Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларын бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің м.а. 2018 жылғы 25 шілдедегі № 168 бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2018 жылғы 31 шілдеде № 17249 болып тіркелді. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2025 жылғы 24 сәуірдегі № 192-НҚ бұйрығымен

Ескерту. Күші жойылды - ҚР Мәдениет және ақпарат министрінің 24.04.2025 № 192-НҚ (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

"Ұлттық архив қоры және архивтер туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 18-бабы 2-тармағының 2-7) тармақшасына және "Мемлекеттік статистика туралы" Қазақстан Республикасы Заңының 16-бабы 3-тармағының 2) тармақшасына сәйкес БҰЙЫРАМЫН:

Ескерту. Кіріспе жаңа редакцияда - ҚР Мәдениет және спорт министрінің м.а. 16.08.2022 № 239 (алғаш ресми жарияланған күнінен кейін он күнтізбелік күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

1. Қоса берілген Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидалары бекітілсін.

2. Мыналардың:

1) "Ұлттық архив қоры құжаттарының құрамы туралы деректердің орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізу қағидаларын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2013 жылғы 6 ақпандағы № 27 бұйрығының (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 8366 болып тіркелген, "Егемен Қазақстан" газетінде 2013 жылғы 20 наурызда № 90 (28029) жарияланған);

2) "Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу туралы нұсқаулықты бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2013 жылғы 6 ақпандағы № 27 бұйрығына өзгерістер енгізу туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2016 жылғы 9 желтоқсандағы № 321 бұйрығының (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 14654 болып тіркелген, 2017 жылғы 20 қаңтарда Қазақстан Республикасының Нормативтік құқықтық актілерінің эталондық бақылау банкінде жарияланған) күші жойылды деп танылсын.

3. Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлiгiнiң Архив ісі және құжаттама департаменті заңнамада белгiленген тәртiпте:

1) осы бұйрықты Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркеуді;

2) осы бұйрықты мемлекеттік тіркелген күннен бастап күнтізбелік он күн ішінде электронды түрде қазақ және орыс тілдерінде Қазақстан Республикасы нормативтік құқықтық актілерінің Эталондық бақылау банкіне ресми жариялау және енгізу үшін "Республикалық құқықтық ақпарат орталығы" шаруашылық жүргізу құқығындағы республикалық мемлекеттік кәсіпорнына жіберілуін;

3) осы бұйрық қолданысқа енгізілгеннен кейін екі жұмыс күні ішінде Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің интернет-ресурсында орналастыруды;

4) осы бұйрықта көзделген іс-шаралар орындалғаннан кейін екі жұмыс күні ішінде Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің Заң қызметі департаментіне іс-шаралардың орындалуы туралы мәліметтерді ұсынуды қамтамасыз етсін.

4. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт жетекшілік ететін вице-министріне жүктелсін.

5. Осы бұйрық алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің міндетін атқарушы	Е. Қожағапанов

"Келісілді"

Қазақстан Республикасының

Стратегиялық жоспарлау және

реформалар жөніндегі агенттігінің

Ұлттық статистика бюросы

Ескерту. Бұйрық белгімен толықтырылды - ҚР Мәдениет және спорт министрінің м.а. 16.08.2022 № 239 (алғаш ресми жарияланған күнінен кейін он күнтізбелік күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2018 жылғы 25 шілдедегі № 168 бұйрығымен бекітілген

Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидалары

Ескерту. Қағида жаңа редакцияда - ҚР Мәдениет және спорт министрінің м.а. 16.08.2022 № 239 (алғаш ресми жарияланған күнінен кейін он күнтізбелік күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидалары (бұдан әрі – Қағидалар) Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қоры (бұдан әрі – Ұлттық архив қоры) құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттік есебін жүргізу тәртібін айқындайды.

2. Архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы уәкілетті орган (бұдан әрі - уәкілетті орган) бірыңғай Мемлекеттік қорлар каталогын жүргізу жолымен Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алуды жүзеге асырады.

