заңнамасының сақталуын тексеру парағы

Қазақстан Республикасының Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік
архивтердің, Қазақстан Республикасының Президенті архиві және мемлекеттік
архивтердің жинақтау көздері болып табылатын ведомстволық және жеке архивтерге қатысты.
Бақылау субъектісінің (объектісінің) барумен
тексеруді/профилактикалық бақылауды тағайындаған мемлекеттік
орган ______________________________________________________________
Бақылау субъектісіне (объектісіне) бару арқылы тексеруді/профилактикалық
бақылауды тағайындау туралы акт ______________________________________
____________________________________________________________________
(№, күні)
Бақылау субъектісінің (объектісінің) атауы ______________________________
___________________________________________________________________
Бақылау субъектісінің (объектісінің) жеке сәйкестендіру нөмірі, бизнес-
сәйкестендіру нөмірі _________________________________________________
Орналасқан жерінің мекенжайы_______________________________________

№ р/б	Талаптар тізбесі	Талаптарға сәйкес келеді	Талаптарға сәйкес келмейді
1	2	3	4
1.	Жекелеген бланкілерде (жекелеген парақтарда) басылған қазақ тіліндегі құжаттың және орыс немесе өзге тілде жасалатын теңтүпнұсқалық құжаттың бірыңғай деректемелерімен ресімдеу
2.	Құжаттарды ұйымның атауы көрсетілген мөртабанды пайдалана отырып, оның бедерін сол жақ жоғарғы бұрышына қою не міндетті түрде мынадай деректемелерді ресімдеу арқылы жасау: 1) құжатты шығарған ұйымның ресми атауы не сол жақ жоғарғы бұрышқа қою арқылы құжатты шығарған ұйымның атауы көрсетілген мөртабанның бедері; 2) хатты қоспағанда, құжат түрінің атауы; 3) құжаттың датасы; 4) құжаттың тіркеу нөмірі (индексі); 5) құжатқа қол қойған адам лауазымының атауы, қолтаңбасы және қолтаңбаның толық жазылуы; 6) егер осы заңды тұлғаның Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес мөрі болса, ұйым мөрінің бедері
3.	Сәйкестік: 1) құжаттар деректемелерін ресімдеген кезде ұйымның, филиалдың (өкілдіктің) атауының ұйымдық-құқықтық нысаны көрсетіліп, құрылтай құжаттарына сәйкес келуі; 2) ұйымның, филиалдың (өкілдіктің) қысқартылған атауы құрылтай құжаттарында бекітілген атауға сәйкес келуі және оны толық атауынан төмен жақша ішінде орналастыру; 3) ұйымдардың құжаттар бланкілерінде типографиялық тәсілмен немесе нөмірлеуішпен қойылған нөмірдің, серияның болуы; 4) барлық құжаттарда бас әріптермен қалың қаріппен басылған құжат түрінің атауын көрсету
4.	Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасының, эмблеманың, логотиптің немесе тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) бейнесін бланкіге орналастыру
5.	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларының (бұдан әрі – Құжаттау қағидалары) нысаны бойынша Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды және арнайы штемпельдік бояуларды есепке алу мен беру журналының болуы
6.	Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын сақтау үшін мөр басылатын сейфтің немесе металл шкафтың болуы
7.	Қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын есепке алу және беру журналдарында ұйым басшысының бұйрығымен (өкімімен) құрылған комиссия берген қорғауға жататын баспа-бланк өнімдері даналарының, мөрлердің, мөртабандардың және құжаттарды қорғау құралдарының бар-жоғын тексеру нәтижелері туралы белгінің болуы
8.	Әр түріне басталған, қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін есепке алу және оларды беру журналының болуы
9.	1) қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерінің бүлінген даналарын жою кезінде қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерінің бүлінген даналарын; 2) қорғауға жататын мөрлер мен мөртабандарды жою кезінде қорғауға жататын мөрлер мен мөртабандарды жоюға бөлу туралы актілердің болуы
10.	Құқықтық актілерде, шығармашылық құжаттамада, азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделеріне қатысты құжаттарда, қаржы құжаттарында, бір мәселе жөніндегі істерде, сондай-ақ күнін қою олар үшін маңызды болатын құжаттарда (баяндамалар, үнхаттар, стенограммалар, хаттар) сөздік-цифрлық тәсілмен жазылған күнінің болуы
11.	Құжаттарда бекіту және келісу белгілерінің болуы
12.	Бұйрықтың деректемелерінің сәйкес келуі, оның ішінде: 1) Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасының немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) бейнесі; 2) ұйымның ресми атауы; 3) құжат түрінің атауы; 4) бұйрықтың күні; 5) бұйрықтың тіркеу нөмірі; 6) бұйрық шығарылған жер; 7) мәтінге тақырып; 8) мәтін; 9) қолтаңба; 10) бұйрықты келісу туралы белгі; 11) егер аталған ұйымда Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес мөрі болса, ұйымның мөрінің бедері болып табылады
