"Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2023 жылғы 9 тамыздағы № 215 бұйрығына өзгерістер мен толықтырулар енгізу туралы

Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің м.а. 2026 жылғы 17 наурыздағы № 115-НҚ бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2026 жылғы 26 наурызда № 38196 болып тіркелді

ЗҚАИ-ның ескертпесі!
Қолданысқа енгізілу тәртібін 4-тармақтан қараңыз.

БҰЙЫРАМЫН:

1. "Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2023 жылғы 9 тамыздағы № 215 бұйрығына (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 33290 болып тіркелген) мынадай өзгерістер мен толықтырулар енгізілсін:

көрсетілген бұйрықпен бекітілген Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтердің жинақтау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидаларында:

2-тармақта:

4) тармақша алып тасталсын;

9) тармақша мынадай редакцияда жазылсын:

"9) архивтік құжаттарды депозитарлық сақтау – меншік иесінің архивтік құжаттарға меншік құқығын сақтай отырып, құжаттардың меншік иесі мен тиісті архив арасындағы шартта айқындалатын талаптармен құжаттарды архивте сақтау;";

мынадай мазмұндағы 13-1) тармақшамен толықтырылсын:

"13-1) архивтік құжаттың төлнұсқа құқығындағы көшірмесі – өзге мемлекеттердің, сондай-ақ жеке немесе заңды тұлғалардың меншігіндегі архивтік құжаттың төлнұсқасындағы ақпарат пен оның сыртқы белгілерін қайталап көрсететін көшірме;";

мынадай мазмұндағы 19-1) тармақшамен толықтырылсын:

"19-1) аудиовизуалды құжаттардың міндетті данасы (бұдан әрі – міндетті дана) – кино-, фото-, фоно- және бейнеқұжаттардың әр түрінің, өндірушісі мемлекеттік архивтерге өтеусіз беруге тиісті данасы;";

мынадай мазмұндағы 24-1), 24-2) және 24-3) тармақшалармен толықтырылсын:

"24-1) жеке құрам жөніндегі құжаттар – жұмыскерді, қызметшіні жұмысқа, қызметке қабылдау кезінде, ауыстыру, орнын ауыстыру, жұмыстан шығару кезінде қалыптастырылатын, демалыс беру, іссапарлар, іссапарға жіберу, көтермелеу, жалақыны есепке жазу туралы құжаттар, әлеуметтік, зейнетақымен және медициналық қамсыздандыруға арналған ақшаның ұсталуы мен аударылуы, оқуы, біліктілік, разряд, атақ беру туралы мәліметтер және азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделерін қамтамасыз етуге байланысты өзге де құжаттар;

24-2) жинақтау көзі – қызметі процесінде ҰАҚ тұрақты сақтауға берілуге тиісті құжаттары қалыптастырылатын жеке немесе заңды тұлға;

24-3) қағаз жеткізгіштегі құжаттың электрондық көшірмесі – түпнұсқаға сәйкес келетін және қағаз жеткізгіштегі құжаттың электрондық бейнеленуін жасаған адамның электрондық цифрлық қолтаңбасы арқылы куәландырылған осындай электрондық бейнеленуі;";

мынадай мазмұндағы 27-1) тармақшамен толықтырылсын:

"27-1) Мемлекеттік қор каталогы – ҰАҚ құрамы, мазмұны, тұрған жері мен қолжетімділігі туралы мәліметтер беретін архив қорларының жүйеленген тізілімі;";

32) тармақша мынадай редакцияда жазылсын:

"32) ҰАҚ құжаттарын мемлекеттік есепке алу (бұдан әрі – мемлекеттік есепке алу) – архив қорларының саны мен құрамы, сақтау бірліктерінің саны туралы мәліметтерді қамтитын, облыс, республикалық маңызы бар қала, астана, қалалар мен аудандар және тұтастай мемлекет деңгейінде ҰАҚ құжаттарын есепке алу жүйесі;";

мынадай мазмұндағы 33-1) және 33-2) тармақшалармен толықтырылсын:

"33-1) Ұлттық архив қорының құжаттарын уақытша сақтау – уәкілетті орган белгілеген тәртіппен ҰАҚ құжаттарын тұрақты сақтауға бергенге дейін оларды сақтау;";

33-2) Ұлттық архив қорының құжаттарын тұрақты сақтау – ҰАҚ құжаттарын сақтау мерзімін белгілемей (мерзімсіз) сақтау;";

мынадай мазмұндағы 34-1) тармақшамен толықтырылсын:

"34-1) цифрлық архив – уәкілетті орган айқындаған тәртіппен электрондық нысанда ұйымдастырылған және сақталатын электрондық архивтік құжаттар мен архивтік құжаттардың электрондық көшірмелерінің жиынтығы;";

38) тармақша алып тасталсын;

40) тармақша алып тасталсын;

7-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"7. Жинақтау көздерінің тізімдерін республикалық мемлекеттік архивтің, Қазақстан Республикасы Президенті архивінің немесе жергілікті атқарушы органның (бұдан әрі – ЖАО) сараптау-тексеру комиссиясы (бұдан әрі – СТК) қарайды және архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы уәкілетті органның (бұдан әрі – уәкілетті орган) Орталық сараптау-тексеру комиссиясына (бұдан әрі – ОСТК) келісуге жіберіледі, келісілгеннен кейін оны уәкілетті орган бекітеді. Уәкілетті орган жинақтау көздерінің тізімін бекіткеннен кейін он жұмыс күні ішінде архив қызметкерлері тиісті деректерді цифрлық архивке енгізеді.";

10-тармақтың екінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"Уәкілетті орган жинақтау көздерінің тізімдерін бекіткеннен кейін архив қызметкерлері әлеуетті жинақтау көздерінің тізімін он жұмыс күні ішінде цифрлық архивке енгізеді.";

22-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"22. Электрондық құжаттар жойылған кезде архив қоймасынан электрондық құжаттардың барлық даналары алынады. Қайта пайдалануға жарамды электрондық жеткізгіштер оларға жазылған ақпаратты өшіргеннен кейін ақпаратты қайта жазу үшін пайдаланылуы мүмкін. Пайдалануға жарамсыз электрондық жеткізгіштер цифрлық технологиялар және киберқауіпсіздікті қамтамасыз ету саласындағы талаптарға сәйкес есептен шығарылады және жойылады.

Архивтің есепке алу құжаттарына, цифрлық архивке олардың есептен шығарылғаны туралы белгі енгізіледі.";

23-тармақтың үшінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"электрондық жеткізгішті ақпаратпен бірге механикалық жою (ұсақтау, балқыту, химиялық заттарды пайдалану). Бұл әдіс киберқауіпсіздікті толық қамтамасыз ету үшін қолайлы.";

30-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"30. ҰАҚ құжаттарын жинақтау көздерінен қабылдауды архив жинақтау көзі болып табылатын ұйым басшысымен келісу бойынша архив басшысы бекітетін жоспар-графикке сәйкес жүзеге асырады.

ҰАҚ құжаттарын, сондай-ақ уақытша сақтау мерзімі аяқталмаған архивтік құжаттарды жоспардан тыс қабылдау жинақтау көзі таратылған немесе архивтік құжаттардың сақталуына қатер төнген жағдайда жүзеге асырылады.

Заңды тұлғаны немесе жеке кәсіпкерді тарату себебінен құжаттарды қабылдау кезінде мемлекеттік архив құжаттарды мемлекеттік сақтауға қабылдау туралы архивтік анықтама береді.

ҰАҚ құрамына жатқызылмаған құжаттарды депозитарлық сақтауға қабылдау шарт жасасу арқылы жүзеге асырылады.