2-тарау. Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу тәртібі

3. Ұлттық архив қоры құжаттарына орталықтандырылған мемлекеттік есепке алуды жүргізу үшін Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар жыл сайын 5 қаңтарға дейін уәкілетті органға қағаз жеткізгіште (бір данада) және электрондық нысанда:

1) осы Қағидалардың 1-қосымшасына сәйкес нысан бойынша архив паспортын;

2) осы Қағидалардың 2-қосымшасына сәйкес нысан бойынша қор карточкасын;

3) осы Қағидалардың 3-қосымшасына сәйкес нысан бойынша қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтерді;

4) осы Қағидалардың 4-қосымшасына сәйкес нысан бойынша қорлар каталогы бойынша есептік мәліметтерді ұсынады.

4. Уәкілетті орган жыл сайын 15 ақпанға қарай Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтері, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві, арнаулы мемлекеттік архивтер және жергілікті атқарушы органдар ұсынған қор карточкаларының негізінде Мемлекеттік қор каталогына өзгерістер мен толықтырулар енгізеді.

5. Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар үш жылда бір рет 5 қаңтарға дейін осы Қағидалардың 5-қосымшасына сәйкес нысан бойынша Қазақстан Республикасы мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспортын уәкілетті органға ұсынады.

6. Уәкілетті орган үш жылда бір рет 15 ақпанға қарай ұсынылған жиынтық паспорттардың негізінде Қазақстан Республикасы мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспортын құрастырады.

Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларына 1-қосымша

"Архив паспорты" нысан әкімшілік деректер жинауға арналған

Ескерту. 1-қосымша жаңа редакцияда - ҚР Мәдениет және ақпарат министрінің 28.06.2024 № 275-НҚ (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

Ұсынылады: Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігі.

Әкімшілік деректер нысаны орналастырылған интернет – ресурс: www.mam.gov.kz.

Әкімшілік деректер нысанының атауы: "Архив паспорты".

Әкімшілік деректер нысанының индексі: АП-1.

Кезеңділігі: жылдық.

Есепті кезең: 20__ жыл.

Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар.

Әкімшілік деректер нысанын ұсыну мерзімі: жыл сайын есепті кезеңнен кейінгі 5 қаңтарға дейін.

20__жылғы "_ "________ ______________________ архив паспорты (архивтің атауы)

1-кесте

Архивтік құжаттардың құрамы мен көлемі

№ р/н	Көрсеткіштер	Қорлардың саны (дана)	Сақтау бірліктерінің саны				Уақытша сақтауға қабылданған сақтау бірліктерінің саны
			барлығы	соның ішінде
				тізімдемелерге енгізілгені	мемлекеттік тілдегілері	есепке алынған аса құндылары
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Қағаз негіздегі құжаттар. Барлығы
1.1	Басқару құжаттамасы
1.2	Жеке тектік құжаттар
1.3	Ғылыми-техникалық құжаттама
1.4	Жеке құрам бойынша құжаттар
2.	Киноқұжаттар
3.	Фотоқұжаттар
4.	Дыбыстық құжаттар
5.	Бейнеқұжаттар
6.	Машинада оқылатын құжаттар
7.	Төлнұсқа құқығындағы шағын нысандар
8.	Жиыны

2-кесте

Есеп бірлігінің көлемі

№ р/н	Көрсеткіштер	Есеп бірлігінің саны
		барлығы	соның ішінде тізімдемелерге енгізілгені
1	2	3	4
1	Киноқұжаттар
2	Дыбыстыққұжаттар
3	Бейнеқұжаттар
4	Машинада оқылатын құжаттар