13.	Қағаз құжаттарда лауазымды тұлғаның құжаттағы қолтаңбаның түпнұсқалығын куәландыратын ұйым мөрі бедерінің болуы
14.	1) негізгі қызмет бойынша, жеке құрам бойынша бұйрықтардың тиісті журналдарда (деректер базасында) жекелеген тіркелуінің; 2) жеке құрам бойынша бұйрықтардың реттік нөміріне сызықша арқылы қосылған "ж/қ" немесе "і" литерінің; 3) негізгі қызмет бойынша бұйрықтардың (өкімдердің), жеке құрам, әкімшілік-шаруашылық қызмет бойынша бұйрықтардың (өкімдердің) қалыптастырылуы бойынша жеке-жеке істердің болуы
15.	1. Іс жүргізу жылының шегінде хаттамалардың әр тобы – жиналыстар, алқа отырыстарының хаттамалары, техникалық, ғылыми және сараптамалық кеңестердің хаттамалары бойынша берген жеке-жеке реттік нөмірлердің болуы. 2. Хаттамалардың оларға құжаттармен бірге нөмірі бойынша хронологиялық тәртіппен істе орналасуы. 3. Хаттама деректемелерінің сәйкестігі, оның ішінде: 1) ұйымның және (немесе) құрылымдық бөлімшенің ресми атауының; 2) құжат түрі атауының; 3) күнінің; 4) хаттаманың тіркеу нөмірінің; 5) хаттама шығарылған жердің; 6) бекіту белгісінің (кей жағдайларда); 7) мәтін тақырыбының; 8) мәтінінің; 9) қолтаңбаның сәйкестігі
16.	Іс жүргізу жылындағы хат алмасуды хронологиялық дәйектілікпен топтастыру мен жүйелеу және жауап құжатты сұрау салу құжатынан кейін салу
17.	Жеке істердегі құжаттардың олардың келіп түсуіне сәйкес хронологиялық тәртіппен орналасуы
18.	1) жалақы бойынша дербес шоттардың жеке істерге қалыптастырылуының және олардағы жұмыскерлер тектерінің әліпбилік ретпен орналасуының; 2) жеке тұлғалардың тізімдері мен бірыңғай жинақтаушы зейнетақы қорына міндетті зейнетақы жарналарының, міндетті кәсіптік зейнетақы жарналарының аударылғанын растайтын құжаттардың бір істе қалыптастырылуының; 3) жеке тұлғалардың тізімдері және әлеуметтік аударымдардың аударылғанын растайтын құжаттардың бір істе қалыптастырылуының сәйкес келуі
19.	Еңбек шарттарының жеке істердің құрамында немесе жұмыскерлер тектерінің әліпбилік ретпен жеке қалыптастырылуының сәйкес келуі
20.	Кіріс және шығыс құжаттарды тіркеу журналдарының болуы
21.	Істерді қалыптастыру кезінде мынадай: 1) іске орындалған, істер номенклатурасы бойынша істердің тақырыптарының өз мазмұны бойынша сәйкес келетін дұрыс ресімделген құжаттарды орналастыру; 2) бір мәселені шешуге қатысты барлық құжаттарды бірге орналастыру. оларды бекіткен немесе жасаған күннен тыс олар жататын құжаттарға қосымшаларды қосу. Көлемі 180 парақтан асатын қосымшаларды құжатқа белгі қоя отырып, жеке томға салу; 3) құжаттың қазақ, орыс және басқа да тілдердегі нұсқаларын бірге топтастыру; 4) өтпелі істерді, сот істерін, осы адамның ұйымдағы жұмысының бүкіл кезеңі ішінде қалыптастырылатын жеке істерді, сайланбалы органдар мен олардың тұрақты комиссияларының, оларды шақыру кезеңінде топтастырылатын депутаттық топтардың құжаттары, оқу жылында қалыптастырылатын оқу орындарының құжаттары, театр маусымындағы сахналық қызметті сипаттайтын театр құжаттары, ауру тарихын қоспағанда, бір күнтізбелік жылдың құжаттары істерге топтастыру; 5) іске сақтау мерзімдері тұрақты және уақытша құжаттардың бөлек-бөлек топтастырылуы; 6) іске жедел хаттардың, факсограммалар көшірмелерінің, телефонограммалардың істер номенклатурасына сәйкес жалпы негізде орналасуы; 7) қайтарылуы тиіс құжаттарды, шимай жазбалар мен артық даналарды іске орналастыруға жол бермеу; 8) сақтау мерзімі тұрақты істің көлемі бойынша 180 парақтан асуына жол бермеу; 9) томдарды (бөліктерді) нөмірлеуді қосып, әрбір томға істің нөмірін (индексін) және тақырыбын беру, істе бірнеше том (бөліктер) болған жағдайда соңғы томға (бөлікке) "соңғы" деген сөзді қосу жалпы талаптарды сақтау
22.	Ұйымның сараптау комиссиясымен (сараптау комиссиясымен) келісілгеннен кейін ұйым басшысы бекіткен және мемлекеттік архивтің немесе жергілікті атқарушы органның сараптау-тексеру комиссиясымен келісілген істер номенклатурасының болуы
23.	Сақтау мерзімі тұрақты, уақытша (10 жылдан астам) және жеке құрам бойынша істердің мұқабаларында мынадай деректемелердің болуы: 1) ұйымның атауы, құрылымдық бөлімшенің атауы; 2) ұйым орналасқан елді мекеннің атауы, істің нөмірі (индексі); 3) істің тақырыбы, істің (томның, бөліктің) күні, істегі парақтар саны, істің сақтау мерзімі; 4) істің архивтік шифрі