Мемлекеттік емес ұйымдардан құжаттарды қабылдау мерзімі шартта айқындалады.";

35-тармақтың бірінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"35. Аудиовизуалды құжаттар, оның ішінде міндетті дананы архивке тұрақты сақтауға мынадай жинақта қабылданады:";

36-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"36. Ғылыми-техникалық құжаттама сақтауға ғылыми-зерттеу, тәжірибелік-конструкторлық, жобалық-конструкторлық, технологиялық, жобалау-сметалық, қала құрылысы, патенттік-лицензиялық, картографиялық, геодезиялық, геологиялық, телеметриялық, жер орналастыру, орман орналастыру және әртүрлі ақпаратты жеткізгіштердегі өзге де арнайы құжаттама сияқты топтар бойынша жасалған тізімдемелермен қабылданады.";

37-тармақтың бірінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"37. Электрондық істерді мемлекеттік сақтауға қабылдау цифрлық жүйелер арасындағы ақпараттық өзара іс-қимылды регламенттейтін құжатқа сәйкес ұйымның цифрлық жүйесінен мемлекеттік архивтің цифрлық архивіне ақпараттық-телекоммуникациялық желі бойынша жүзеге асырылады.";

42-тармақтың үшінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"электрондық құжат жасауға жәрдемдескен цифрлық технология (бағдарламалық өнім нұсқасы) туралы мәліметтер;";

121-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"121. Электрондық құжаттарды (істерді) сақтауды ұйымдастыру мыналарды қамтиды:

белгіленген сақтау мерзімінде электрондық құжаттарды (істерді) кепілді сақтау;

барлық сақтау нысандарының бар болуы мен физикалық сақталуын қамтамасыз ету;

барлық сақтау нысандарының тұтастығын қамтамасыз ету;

ұзақ мерзімді перспективада электрондық құжаттарды (істерді) қайта жаңғыртуға жағдай жасау;

электрондық құжаттардың (істердің) қозғалысын бақылау (жаңа электрондық жеткізгішке қайта жазу және басқа да қайта жазу нысандары).

Архивте электрондық құжаттар (істер):

1) физикалық оқшауланған жеткізгіштерде – екі данада, оның біреуі негізгі, екіншісі жұмыс данасы болып табылады (бұл ретте негізгі және жұмыс даналары жеткізгіш өндірушілер ұсынған температуралық-ылғалдылық режимінде әртүрлі архив қоймаларында (үй-жайларында) сақталады);

2) цифрлық архивте – архивтің меншікті жабдығында немесе мемлекеттік органдардың деректерді өңдеу орталықтарында сақталады.

Электрондық құжаттарды физикалық оқшауланған жеткізгіштерде сақтаудың міндетті шарттары:

1) ақпаратты ұзақ уақыт (10 жылдан астам) сақтауға арналған жеткізгіштерді қолдану;

2) оларды жаңғыртуды, көшіруді және конвертациялауды жүзеге асыруға, сондай-ақ физикалық және техникалық жай-күйін бақылауға мүмкіндік беретін техникалық және бағдарламалық құралдардың болуы;

3) жаңа жеткізгіштерге көшірілуін және қазіргі заманғы форматтарға конвертациялауды жүргізу;

4) олардың теңтүпнұсқалығын, тұтастығын, шынайылығын, пайдалануға жарамдылығын бақылауды ұйымдастыру.

Цифрлық архивте электрондық құжаттарды (істерді) сақтаудың нормативтік шарттары:

1) оның мемлекеттік цифрлық жүйелерді құру, дамыту, пайдалануға беру және оларда ақпаратты сақтау саласындағы Қазақстан Республикасы заңнамасының талаптарына сәйкестігін тексеру;

2) оны пайдалану кезінде киберқауіпсіздік және ақпаратты қорғау талаптарының сақталуы;

3) электрондық құжаттардың резервтік көшірілуін, оның ішінде бұлтты технологияларды қолдану және оларды қазіргі заманғы форматтарға конвертациялау арқылы қамтамасыз етіледі.";

165-тармақтың үшінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"Цифрлық архивте электрондық құжаттардың бар-жоғын тексеру автоматты түрде жүргізіледі.";

183-тармақтың екінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"Табылмаған архивтік құжаттардың картотекасында архивтік құжаттардың есептен шығарылғандығы туралы белгі қойылады. Өзгерістер барлық есепке алу құжаттарына енгізіледі, "Архив қорларының құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтерге" енгізіледі, олар Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві Мемлекеттік қор каталогына өзгерістер енгізуі үшін уәкілетті органға жіберіледі.";

230-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"230. Істер, электрондық құжаттар тізімдемесін архив қызметкерлеріне және архивтің оқу залында (арнайы жабдықталған жұмыс орнында) мемлекеттік органдардың, соттардың, мүдделі ұйымдардың, азаматтардың жұмыс істеуі үшін алу және беру жергілікті желі, цифрлық байланыс арналары, цифрлық архив арқылы жүзеге асырылады.