3-кесте

Архивтік құжаттар көшірмелерінің сақтандыру қорының құрамы мен көлемі

№ р/н	Көрсеткіштер	Сақтау бірліктерінің саны		Сақтандыру қорының көлемі
		сақтандыру қоры үшін көшірілгендері	пайдалану қоры барлары	негативтер кадрларының саны (дана)	Сақтандыру қорының сақтау бірліктерінің саны
1	2	3	4	5	6
1	Қағаз негіздегі құжаттар. Барлығы
1.1	Басқару құжаттамасы
1.2	Жеке тектік құжаттар
1.3	Ғылыми-техникалық құжаттама
1.4	Жеке құрам бойынша құжаттар
2	Киноқұжаттар
3	Фотоқұжаттар
4	Дыбыстыққұжаттар
5	Бейнеқұжаттар
6	Машинада оқылатын құжаттар
7	Төлнұсқа құқығындағы шағын нысандар
8	Жиыны

4-кесте

Архивтік құжаттардың ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы мен көлемі

Тізімдемелер, каталогтар, деректер базасы

№ р/н	Көрсеткіштер	Тізімдемелер (есепке алу және сипаттау кітаптары) саны (дана)		Каталогтандырылды				Құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы деректер базалары құрылды
		барлығы	оның ішінде толық жинақта	Қорлар дың саны (дана)	Сақтау бірліктерінің саны	Жасалған карточкалар саны (дана)		Деректер базалары ның саны (дана)	мега байтта ғы көлемі
						барлығы	оның ішінде каталогтарға енгізілгендері
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Қағаз негіздегі құжаттар. Барлығы
11	Басқару құжаттамасы
12	Жеке тектік құжаттар
13	Ғылыми-техникалық құжаттама
1.4	Жеке құрам бойынша құжаттар
2	Киноқұжаттар
3	Фотоқұжаттар
4	Дыбыстыққұжаттар
5	Бейнеқұжаттар
6	Машинада оқылатын құжаттар
7	Төлнұсқа құқығындағы шағын нысандар
8	Жиыны

5-кесте

Анықтамалық-ақпараттық басылымдар

№ р/н	Көрсеткіштер	Саны (дана)
1	2	3
1	Басылған жолсілтемелер, қорлар бойынша қысқаша анықтамалықтар
2	Әкімшілік-аймақтық бөлу бойынша басылған анықтамалықтар
3	Мекемелер тарихы бойынша басылған анықтамалықтар
4	Өзге де түрде басылған анықтамалықтар
5	Басылған анықтамалықтардың барлығы

6-кесте

Ғылыми-анықтамалық кітапхананың құрамы мен көлемі

№ р/н	Көрсеткіштер	Саны (дана)
1	2	3
1	Кітаптар және кітапшалар
2	Газеттер
3	Журналдар
4	Баспа өнімдерінің өзге түрлері

7-кесте

Құжаттарды сақтау жағдайлары

№ р/н	Көрсеткіштер		Саны
1	2		3
1	Архив ғимараттары (дана)
2	Арнайы үй-жайлар (дана)
3	Бейімделген үй-жайлар (дана)
4	Архив қоймаларының толу дәрежесі (пайызбен)
5	Ғимараттардың күзет сигнализациясымен жабдықталуы (пайызбен)
6	Ғимараттардың өртке қарсы сигнализациямен жабдықталуы (пайызбен)
7	Металды сөрелерінің ұзындығы (қума метрмен)
8	Ағаш сөрелердің ұзындығы (қума метрмен)
9	Мұқабаланған құжаттар (сақтау бірлігімен)
Атауы __________________________________ __________________________________ ___________________________________		Мекенжайы ______________________________ ______________________________

Телефоны__________________________________________________________

Электрондық пошта мекенжайы _______________________________________

Орындаушы ___________________________________________ _______________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы, телефон

Басшы немесе оның міндетін атқарушы адам

______________________________________________________ ___________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы

Мөрдің орны (жеке кәсіпкерлер болып табылатын тұлғалардан қоспағанда)

_______________________

"Архив паспорты" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанға қосымша

"Архив паспорты" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысаны бойынша түсініктеме