24.	Іс парақтарының: 1) бір шетінен тігілген А4 форматынан артық парақтың жоғарғы оң бұрышында бір парақ ретінде нөмірлеу; 2) парақтардың өзіндік нөмірленуі бар құжаттарды, оның ішінде баспа басылымдарын, егер істегі парақтардың орналасу тәртібіне сәйкес келсе, жалпы тәртіппен нөмірлеу немесе өзінің нөмірленуін сақтау; 3) бірнеше томнан немесе бөліктен тұратын істердің парақтарын әр том немесе бөлік бойынша жеке нөмірлеу; 4) істе дербес парақты білдіретін фотосуреттер, сызбалар, диаграммалар және өзге де иллюстрациялық және ерекше құжаттардың сырт жағында сол жақ жоғары бұрышта нөмірлеу; 5) салымдары бар іске тігілген конверттерді алдымен, содан кейін конверттегі әрбір салымдарды кезекті нөмірмен нөмірлеу; 6) түптеуде келіс түскен іске қосымшалар дербес том ретінде рәсімдеу және оны бөлек нөмірлеу; 7) нөмірлеуде көптеген қателер анықталған жағдайда істің парақтарын қайта нөмірлеу. Парақтарды қайта нөмірлеу кезінде ескі нөмірлерді сызу және олардың жанына парақтардың жаңа нөмірлерін қою, істің соңында жаңа куәландыру парағын жасау, ескі куәландыру парағын сызу және істе сақтау; 8) парақтарды нөмірлеуде жекелеген қателер болған кезде парақтардың литерлік нөмірлерін пайдалану тәртібін сақтау
25.	Барлық құжаттардың мәтіні еркін оқылатындай мүмкіндікті ескере отырып, картоннан жасалған немесе түптелген қатты мұқабаны кемінде төрт жерден тесіліп іске тігілген құжаттардың болуы. Тігілген (түптелген) істерде металл бекітпелердің (түйреуіштердің, қыстырғыштардың және басқалардың) болмауы
26.	Іс жүргізуде аяқталғаннан кейін ұйымның архивіне тапсырғанға дейін олардың қалыптастырылған орны бойынша құжаттарды істерде бір жыл ішінде сақтау
27.	Құжаттар архив қоймасынан берілген кезде сақтау бірліктерін алмастыру картасының болуы
28.	Тізімдеменің екі данасында да оған енгізілген әр іске қарама-қарсы істің бар екендігі туралы белгінің болуы
29.	Тізімдеменің әрбір данасының соңында санмен және жазбаша іс жүзінде қабылданған істердің санының, істерді қабылдау-тапсыру күнінің, сондай-ақ архивке жауапты қызметкер мен істерді тапсырған адамның қолдарының болуы
30.	Құжаттарды (істерді) архивке тапсыру кезінде құжаттарды сақтауға қабылдау-тапсыру актілерінің болуы
31.	Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры құрамына жатқызылған дәстүрлі және электрондық жеткізгіштегі құжаттарды ведомстволық сақтаудың шекті мерзімдерін сақтау, оның ішінде: 1) Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің, Қазақстан Республикасы Парламенті Сенаты Аппаратының, Қазақстан Республикасы Парламенті Мәжілісі Аппаратының, Қазақстан Республикасының Үкіметі Аппаратының, Қазақстан Республикасы Конституциялық Сотының, Қазақстан Республикасы Орталық сайлау комиссиясының, Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының, Қазақстан Республикасының Сот әкімшілігінің, Қазақстан Республикасы Бас прокуратурасының, Қазақстан Республикасы Ұлттық Банкінің, Қазақстан Республикасы министрліктерінің, Қазақстан Республикасы агенттіктерінің, Қазақстан Республикасы министрліктері комитеттерінің құжаттары – 15 жыл; 2) Қазақстан Республикасы министрліктерінің, Қазақстан Республикасы агенттіктерінің, Қазақстан Республикасы министрліктері комитеттерінің аумақтық органдарының құжаттары – 10 жыл; 3) акциялардың бақылау пакеті мемлекет меншігіне жататын ұйымдардың, республикалық деңгейдегі өзге де мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары – 10 жыл; 4) облыстың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) жергілікті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары – 10 жыл; 5) облыстық (республикалық маңызы бар қалалық, астаналық) деңгейдегі мемлекеттік ұйымдардың құжаттары – 10 жыл; 6) қаланың (ауданның) жергілікті мемлекеттік басқару органдарының құжаттары – 5 жыл; 7) қалалық және аудандық деңгейдегі мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары – 5 жыл; 8) азаматтық ахуал актілерінің жазбалары, шаруашылық кітаптар, үй кітаптары, нотариалдық іс-қимылдар, сот істері жазбалары және құжаттары – 75 жыл; 9) ғылыми-зерттеу, технологиялық және патенттік-лицензиялық құжаттама – 10 жыл; 10) тәжірибелік-конструкторлық құжаттама – 15 жыл; 11) күрделі құрылыс жөніндегі жобалық құжаттама – 20 жыл; 12) картографиялық құжаттама – 25 жыл; 13) геодезиялық құжаттама – 25 жыл; 14) телеметриялық құжаттама – 5 жыл; 15) аудиовизуалды құжаттама – 3 жыл; 16) электрондық құжаттар – 5 жыл
32.	Ұйымда құжаттарды сақтауға арналған архив қоймасынан, зерттеушілердің жұмыс істеуіне арналған бөлмеден (оқу залынан), архив жұмыскерлерінің жұмыс бөлмелерінен, серверлік және коммуникациялық жабдықтарға арналған бөлмелерден тұратын архивке арналған үй-жайдың болуы
33.	Ведомстволық және жеке архивтердің архив қоймасында металмен қапталған және берік ысырмалары бар есіктердің болуы