Электрондық істер тізімдемесі мен электрондық құжаттарға қашықтан қол жеткізу үшін архив басшысы пайдаланушының цифрлық архивтегі авторлануы мен өтініші негізінде цифрлық архивте рұқсат береді.";

257-тармақтың екінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"Есепке алу құжаттары қағаз жеткізгіште және электрондық нысанда цифрлық архивте қалыптастырылады.";

259-тармақтың екінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"Қосалқы есепке алу құжаттары қағаз жеткізгіште де, цифрлық архивте электрондық нысанда да жүргізіледі.";

279-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"279. Есепке алу деректер базаларын, цифрлық архивті жоспарлы түрде толтыру есептік жылдан кейінгі 1 қаңтардағы жағдай бойынша жүзеге асырылады. Архив есепке алу құжаттарына, деректер базасына, цифрлық архивке жедел өзгерістер енгізуді тұрақты негізде жүргізеді.";

280-тармақтың бірінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"280. Архивтік құжаттардың цифрлық архивке келіп түсуін есепке алу мынадай негізде жүзеге асырылады:";

287-тармақтың бірінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"287. Көрсетілген жұмыстардың нәтижелері бойынша есепке алу құжаттарына, деректер базасына және цифрлық архивке өзгерістер енгізу үшін мыналар негіз болып табылады:";

304-тармақтың екінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"Жеке құрам бойынша құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу нәтижелері бойынша оларды сақтаудың 75 жылдық мерзімі өткеннен кейін есепке алу құжаттарына және цифрлық архивке тиісті өзгерістер енгізіледі.";

309-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"309. ҰАҚ құрамына кірмейтін архивтік құжаттар, оның ішінде архивке сақтауға қабылданған жеке құрам бойынша құжаттар ҰАҚ құжаттарынан бөлек есепке алынады. Оларды есепке алу үшін құжаттардың түсуін есепке алудың жеке кітабы, қорлар тізімі, сондай-ақ қорлардың парақтары мен басқа да қағаз жеткізгіштегі және цифрлық архивте есепке алу құжаттары жүргізіледі.";

325-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"325. Пайдалану процесінде жасалған және пайдалану қорына енгізілген архивтік құжаттардың көшірмелерін есепке алу архивте осы құжаттардың көшірмелерін есепке алудың жеке кітабында және цифрлық архивте жүргізіледі.";

328-тармақтың бірінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"328. Архивтік құжаттарды сипаттаудың өз құрылымы бар және архивтің тиісті бөлімдерінде (деректер базасында) және цифрлық архивте орналастырылатын жекелеген элементтерден тұрады.";

423-тармақтың үшінші бөлігінің 2) тармақшасы мынадай редакцияда жазылсын:

"2) жасалған күннен бастап жетпіс бес жылдық мерзімі өтпеген жеке тұлғаның жеке өмірі, жеке басының және отбасылық құпиясы туралы мәліметтерді қамтитын архивтік құжаттар;";

428-тармақтың бірінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"428. Архивке, оның ішінде цифрлық жүйелер бойынша келіп түсетін сұрау салулар:";

455-тармақтың екінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"Цифрлық жүйелерде архивтік анықтамасына архив басшысының не уәкілетті лауазымды тұлғаның ЭЦҚ-сымен қол қойылады.";

460-тармақтың екінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"Цифрлық жүйелерде архивтік көшірмелері мен архивтік үзінділеріне архив басшысының не уәкілетті лауазымды тұлғаның ЭЦҚ-сымен қол қойылады.".

2. Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрілігінің Архив, құжаттама және кітап ісі комитеті Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен:

1) осы бұйрықты Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркеуді;

2) осы бұйрықты Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігінің интернет-ресурсына орналастыруды қамтамасыз етсін.

3. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау жетекшілік ететін Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат вице-министріне жүктелсін.

4. Осы бұйрық 2026 жылғы 12 шілдеден бастап қолданысқа енгізілетін 1-тармақтың жиырма екіншіден бастап отыз төртінші, қырық бесіншіден бастап алпыс сегізінші, жетпіс біріншіден бастап тоқсан бірінші, тоқсан төртіншіден бастап тоқсан тоғызыншы абзацтарын қоспағанда, алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің міндетін атқарушы

К. Искаков

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Атом энергиясы жөніндегі агенттігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Ауыл шаруашылығы министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Әділет министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Бас прокуратурасы

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Бәсекелестікті қорғау

және дамыту агенттігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Ғылым және жоғары

білім министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Денсаулық сақтау министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Еңбек және халықты

әлеуметтік қорғау министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Жасанды интеллект және

цифрлық даму министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Жоғарғы Соты

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Жоғары аудиторлық палатасы

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Жоғары Сот Кеңесінің аппараты

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Көлік министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Қаржы министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Қаржы нарығын реттеу және

дамыту агенттігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Қаржылық мониторинг агенттігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Қорғаныс министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Мемлекеттік қызмет істері агенттігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Мемлекеттік күзет қызметі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Оқу-ағарту министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Өнеркәсіп және құрылыс министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасы

Президентінің Іс басқармасы

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Сауда және интеграция министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Су ресурстары және

ирригация министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Стратегиялық жоспарлау және

реформалар агенттігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Сыртқы істер министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Төтенше жағдайлар министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Туризм және спорт министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Ұлттық қауіпсіздік комитеті

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Ұлттық экономика министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Ұлттық банкі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Ішкі істер министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Экология және табиғи

ресурстар министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Энергетика министрлігі

О внесении изменений и дополнений в приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 августа 2023 года № 215 "Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами"

Приказ и.о. Министра культуры и информации Республики Казахстан от 17 марта 2026 года № 115-НҚ. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 26 марта 2026 года № 38196

Примечание ИЗПИ!
Порядок введения в действие см. п. 4.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 августа 2023 года № 215 "Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 33290) следующие изменения и дополнения:

в Правилах комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденных указанным приказом:

в пункте 2:

подпункт 4) исключить;

подпункт 9) изложить в следующей редакции:

"9) депозитарное хранение архивных документов – хранение в архиве документов на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы;"

дополнить подпунктом 13-1) следующего содержания:

"13-1) копия архивного документа на правах подлинника – копия, воспроизводящая информацию и внешние признаки подлинника архивного документа, находящегося в собственности иных государств, а также физических или юридических лиц;";

дополнить подпунктом 19-1) следующего содержания:

"19-1) обязательный экземпляр аудиовизуальных документов (далее – обязательный экземпляр) – экземпляр различных видов кино-, фото-, фоно- и видеодокументов, подлежащий безвозмездной передаче его производителем в государственные архивы;";

дополнить подпунктами 24-1), 24-2) и 24-3) следующего содержания:

"24-1) документы по личному составу – документы, образующиеся при приеме на работу, службу, при переводе, перемещении, увольнении работника, служащего о предоставлении отпуска, командировках, прикомандировании, поощрении, начислении заработной платы, сведения об удержании и отчислении денег на социальное, пенсионное и медицинское обеспечение, учебе, о присвоении квалификации, разряда, звания и иные документы, связанные с обеспечением прав и законных интересов граждан;

24-2) источник комплектования – физическое или юридическое лицо, в процессе деятельности которого образуются документы НАФ, подлежащие передаче на постоянное хранение;

24-3) электронная копия документа на бумажном носителе – электронное отображение документа на бумажном носителе, соответствующее оригиналу и удостоверенное посредством электронной цифровой подписи лица, изготовившего такое электронное отображение;";

дополнить подпунктом 27-1) следующего содержания:

"27-1) Государственный фондовый каталог – систематизированный реестр архивных фондов, представляющий сведения о составе, содержании, местонахождении и доступности документов НАФ;";