Архив паспортының 1-бағанның 1-кестесінде "Архив құжаттардың құрамы мен көлемі", 2-кестесінде "Есепке алу бірлігінің көлемі", 3-кестесінде "Архивтік құжаттар көшірмелерінің сақтандыру қорының құрамы мен көлемі", 4-кестесінде "Архивтік құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы мен көлемі. Тізімдемелер, каталогтар, деректер базасы", 5-кестесінде "Анықтамалық-ақпараттық басылымдар", 6-кестесінде "Ғылыми-анықтамалық кітапхананың құрамы мен көлемі", 7-кестесінде "Құжаттарды сақтау шарттары" нөмір "№" реті бойынша толтырылады;

2-бағанда 1-кестесінде "Архивтік құжаттардың құрамы мен көлемі", 3-кестесінде "Архивтік құжаттар көшірмелерінің сақтандыру қорының құрамы 4-кестесінде "Архивтік құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы мен көлемі. Тізімдемелер, каталогтар, деректер базасы" архивтік құжаттардың көрсеткіштері (қағаз негіздегі құжаттар) көрсетіледі. Барлығы; басқару құжаттамасы; жеке тектік құжаттар; ғылыми-техникалық құжаттама; жеке құрам бойынша құжаттар; киноқұжаттар; фоноқұжаттар; бейнеқұжаттар; машинамен оқылатын құжаттама; түпнұсқа құқығындағы микроформалар; фотоқұжаттар; жиыны).

1-кестеде "Архивтік құжаттардың құрамы мен көлемі":

3-бағанда қорлар саны көрсетіледі;

4, 5, 6 және 7 – бағандарда сақтау бірліктерінің саны (4-баған – барлығы, 5- баған – тізімдемелерге енгізілген, 6-баған – мемлекеттік тілде, 7-баған – ерекше құнды есепке алынған) көрсетіледі;

8-бағанда уақытша сақтауға қабылданған сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі.

2-кестеде "Есепке алу бірлігінің көлемі":

2-бағанда есепке алу көрсеткіштері (киноқұжаттар, фоноқұжаттар, бейнеқұжаттар, машинамен оқылатын құжаттама) көрсетіледі;

3 және 4-бағандарда есепке алу бірліктерінің саны көрсетіледі (3-баған – барлығы, 4-баған – оның ішінде тізімдемеге енгізілгендер).

3-кестеде "Архивтік құжаттар көшірмелерінің сақтандыру қорының құрамы мен көлемі":

3 және 4-бағандарда сақтау бірліктерінің саны (3-баған – сақтандыру қоры үшін көшірілген, 4-баған пайдалану қоры бар) көрсетіледі;

5 және 6-бағандарда – сақтандыру қорының көлемі (5-баған - егатив кадрларының саны, 6-баған – сақтандыру қорының сақтау бірліктерінің саны) көрсетіледі.

4-кестеде "Архив құжаттарына ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы мен көлемі. Тізімдемелер, каталогтар, деректер базасы":

3 және 4-бағандарда тізімдемелердің саны (есепке алу және сипаттау кітаптары (3 – баған – барлығы, 4-баған – олардың толық жиынтықта) көрсетіледі;

5, 6, 7 және 8-бағандарда акаталогияланған (5-баған – қорлар саны, 6-баған – сақтау бірліктерінің саны, 7-баған – барлық жасалған карточкалар саны, 8-баған – каталогтарға енгізілген) құжаттардың саны көрсетіледі;

9 және 10-бағандарда құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы құрылған дерекқорлар (9-баған – дерекқорлардың саны, 10-баған – мега байтпен көлемі) көрсетіледі.

5-кестеде "Анықтамалық-ақпараттық басылымдар":

2-бағанда анықтамалық-ақпараттық басылымдардың көрсеткіштері (шығарылған жолсілтемелер, қорлар бойынша қысқаша анықтамалықтар, әкімшілік-аумақтық бөлініс бойынша шығарылған анықтамалықтар, мекемелердің тарихы бойынша шығарылған анықтамалықтар, басқа типтегі басылым анықтамалары, барлық шығарылған анықтамалықтар) көрсетіледі;

3-бағанда анықтамалық-ақпараттық басылымдардың саны көрсетіледі.