34.	Архив қоймасында стационарлық немесе жылжымалы металл немесе ағаш стеллаждардың болуы
35.	Орналастырып сақтау бойынша талаптарды 1) тиісті көлемдегі байламаларға, катушкаларға немесе кассетаға оралған, полиэтилен үлдірлі пакетке және зауыттық қораптарға салып немесе заттаңбаларға арналған ойықтарымен полиэтилен футлярға (контейнерге) салынған магниттік таспадағы құжаттардың; 2) зауыттық қаптамаға салынған және қорап ыдысқа салынған компакт-дискілердің; 3) стандартты қорғаныш ракордтарымен ресімделген, байламаларға фотографиялық қабатын сыртқа қаратып тығыз орамаға оралған, орамдарын бума сыртына шығармай металл қораптарға салынған микрофильмдерді, кинофильмдердің; 4) зауыттық қаптамада тігінен бейне құжаттардың сақталуы бойнша талаптарды сақтау
36.	Сақтау құралдарын (стационарлық немесе жылжымалы металл стеллаждар, металл шкафтар, сейфтер) орналастыру талаптарының сәйкес келуі: 1) стеллаждар қатарының арақашықтығы (басты өтетін жер) – 120 сантиметрден кем емес; 2) стеллаждардың арақашықтығы (өту) – 75 сантиметрден кем емес; 3) ғимараттың сыртқы қабырғасы мен сыртқы қабырғаға қатар стеллаждың арақашықтығы – 75 сантиметрден кем емес; 4) стеллаждың немесе шкафтың (сейфтің) шет жағы мен қабырғалардың ара қашықтығы – 45 сантиметрден кем емес; 5) еден мен стеллаждың немесе шкафтың (сейфтің) төменгі сөресі арасындағы арақашық – 15 сантиметрден кем емес, астыңғы қабаттарда – 30 сантиметрден кем емес
37.	Архив қоймаларында температура параметрлері мен ауаның салыстырмалы ылғалдылығын өлшеуге арналған бақылау-өлшеу аспаптарының (термометрлер, психрометрлер, гигрометрлер) болуы және олардың көрсеткіштерін температура параметрлері мен ауаның салыстырмалы ылғалдылығын өлшеу журналында тіркеу
38.	Архив қоймаларында мынадай температуралық-ылғалдылық режимін сақтау: 1) ақпаратты қағаз жеткізгіштердегі құжаттары үшін – температура +17оС – +19оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50-55%; 2) ақпаратты ақ-қара үлдір жеткізгіштердегі құжаттар үшін – температура + 15оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55%; 3) ақпаратты түрлі-түсті үлдір жеткізгіштердегі құжаттар үшін – температура +2оС – +5оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55%; 4) магниттік таспадағы және диск жеткізгіштердегі құжаттар үшін – температура +8оС-ден +18оС дейін, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 45-65%; 5) ақпаратты электрондық жеткізгіштегі құжаттар үшін – температура +15оС – +20оС, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы – 50-65%
39.	Ведомстволық және жеке архивтердің архив қоймасында құжаттарды (істерді) архив қоймасынан беру кітабының болуы
40.	Архивтік құжаттарды уақытша пайдалануға беру кезінде архивтік құжаттарды өзге ұйымдарға уақытша пайдалануға беру туралы актінің болуы
41.	Ұйым архиві паспорттарының болуы
42.	Ұйым архивінде құрылымдық бөлімшелерден құжаттардың құндылығына сараптау нәтижелері бойынша жасалған істер, құжаттар тізімдемелері бойынша ұйым архивіне тапсырылған істердің болуы
43.	Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (сараптау комиссиясымен) келісілгеннен кейін ұйым басшысымен және республикалық мемлекеттік архивтің, немесе жергілікті атқарушы органның сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілген тұрақты сақталатын істер, құжаттар тізімдемесінің болуы
44.	Ұйымның Орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссиясының) және республикалық мемлекеттік архивтің, немесе жергілікті атқарушы органның сараптау-тексеру комиссиясының келісуімен ұйым басшысымен бекітілген жеке құрам бойынша істер тізімдемесінің болуы
45.	Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (Сараптау комиссиясымен) келісілгеннен кейін ұйым басшысымен бекітілген уақытша (10 жылдан астам) сақталатын құжаттардың, істердің тізімдемесінің болуы
46.	Істердің тізімдемесіндегі қорытынды жазбаның сақтау бірліктерінің іс жүзінде болуына сәйкестігі
47.	Ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (Сараптау комиссиясымен) және республикалық мемлекеттік архивтің немесе жергілікті атқарушы органның Сараптау-тексеру комиссиясымен келісілгеннен кейін ұйым басшысымен бекітілген сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актінің болуы
48.	Архивтік құжаттардың бар-жоғы және жай-күйін тексеру барысында болмаған барлық табылмаған архивтік құжаттарды есепке алу карточкаларының болуы
49.	Ведомстволық және жеке архивте ғылыми-техникалық құжаттаманы (ғылыми-техникалық құжаттама болған жағдайда) тіркеу карточкасының болуы