подпункт 32) изложить в следующей редакции:

"32) государственный учет документов НАФ (далее – государственный учет) – система учета документов НАФ на уровне области, города республиканского значения, столицы, городов и районов и государства в целом, включающая сведения о количестве и составе архивных фондов, количестве единиц хранения;";

дополнить подпунктами 33-1) и 33-2) следующего содержания:

"33-1) временное хранение документов Национального архивного фонда – хранение документов НАФ до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленным уполномоченным органом;

33-2) постоянное хранение документов Национального архивного фонда – хранение документов НАФ без определения срока (бессрочное);";

дополнить подпунктом 34-1) следующего содержания:

"34-1) цифровой архив – совокупность электронных архивных документов и электронных копий архивных документов, организованных и хранимых в электронной форме в порядке, определенном уполномоченным органом;";

подпункт 38) исключить;

подпункт 40) исключить;

пункт 7 изложить в следующей редакции;

"7. Списки источников комплектования рассматриваются экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) республиканского государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или местного исполнительного органа (далее – МИО) и направляются на согласование в Центральную экспертно-проверочную комиссию (далее – ЦЭПК) уполномоченного органа в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее – уполномоченный орган), после согласования утверждаются уполномоченным органом. В течение десяти рабочих дней после утверждения уполномоченным органом списка источников комплектования сотрудниками архивов вносятся соответствующие данные в цифровой архив.";

часть вторую пункта 10 изложить в следующей редакции:

"Список потенциальных источников комплектования в течение десяти рабочих дней после утверждения уполномоченным органом списка источников комплектования, сотрудниками архивов вносятся соответствующие данные в цифровой архив.";

пункт 22 изложить в следующей редакции:

"22. При уничтожении электронных документов из архивохранилища изымаются все экземпляры электронных документов. Электронные носители, пригодные к повторной эксплуатации, после стирания записанной на них информации используются для повторной записи информации. Электронные носители, непригодные к использованию, списываются и уничтожаются в соответствии с требованиями в области цифровых технологий и обеспечения кибербезопасности.

В учетные документы архива, цифровой архив вносится отметка об их списании.";

часть третью пункта 23 изложить в следующей редакции:

"механическое уничтожение электронного носителя вместе с информацией (измельчение, расплавление, использование химикатов). Для обеспечения полной кибербезопасности данный способ является предпочтительным.";

пункт 30 изложить в следующей редакции:

"30. Прием документов НАФ от источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с планом-графиком, утверждаемым руководителем архива, по согласованию с руководителем организации, являющейся источником комплектования.

Внеплановый прием документов НАФ, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется при ликвидации источника комплектования или угрозы сохранности архивных документов.

При приеме документов по причине ликвидации юридического лица или индивидуального предпринимателя государственным архивом выдается архивная справка о приеме документов на государственное хранение.

Прием на депозитарное хранение документов, не отнесенных к составу НАФ, осуществляется путем заключения договора.

Сроки приема документов от негосударственных организаций определяются в договоре.";

часть первую пункта 35 изложить в следующей редакции:

"35. Аудиовизуальные документы, в том числе обязательный экземпляр, принимаются в архив на постоянное хранение в следующем комплекте:";

пункт 36 изложить в следующей редакции:

"36. Научно-техническая документация принимается на хранение по описям, составленным по группам: научно-исследовательская, опытно-конструкторская, проектно-конструкторская, технологическая, проектно-сметная, градостроительная, патентно-лицензионная, картографическая, геодезическая, геологическая, телеметрическая, землеустроительная, лесоустроительная и иная специальная документация на различных носителях информации.";

часть первую пункта 37 изложить в следующей редакции:

"37. Прием электронных дел на государственное хранение осуществляется по информационно-телекоммуникационной сети из цифровой системы организации в цифровой архив государственного архива в соответствии с регламентирующим документом информационного взаимодействия между цифровыми системами.";

часть третью пункта 42 изложить в следующей редакции:

"сведения о цифровой технологии (версии программного продукта), с помощью которой создан электронный документ;";

пункт 121 изложить в следующей редакции:

"121. Организация хранения электронных документов (дел) включает:

гарантированное хранение электронных документов (дел) в течение установленных сроков хранения;

обеспечение наличия и физической сохранности всех объектов хранения; обеспечение целостности всех объектов хранения;

обеспечение условий для воспроизведения электронных документов (дел) в долговременной перспективе;

контроль перемещения электронных документов (дел) (перезапись на новый электронный носитель и иные формы перезаписи).