6-кестеде "Ғылыми-анықтамалық кітапхананың құрамы мен көлемі":

2-бағанда ғылыми-анықтамалық кітапхананың көрсеткіштері (кітаптар мен брошюралар, газеттер, журналдар, баспа өнімінің басқа да түрлері) көрсетіледі;

3-бағанда ғылыми-анықтамалық кітапхананың саны көрсетіледі.

7 кестеде "Құжаттарды сақтау шарттары":

2-бағанда құжаттарды сақтау көрсеткіштері (архив ғимараты, арнайы үй-жайлар, бейімделген үй-жайлар, архив қоймаларының жүктелу дәрежесі (пайызбен), ғимараттардың күзет сигнализациясымен жарақталуы (пайызбен), ғимараттардың өрт сигнализациясымен жарақталуы (пайызбен), металл стеллаждардың ұзындығы (қума метрмен), құжаттардың картондалуы (сақтау бірлігімен), ағаш стеллаждардың ұзындығы (қума метрмен) көрсетіледі

3-бағанда құжаттарды сақтау шарттарының саны көрсетіледі.

Ұлттық архив қорының Құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларына 2-қосымша

"Қор карточкасы" нысан әкімшілік деректер жинауға арналған

Ескерту. 2-қосымша жаңа редакцияда - ҚР Мәдениет және ақпарат министрінің 28.06.2024 № 275-НҚ (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

Ұсынылады: Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігі.

Әкімшілік деректер нысаны орналастырылған интернет – ресурс: www.mam.gov.kz.

Әкімшілік деректер нысанының атауы: "Қор карточкасы".

Әкімшілік деректер нысанының индексі: ҚК-1.

Кезеңділігі: жылдық.

Есепті кезең: 20__ жыл.

Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві және жергілікті атқарушы органдар.

Әкімшілік деректер нысанын ұсыну мерзімі: жыл сайын есепті кезеңнен кейінгі 5 қаңтарға дейін.

1-кесте

Қор карточкасы

Қордың бірінші түскен күні	Қор карточкасын алған күн	Қордың сақталған орны	Қордың № / Санаты/ Меншік нысаны
1	2	3	4
Қордың әр атауының шеткі даталары	Қордың атауы
5	6
20___ жылғы 1 қаңтардағы қордың көлемі	Жылдар	7
	Сақтау бірліктерінің/ құжаттардың саны	8
	Соның ішінде сипатталмаған сақтау бірліктері/құжаттар	9
	сақтау бірліктерінің сақтандыру көшірмелері барлары

2-кесте

Қор карточкасының артқы жағы

Тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы	Жылдың басы	Жылдың аяғы	Тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы	Жылдың басы	Жылдың аяғы
1	2	3	4	5	6

Қордың бұрынғы № _______

Ескертпе

_____________________________________________________________

Атауы ________________________________ ________________________________ ___________________________________

Мекенжайы ______________________________ ______________________________

Телефоны__________________________________________________________

Электрондық пошта мекенжайы _______________________________________

Орындаушы ___________________________________________ _______________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы, телефон

Басшы немесе оның міндетін атқарушы адам

_______________________________________________________ __________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы

Мөрдің орны (жеке кәсіпкерлер болып табылатын тұлғалардан қоспағанда)

_______________________

"Қор карточкасы" Әкімшілік деректерді Жинауға арналған нысанға қосымша

"Қор карточкасын" жүргізу бойынша нысанын толтыру түсіндірме әкімшілік деректерді жинауға арналған нысан

1-кестеде "Қор карточкасы":

1-бағанда қордың бірінші келіп түскен күні көрсетіледі;

2-бағанда қор карточкасын алған күн көрсетіледі;

3-бағанда қордың сақтау орны көрсетіледі;

4-бағанда қордың № /санаты / меншік нысаны көрсетіледі.