50.	Ведомстволық және жеке архивте ғылыми-техникалық құжаттаманың (ғылыми-техникалық құжаттама болған жағдайда) әрбір түрі бойынша (жобалық, конструкторлық, технологиялық, ғылыми-зерттеу, патенттік-лицензиялық) түгендеу кітабының болуы
51.	сақталатын істердің, құжаттардың тізімдемесінде тақырыптардың жүйеленуінің мына белгілерге сәйкес келуі: 1) құрылымдық (сақтау бірліктерінің құрылымдық бөлімшелерге тиістілігіне байланысты); 2) хронологиялық (сақтау бірліктерінің кезеңі мен күні бойынша); 3) функционалдық, салалық, тақырыптық, затты-сұрақтық (сақтау бірліктерінің мазмұнына қатысты ұйымның функцияларын, тақырыптары немесе мәселелерін есепке ала отырып); 4) атаулы (іс жүргізудің нысаны бойынша – құжаттың түрлері және әр алуандығы бойынша); 5) корреспонденттік (ұйымдар және жеке тұлғалармен хат алмасу барысында сақтау бірліктері түзілген жағдайда); 6) географиялық (құжаттың мазмұнымен, олардың авторымен, корреспонденттерімен байланысты белгілі аумаққа, тұрғылықты жеріне және басқа да географиялық нысандарына сәйкес); 7) авторлық (құжаттардың авторы болып табылатын ұйымдардың атауымен немесе тұлғалардың аты-жөні бойынша)
52.	Архив қоймасында газ, су құбыры, кәріз және басқа да магистральдық құбырлардың болуына жол бермеу
53.	Архив қоймаларында архивтік құжаттардың сақтаудың бастапқы қорғаныш құралдарында (архивтік қораптарда, бумаларда, арнайы футлярларда, пакеттерде, бокстарда) орналасуы
54.	Архив қоймасында стеллаждың топографиялық көрсеткіштері карточкасының болуы
55.	Архивтік анықтаманың мәтінінде өзгерістердің, түзетулердің, түсініктемелердің, негізінде архивтік анықтамалар жасалған архивтік құжаттардың мазмұны бойынша орындаушының өз тұжырымдарының болмауы
56.	Архив қоры деңгейіндегі архив анықтамалығының сипаттамалық мақаласы мазмұнының мынадай талаптарға сәйкестігі: 1) архив қорының атауы; 2) архив қоры туралы анықтамалық деректерді (архивтік шифр (қор нөмірі), құжаттаманың түрлері бойынша сақтау бірліктеріндегі архив қорының көлемін, құжаттаманың әрбір түрі бойынша архивтік құжаттардың соңғы күндерін, қолда бар қорішілік ғылыми-анықтамалық аппараттың тізбесі; 3) архив қорына тарихи анықтама; 4) архивтік құжаттардың құрамы және мазмұны туралы аннотация; 5) қол жеткізу шарттары туралы ақпарат; 6) библиография
57.	Ұйымда консультативтік-кеңесші органдардың хаттамаларының болуы
58.	Ұлттық архив қорының құжаттарын жою
59.	Архивтік істердің, құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін жоспарлы түрде 5 жылда бір рет тексеру
60.	Істердің, құжаттардың, электрондық құжаттардың (істердің) жетіспеуі кезінде іздестіруді ұйымдастыру
61.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде ықтимал бұзылуға қарсы техникалық тұрғыдан мейлінше төтеп беретін, құпиялылығы жоғары құлыптармен жабдықталған есіктердің болуы
62.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде әрбір тізімдемеге бөлек архивтік құжаттардың бар-жоғын және жай-күйін тексеру парағының болуы
63.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архивтік қор ішінде сақтау бірліктерінің бөлімдер (бөлімшелер) бойынша мына белгілерге сәйкес келуі: 1) құрылымдық (сақтау бірлігінің тиісті құрылымдық бөлімшеге тиесілілігіне сәйкес); 2) хронологиялық (сақтау бірлігі жатқызылған кезеңдер немесе күндері бойынша); 3) функционалдық, салалық, тақырыптық, пәндік-мәселелік (сақтау бірлігінің мазмұнына қатысты ұйымның функциясын, тақырыбын немесе мәселелерін есепке ала отырып); 4) номиналдық (құжаттардың түрлері мен әртүрлілігі); 5) корреспонденттік (ұйымдармен және адамдармен хат алмасу нәтижесінде пайда болған сақтау бірліктері); 6) географиялық (құжаттардың мазмұны, олардың авторлары, корреспонденттері байланысты болатын белгілі бір аумақтарға, елді мекендерге және өзге де географиялық объектілерге сәйкес); 7) авторлық (құжаттың авторы болып табылатын ұйымның атауы немесе тұлғалардың тегі бойынша) белгілермен айқындалады
64.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде толықтыру көздерінен Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құжаттарын қабылдаудың жоспар-кестесінің болуы
65.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архив қоймасына кіруге рұқсаты бар адамдардың тізімінің болуы
66.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архив үй-жайлары құлыптарының кілттерін тіркеу журналының болуы
67.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде жұмыскердің архив үй-жайларының құлыптарына кілттердің данасын алғаны үшін қолының болуы
68.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде әрбір архив қорына бөлек жасалған және реттік нөмірі тәртібімен орналастырылған қордың топографиялық көрсеткіштерінің карточкаларының болуы