Хранение электронных документов (дел) в архиве осуществляется:

1) на физически обособленных носителях – в двух экземплярах, один из которых является основным, другой – рабочим (при этом основной и рабочий экземпляры хранятся в разных архивохранилищах (помещениях) при температурно-влажностном режиме, рекомендованном производителями носителей);

2) в цифровом архиве – на собственном оборудовании архива или в центрах обработки данных государственных органов.

Обязательными условиями хранения электронных документов (дел) на физически обособленных носителях являются:

1) применение носителей, предназначенных для долговременного (свыше 10 лет) хранения информации;

2) наличие технических и программных средств, позволяющих осуществлять их воспроизведение, миграцию и конвертацию, а также контролировать физическое и техническое состояние;

3) проведение миграции на новые носители и конвертации в современные форматы;

4) организация контроля за их аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования.

Нормативные условия хранения электронных документов (дел) в цифровом архиве обеспечиваются:

1) ее соответствием требованиям законодательства Республики Казахстан в области создания, развития, ввода в эксплуатацию государственных цифровых систем и хранения в них информации;

2) соблюдением при ее эксплуатации требований кибербезопасности и защиты информации;

3) резервной миграцией электронных документов, в том числе при применении облачных технологий, и их конвертацией в современные форматы.";

часть третью пункта 165 изложить в следующей редакции:

"Проверка наличия электронных документов в цифровом архиве осуществляется в автоматическом режиме.";

часть вторую пункта 183 изложить в следующей редакции:

"В картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии архивных документов с учета. Изменения вносятся во все учетные документы, включаются в "Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов", которые направляются в уполномоченный орган для внесения изменений Национальным архивом Республики Казахстан в Государственный фондовый каталог.";

пункт 230 изложить в следующей редакции:

"230. Доступ и предоставление электронных описей дел, электронных документов сотрудникам архива и для работы в читальном зале архива (специально оборудованном рабочем месте) работникам государственных органов, судов, заинтересованных организаций, граждан осуществляются посредством локальной сети, цифровых каналов связи, цифрового архива.

Для удаленного доступа к электронным описям дел и электронным документам руководителем архива выдается разрешение в цифровом архиве пользователю на основании его авторизации и заявления в цифровом архиве.";

часть вторую пункта 257 изложить в следующей редакции:

"Учетные документы формируются на бумажной основе и в электронной форме в цифровом архиве.";

часть вторую пункта 259 изложить в следующей редакции:

"Вспомогательные учетные документы ведутся как на бумажном носителе, так и в цифровом архиве.";

пункт 279 изложить в следующей редакции:

"279. В плановом порядке заполнение учетных баз данных, цифрового архива осуществляется по состоянию на 1 января следующего за отчетным годом. Оперативное внесение изменений в учетные документы, учетные базы данных, цифровой архив ведется архивом на постоянной основе.";

часть первую пункта 280 изложить в следующей редакции:

"280. Учет поступления архивных документов в цифровом архиве осуществляется на основании:";

часть первую пункта 287 изложить в следующей редакции:

"287. Основанием для внесения изменений в учетные документы, учетные базы данных и цифровой архив по результатам указанных работ являются:";

часть вторую пункта 304 изложить в следующей редакции:

"По результатам проведения экспертизы ценности документов по личному составу по истечении 75-летнего срока их хранения в учетные документы и цифровой архив вносятся соответствующие изменения.";

пункт 309 изложить в следующей редакции:

"309. Архивные документы, не входящие в состав НАФ, в том числе документы по личному составу, принятые на хранение в архив, учитываются отдельно от документов НАФ. Для их учета ведутся отдельная книга учета поступлений документов, список фондов, а также листы фондов и иные учетные документы и в цифровом архиве.";