5- бағанда қордың әрбір атауының соңғы күндері көрсетіледі;

6- бағанда қордың атауы көрсетіледі;

7, 8 және 9-бағандарда 20__жылғы 1 қаңтардағы қордың көлемі (7-баған – жылдар, 8-баған – сақтау бірліктерінің/құжаттардың саны, 9-баған – оның ішінде сақтау бірліктерінің сақтандыру көшірмелері бар жазылмаған сақтау бірліктері/құжаттар) көрсетіледі.

2-кестеде "Қор карточкасының сыртқы жағы":

1 және 4-бағандарда тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы көрсетіледі;

2 және 5-бағандарда жылдың басы көрсетіледі;

3 және 6-бағандарда жылдың соңы көрсетіледі;

"Ескертпе" бағаны есеп беруді толтырған кезде ғана толтырылады.

Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларына 3-қосымша

"Қорлардың құрамындағы және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысан

Ескерту. 3-қосымша жаңа редакцияда - ҚР Мәдениет және ақпарат министрінің 28.06.2024 № 275-НҚ (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

Ұсынылады: Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігі.

Әкімшілік деректер нысаны орналастырылған интернет – ресурс: www.mam.gov.kz.

Әкімшілік деректер нысанының атауы: қорлардың құрамындағы және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер.

Әкімшілік деректер нысанының индексі: ҚҚКӨМ-1.

Кезеңділігі: жылдық.

Есепті кезең: 20__жыл.

Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар.

Әкімшілік деректер нысанын ұсыну мерзімі: жыл сайын есепті кезеңнен кейінгі 5 қаңтарға дейін.

Кесте

20__жылғы 1 қаңтардағы қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер

№ р/н	Қор №	Санаты	Қорлардың атаулары	Түсті		Шықты		___ жылғы 1 қаңтардағы қордағы сақтау бірліктерінің жалпы саны			Ескертпе
				Тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы	Жылдар	Тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы	Жылдар	Тізімдемелерге енгізілген сақтау бірліктері	Енгізілмеген сақтау бірліктері/ құжаттар	Сақтау бірліктерінің сақтау көшірмелері барлары
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Барлығы:____ ішінде____ қор,_______________ сақтау бірлігі/құжат түсті;

____ қор, _______________ сақтау бірлігі/құжат шықты;

_______________ сақтау бірлігіне сақтандыру көшірмелері жасалды.

_____ жылғы 1 қаңтарда архивте қорлардың тізімі бойынша № ___ден бастап № ____дейінгі қорлардың нөмірлері бар, соның ішінде бар болып есептелетін _______қор,____________ сақтау бірлігінің қор, тапсырылған және біріктірілген (істері пайдаланылған және нөмірін алуға болмайтын) қорлардың нөмірлері__________, жойылған қорлар_______________, бос нөмірлер___________________.

Атауы ______________________________ ______________________________ ___________________________________

Мекенжайы ______________________________ ______________________________

Телефоны___________________________________________________________

Электрондық почта мекенжайы ______________________________________

Орындаушы ___________________________________________ ___________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы, телефон

Басшы немесе оның міндетін атқарушы адам

______________________________________________________ ________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы

Мөрдің орны (жеке кәсіпкерлер болып табылатын тұлғалардан қоспағанда)

_______________________

"Қорлардың құрамындағы және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанға қосымша

"Қорлардың құрамындағы және көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанды толтыру бойынша түсініктеме

Кестеде "Қорлардың құрамы мен көлеміндегі өзгерістер туралы мәліметтер":

1-бағанда нөмір "№" реті бойынша толтырылады;

2-бағанда қордың № көрсетіледі;

3-бағанда санаты көрсетіледі;

4-бағанда қорлардың атауы көрсетіледі;

5 және 6-бағандарда келіп түскен құжаттар туралы (5-баған – тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы, 6-баған – жылдар) көрсетіледі;