69.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде құжаттардың келіп түсуін есепке алу кітабының болуы
70.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде қорлардың тізімінің болуы
71.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде істер, құжаттар тізімдемелерінің тізілімінің болуы
72.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде аса құнды істер, құжаттар тізімдемелерінің тізілімінің болуы
73.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде мәдени құндылықтарға жататын құжатты есепке алу және сипаттау парағының болуы
74.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде аса құнды құжаттарды қамтитын қор тізімінің болуы
75.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде қорлар істерінің болуы
76.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архивтік құжаттарды беру, архив қоймасын пайдалану қорының көшірмелерін оқу залына беру кітабының болуы
77.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде есепке алу құжаттарындағы техникалық қателер туралы актілердің, архивтік құжаттарды табу туралы актілердің болуы
78.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде құжаттарды құпиясыздандыру туралы актінің болуы
79.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерімен және арнаулы мемлекеттік архивтерінің мынадай архивтік құжаттарды жеке сақтау бойынша талаптарды сақтауы: 1) құпия; 2) мәдени құндылықтарға жатқызылған, бағалы металдармен және тастармен безендірілген, қосымшасында бағалы металдар мен тастар бар; 3) нитронегіздегі; 4) биологиялық зиянкестермен зақымданған; 5) жинақтау көзінің таратылуына байланысты архивке сақтауға тапсырылған, сақтау мерзімдері уақытша.
80.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде толықтыру көздерінің бекітілген тізімдерінің болуы
81.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архивтік қордың мынадай хронологиялық шектердің сақталуы: 1) ұйымның архив қоры үшін – олардың құрылуы мен таратылуының құқықтық актілер негізінде белгіленетін ресми күндері (бірнеше құқықтық актілер болған кезде олардың ең ерте күні ұйымның құрылған күні болып қабылданады); 2) біріктірілген архив қоры үшін – құжаттары біріктірілген архив қорының құрамына кірген ұйымдар қызметінің уақыты бойынша ең ерте құрылған және ең соңғы таратылған күндері; 3) жеке тектік архив қоры үшін – жеке тұлғаның, отбасы мүшелерінің немесе тектің туған және қайтыс болған күндері; 4) архивтік коллекция үшін – ең алғашқы және ең соңғы құжаттың күні
82.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде "Мемлекеттік архивтер қызметінің негізгі бағыттары мен нәтижелерінің көрсеткіштері" әкімшілік деректерін жинауға арналған нысанның болуы
83.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде архивті толықтыру көзі болып табылатын ұйымдарға бақылау істерінің болуы
84.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архивтік құжаттарды есепке алу схемасының болуы
85.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде және арнаулы мемлекеттік архивтерде архивтік құжаттардың тақырыптық, тақырыптық-экспозициялық және графикалық көрмелер жоспарының болуы
86.	Облыстардың (республикалық маңызы бар қалалардың, астананың) мемлекеттік архивтерінде архивтік құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы архивтік анықтамалықтардың және деректер базасының болуы

Лауазымды адам (адамдар):
_______________________________________________
(тегі, аты, әкесінің аты (бар болған жағдайда)
________________ _______________________________
(лауазымы) (қол таңбасы)
Бақылау субъектісінің (объектісінің) басшысы:
_______________________________________________
(тегі, аты, әкесінің аты (бар болған жағдайда)
________________ _______________________________
(лауазымы) (қол таңбасы)

	Бірлескен бұйрығына 4-қосымша
	Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2017 жылғы 9 маусымдағы № 172 және Қазақстан Республикасы Ұлттық экономика министрінің 2017 жылғы 14 тамыздағы № 301 бірлескен бұйрығына 4-қосымша

Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік архивтердің, Қазақстан Республикасының Президенті архиві және мемлекеттік архивтердің толықтыру көздерінде электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер бөлігінде электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуын тексеру парағы

Қазақстан Республикасының Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік
архивтердің, Қазақстан Республикасының Президенті архиві және мемлекеттік
архивтерді жинақтау көздеріне қатысты.