пункт 325 изложить в следующей редакции:

"325. Учет копий архивных документов, созданных в процессе их использования и включенных в фонд пользования, ведется в архиве в отдельной книге учета копий этих документов и в цифровом архиве.";

часть первую пункта 328 изложить в следующей редакции:

"328. Описание архивных документов имеет свою структуру и состоит из отдельных элементов, которые помещаются в соответствующие разделы (базы данных) архива и в цифровом архиве.";

подпункт 2) части третьей пункта 423 изложить в следующей редакции:

"2) архивные документы, содержащие сведения о частной жизни, личной и семейной тайне физического лица, семидесятипятилетний срок со дня создания которых не истек;"

часть первую пункта 428 изложить в следующей редакции:

"428. Запросы, поступающие в архивы, в том числе по цифровым системам, подразделяются на:";

часть вторую пункта 455 изложить в следующей редакции:

"В цифровых системах архивная справка подписывается ЭЦП руководителя архива либо уполномоченного должностного лица";

часть вторую пункта 460 изложить в следующей редакции:

"В цифровых системах архивные копии и архивные выписки подписываются ЭЦП руководителя архива либо уполномоченного должностного лица.".

2. Комитету архивов, документации и книжного дела Министерства культуры и информации Республики Казахстан в установленном законодательством Республики Казахстан порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан после его официального опубликования.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и информации Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования, за исключением абзацев с двадцать второго по тридцать четвертый, сорок пятого по шестьдесят восьмой, семьдесят первого по девяносто первый, девяносто четвертого по девяносто девятый пункта 1, которые вводятся в действие с 12 июля 2026 года.

исполняющий обязанности Министра культуры и информации Республики Казахстан

К. Искаков

Согласован
Агентство Республики Казахстан
по атомной энергии

Согласован
Министерство сельского хозяйства
Республики Казахстан

Согласован
Министерство юстиции
Республики Казахстан

Согласован
Генеральная Прокуратура
Республики Казахстан

Согласован
Агентство по защите
и развитию конкуренции
Республики Казахстан

Согласован
Министерство науки
и высшего образования
Республики Казахстан

Согласован
Министерство здравоохранения
Республики Казахстан

Согласован
Министерство труда
и социальной защиты населения
Республики Казахстан

Согласован
Министерство искусственного интеллекта
и цифрового развития
Республики Казахстан

Согласован
Верховный Суд
Республики Казахстан

Согласован
Высшая аудиторская палата
Республики Казахстан

Согласован
Аппарат Высшего Судебного Совета
Республики Казахстан

Согласован
Министерство транспорта
Республики Казахстан

Согласован
Министерство финансов
Республики Казахстан

Согласован
Агентство Республики Казахстан
по регулированию и развитию
финансового рынка

Согласован
Агентство Республики Казахстан
по финансовому мониторингу

Согласован
Министерство обороны
Республики Казахстан

Согласован
Агентство Республики Казахстан
по делам государственной службы

Согласован
Служба государственной охраны
Республики Казахстан

Согласован
Министерство просвещения
Республики Казахстан

Согласован
Министерство промышленности
и строительства Республики Казахстан

Согласован
Управление делами Президента
Республики Казахстан

Согласован
Министерство торговли и интеграции
Республики Казахстан

Согласован
Министерство водных ресурсов и ирригации
Республики Казахстан

Согласован
Агентство Республики Казахстан
по стратегическому
планированию и реформам

Согласован
Министерство иностранных дел
Республики Казахстан

Согласован
Министерство по чрезвычайным ситуациям
Республики Казахстан

Согласован
Министерство туризма и спорта
Республики Казахстан

Согласован
Комитет национальной безопасности
Республики Казахстан

Согласован
Министерство национальной экономики
Республики Казахстан

Согласован
Национальный банк
Республики Казахстан

Согласован
Министерство внутренних дел
Республики Казахстан

Согласован
Министерство экологии
и природных ресурсов
Республики Казахстан

Согласован
Министерство энергетики
Республики Казахстан