7 және 8-бағандарда істен шыққан құжаттар туралы (7-баған – тізімдеменің атауы, құжаттардың аннотациясы, 8-баған – жылдар) көрсетіледі;

9, 10 және 11-бағандарда қордағы сақтау бірліктерінің жалпы саны (9-баған – сақтау бірліктерінің тізімдемесіне енгізілген, 10-баған – енгізілмеген сақтау бірліктері/құжаттары, 11-баған – сақтау бірліктерінің сақтандыру көшірмелері бар) көрсетіледі;

12-бағанда ескертпе көрсетіледі (егер жаңа қор көрсетілсе – қор карточкасын қараңыз, егер жалғасы қалыптастырылса қор карточкасы – қор карточкасының жалғасын қараңыз, сақтау бірліктері келіп түскен немесе шығып қалған жағдайда жыл ішінде келіп түскен сақтау бірліктерінің саны істердің келіп түскен немесе шығып қалған актісінің № мен күнін көрсете отырып көрсетіледі).

Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларына 4-қосымша

"Қор каталогы бойынша есепке алу мәліметтері" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысан

Ескерту. 4-қосымша жаңа редакцияда - ҚР Мәдениет және ақпарат министрінің 28.06.2024 № 275-НҚ (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

Ұсынылады: Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігі.

Әкімшілік деректер нысаны орналастырылған интернет – ресурс: www.mam.gov.kz.

Әкімшілік деректер нысанының атауы: қор каталогы бойынша есепке алу мәліметтері.

Әкімшілік деректер нысанының индексі: ҚКЕМ-1.

Кезеңділігі: жылдық.

Есепті кезең: 20__ жыл.

Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, арнаулы мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің архиві және жергілікті атқарушы органдар.

Әкімшілік деректер нысанын ұсыну мерзімі: жыл сайын есепті кезеңнен кейінгі 5 қаңтарға дейін.

Кесте

20__жылғы 1 қаңтардағы Қорлар каталогы бойынша есептік мәліметтер

№ р/н	Архивтің атауы	Қорлар тізімі бойынша қорлардың бірінші және соңғы нөмірлері	20 __ жылғы 1 қаңтардағы паспорт бойынша қорлардың саны (дана)	Қор каталогындағы карточкалар саны				Қорлардың бос нөмірлерінің саны (дана)	Ескертпе
				Барлығы	Архивте сақталатын қорларға	Біріктірілген архив қорының құрамына енгізілген (бұрын пайдаланылған) қорларға және тапсырылған қорлар	Жойылған қорларға
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Атауы ____________________________________ ____________________________________

Мекенжайы __________________________ _________________________

Телефоны______________________________________________________

Электрондық почта мекенжайы _______________________________________

Орындаушы ___________________________________________ _______________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы, телефон

Басшы немесе оның міндетін атқарушы адам

_______________________________________________________ __________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы

Мөрдің орны (жеке кәсіпкерлер болып табылатын тұлғалардан қоспағанда)

_______________________

"Қор каталогы бойынша есепке алу мәліметтері" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанға қосымша

"Қор каталогы бойынша есепке алу мәліметтері" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанды толтыру бойынша түсіндірме

"20__жылғы 1 қаңтардағы Қорлар каталогы бойынша есептік мәліметтер" кестеде:

1-бағанда нөмір "№" реті бойынша толтырылады;

2-бағанда архивтің атауы көрсетіледі;

3-бағанда Қорлар тізімі бойынша қорлардың бірінші және соңғы нөмірлері көрсетіледі;

4-бағанда 20__жылғы 1 қаңтарға паспорт бойынша қорлардың саны көрсетіледі;

5, 6, 7 және 8-бағандарда қор каталогындағы карточкалардың саны (5-баған – барлығы, 6-баған – архивте сақталатын қорларға, 7-баған – біріккен архив қорының құрамына енгізілген қорларға (бұрын пайдаланылған) және берілген қорларға, 8-баған – жоғалған қорларға) көрсетіледі;

9-бағанда қорлардың бос нөмірлерінің саны көрсетіледі;

10-бағанда ескертпе көрсетіледі (ескертпеде бос қорлардың нөмірлерін көрсету қажет).