Бақылау субъектісінің (объектісінің) барумен тексеруді/профилактикалық
бақылауды тағайындаған мемлекеттік
орган ______________________________________________________________
Бақылау субъектісіне (объектісіне) бару арқылы
тексеруді/профилактикалық бақылауды тағайындау туралы акт______________
___________________________________________________________________
(№, күні)
Бақылау субъектісінің (объектісінің) атауы_____________________________
___________________________________________________________________
Бақылау субъектісінің (объектісінің) (жеке сәйкестендіру нөмірі) бизнес-
сәйкестендіру нөмірі _______________________________________________
Орналасқан жерінің мекенжайы______________________________________
__________________________________________________________________

№ р/с	Талаптар тізбесі	Талаптарға сәйкес келеді	Талаптарға сәйкес келмейді
1	2	3	4
1.	Электрондық құжаттың мазмұнды бөлігінде бір немесе бірнеше файлдардың мынадай форматтарды сақтауы: 1) PDF, PDF/A-1, TІFF, JPEG, JPG – графикалық формат; 2) RTF, DOCX – мәтіндік формат; 3) XLS, XLSX – кестелік формат; 4) PPT, PPTX – таныстырылымдар; 5) RAR, ZІP – архивтелген формат
2.	Электрондық тіркеу бақылау карточкаларын сақтау мерзімінің электрондық құжаттарды сақтау мерзіміне сәйкес келуі
3.	Электрондық құжаттарды сақтау кезінде электрондық құжаттардың және электрондық цифрлық қолтаңбаның тиісті ашық кілттерін байланыстырудың (үйлестірудің) қамтамасыз етілуі
4.	Істер номенклатурасында ұсынылған құжат нысанының: ақпарат жеткізгіші көрсетілген электрондық немесе қағаз түрінде болуы
5.	Электрондық құжаттарды және деректер қорын ұйымның істер номенклатурасына сәйкес істерге (папкаларға) қағаз жеткізгіштегі құжаттардан бөлек ақпаратты бөлек тасығышта қалыптастыру
6.	Электрондық құжаттарды сақтауды тиісті электрондық дерекқорларды, пайдаланылған электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттері (электрондық цифрлық қолтаңбаны тіркеу куәліктері) мен электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру және тексеру процестерін іске асыратын бағдарламаларды сақтаумен сүйемелдеу
7.	Ведомстволық және жеке архивте қағаз түпнұсқасы болмаған не салыстырудың нәтижесі теріс болған кезде ұйымның Орталық сараптау комиссиясымен (сараптау комиссиясы) және мемлекеттік архивтің немесе жергілікті атқарушы органның Сараптау-тексеру комиссиясымен келісу бойынша ұйым басшысы бекіткен электрондық құжаттың (тардың) көшірмесін (лерін) жою туралы актінің болуы
8.	Ұлттық архив қорының құжаттарын жою
9.	Архивтік істердің, электрондық құжаттардың (іс) бар-жоғын және жай-күйін жоспарлы түрде 3 жылда бір рет тексеру
10.	Істердің, құжаттардың, электрондық құжаттардың (істердің) жетіспеуі кезінде іздестіруді ұйымдастыру

Лауазымды адам (адамдар): ______________________________________
(тегі, аты, әкесінің аты (бар болған жағдайда)
________________________________ __________________
(лауазымы) (қолтаңбасы)
Бақылау субъектісінің (объектісінің) басшысы: __________________________
(тегі, аты, әкесінің аты (бар болған жағдайда)
______________________________ _____________________
(лауазымы) (қолтаңбасы)

	Бірлескен бұйрығына 5-қосымша
	Ұлттық архив қоры және архивтер туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуына тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарына 5-қосымша

Ұлттық архив қоры және архивтер туралы Қазақстан Республикасының заңнамасының сақталуына тәуекел дәрежесін айқындау үшін субъективті өлшемшарттардың тізбесі

Р/с №	Субъективті өлшемшарттар көрсеткіші	Субъективті өлшемшарт көрсеткіші бойынша ақпарат көзі	Маңыздылығы бойынша үлес салмағы, балл (барлығы 100 баллға дейін болуы тиіс), wi	Шарттар / мәндер, xi
				1-шарты / мәні
1	2	3	4	5
Бару арқылы профилактикалық бақылау үшін
1	Архив қоймаларында архив құжаттарының бар-жоғын және жай-күйін тексеру қорытындылары	Бақылау субъектісі ұсынатын есептілік пен мәліметтер мониторингінің нәтижелері	100	1 факт
				100%
2	Есепке алу құжаттарындағы деректерді мемлекеттік архив паспортымен, қорлар карточкаларымен салыстыру кезінде сәйкессіздік	Бақылау субъектісі ұсынатын есептілік пен мәліметтер мониторингінің нәтижелері	100	1 факт
				100%
3	Сараптамалық-тексеру комиссиясының отырысына ұсынылған құжаттардың құндылығын ғылыми-техникалық сараптау қорытындылары бойынша толықтыру көздері - ұйымдардың құжаттарының толық еместігі және қанағаттанарлықсыз техникалық жай-күйі	Бақылау субъектісі ұсынатын есептілік пен мәліметтер мониторингінің нәтижелері	100	1 факт
				100%
4	Толықтыру көздері-ұйымдарда құжаттардың сақталуы және архив жұмысы бойынша мемлекеттік архивтер ұсынатын талдамалық ақпараттың толық болмауы және бұзылуы	Бақылау субъектісі ұсынатын есептілік пен мәліметтер мониторингінің нәтижелері	100	1 факт
				100%
5	Уәкілетті органға, жергілікті атқарушы органдарға, мемлекеттік архивтерге архив қорлары бойынша мәліметтер беру бойынша келіп түсетін өтініштерді талдау қорытындылары	Мемлекеттік органдар мен ұйымдар ұсынатын мәліметтерді талдау нәтижелері	100	1 факт
				100%
6	Құжаттардың құндылықтарын сараптау мерзімдерінің болмауы немесе бұзылуы	Мемлекеттік органдар мен ұйымдар ұсынатын мәліметтерді талдау нәтижелері	100	1 факт
				100%
7	Архивтік құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппараттың болмауы	Мемлекеттік органдар мен ұйымдар ұсынатын мәліметтерді талдау нәтижелері	100	1 факт
				100%
8	Архивтік құжаттарды есепке алудағы бұзушылықтар	Мемлекеттік органдар мен ұйымдар ұсынатын мәліметтерді талдау нәтижелері	100	1 факт
				100%

	Бірлескен бұйрығына 6-қосымша
	Ұлттық архив қоры және архивтер туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуына тәуекел дәрежесін бағалау өлшемшарттарына 6-қосымша

Қазақстан Республикасы Ұлттық архивінің, орталық мемлекеттік архивтердің, Қазақстан Республикасының Президенті архиві және мемлекеттік архивтердің толықтыру көздерінде электрондық құжат айналымы мен электрондық архивтер бөлігінде электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы Қазақстан Республикасы заңнамасының сақталуына тәуекел дәрежесін айқындау үшін субъективтік өлшемшарттардың тізбесі

Р/с №	Субъективті өлшемшарттар көрсеткіші	Субъективті өлшемшарт көрсеткіші бойынша ақпарат көзі	Маңыздылығы бойынша үлес салмағы, балл (барлығы 100 баллға дейін болуы тиіс), wi	Шарттар / мәндер, xi
				1-шарты / мәні
1	2	3	4	5
Бару арқылы профилактикалық бақылау үшін
1	Архив қоймаларында архив құжаттарының бар-жоғын және жай-күйін тексеру қорытындылары	Бақылау субъектісі ұсынатын есептілік пен мәліметтер мониторингінің нәтижелері	100	1 факт
				100%
2	Есепке алу құжаттарындағы деректерді мемлекеттік архив паспортымен, қорлар карточкаларымен салыстыру кезінде сәйкессіздік	Бақылау субъектісі ұсынатын есептілік пен мәліметтер мониторингінің нәтижелері	100	1 факт
				100%
3	Сараптамалық-тексеру комиссиясының отырысына ұсынылған құжаттардың құндылығын ғылыми-техникалық сараптау қорытындылары бойынша толықтыру көздері - ұйымдардың құжаттарының толық еместігі және қанағаттанарлықсыз техникалық жай-күйі	Бақылау субъектісі ұсынатын есептілік пен мәліметтер мониторингінің нәтижелері	100	1 факт
				100%
4	Толықтыру көздері-ұйымдарда құжаттардың сақталуы және архив жұмысы бойынша мемлекеттік архивтер ұсынатын талдамалық ақпараттың толық болмауы және бұзылуы	Бақылау субъектісі ұсынатын есептілік пен мәліметтер мониторингінің нәтижелері	100	1 факт
				100%
5	Уәкілетті органға, жергілікті атқарушы органдарға, мемлекеттік архивтерге архив қорлары бойынша мәліметтер беру бойынша келіп түсетін өтініштерді талдау қорытындылары	Мемлекеттік органдар мен ұйымдар ұсынатын мәліметтерді талдау нәтижелері	100	1 факт
				100%
6	Құжаттардың құндылықтарын сараптау мерзімдерінің болмауы немесе бұзылуы	Мемлекеттік органдар мен ұйымдар ұсынатын мәліметтерді талдау нәтижелері	100	1 факт
				100%
7	Архивтік құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппараттың болмауы	Мемлекеттік органдар мен ұйымдар ұсынатын мәліметтерді талдау нәтижелері	100	1 факт
				100%
8	Архивтік құжаттарды есепке алудағы бұзушылықтар	Мемлекеттік органдар мен ұйымдар ұсынатын мәліметтерді талдау нәтижелері	100	1 факт
				100%