Ұлттық архив қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу қағидаларына 5-қосымша

"Қазақстан Республикасының Мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспорты" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысан

Ескерту. 5-қосымша жаңа редакцияда - ҚР Мәдениет және ақпарат министрінің 28.06.2024 № 275-НҚ (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі) бұйрығымен.

Ұсынылады: Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігі.

Әкімшілік деректер нысаны орналастырылған интернет – ресурс: www.mam.gov.kz.

Әкімшілік деректер нысанының атауы: "Қазақстан Республикасының Мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспорты".

Әкімшілік деректер нысанының индексі: ҚР МА ТКЖП-1.

Кезеңділігі: үш жылда бір рет.

Есепті кезең: 20__ жыл.

Ақпаратты ұсынатын тұлғалар тобы: Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві, орталық мемлекеттік архивтер, Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві және жергілікті атқарушы органдар.

Әкімшілік деректер нысанын ұсыну мерзімі: есепті жылдан кейінгі 20___жылғы 5 қаңтарға дейін үш жылда бір рет.

20__жылғы 1 желтоқсандағы Қазақстан Республикасы мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспорты

1-кесте

Мемлекеттік архивтерге басқару құжаттамаларын тапсыратын ұйымдар туралы мәліметтер

№ р/н	Көрсеткіштердің атауы	Саны	Штат бойынша жұмыскерлер саны	Архив мекемелерімен келісілгендер саны (дана)		Құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны (дана)	Құжаттарды тұрақты сақтауға тапсыруға толық дайындаған ұйымдардың саны (дана)
				Істер номенклатуралары	Іс жүргізу бойынша нұсқаулықтар, ережелер
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Мемлекеттік архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік ұйымдар
2	Мемлекеттік архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік емес ұйымдар
3	Аудандық, қалалық архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік ұйымдар
4	Аудандық, қалалық архивтерді бейіні бойынша толықтыратын мемлекеттік емес ұйымдар
5	Біріктірілген ведомстволық архивтер

2-кесте

Басқару құжаттамасы туралы мәліметтер

№ р/н	Көрсеткіштердің атауы	Сақтау бірліктерінің барлығы	Тұрақты сақталатын құжаттардың саны (сақтау бірлігімен)		Жеке құрам бойынша құжаттардың саны (сақтау бірлігімен)		Жыл бойы тұрақты сақталатын істердің саны (сақтау бірлігімен)
			Тізімдемелерге енгізілгені	Белгіленген мерзімнен артық сақталғаны	Барлығы	Тізімдемелерге енгізілгені
			Архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілгендері
						Архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілгендері
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Мемлекеттік архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
2	Мемлекеттік архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
3	Аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
4	Аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейіні бойынша басқару құжаттамасын сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
5	Біріктірілген ведомстволық архивтерде сақталатын басқару құжаттамасы

3-кесте

Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын мемлекеттік, қалалық, аудандық архивтердің жинақтау көздері туралы мәліметтер

№ р/н	Ұйымдардың түрлері	Құжаттарды сақтауға арналған үй-жайдың саны (дана)	Штат бойынша қызметкерлер саны	Тізімдемелерге енгізілген сақтау бірліктерінің саны	Белгіленген мерзімнен артық сақталған құжаттар саны (сақтау бірлігімен)	Сақтау бірліктерінің барлығы
				Архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілгендері
1	2	3	4	5	6	7
1	Мемлекеттік ұйымдар
2	Мемлекеттік емес ұйымдар

4-кесте

Кино-, фото-, дыбыстық-, бейнеқұжаттар туралы мәліметтер

№ р/н	Ұйымдардың түрлері	Архив мекемесінде тіркеуде тұратын ұйымдардың саны (дана)	Құжаттарды сақтауға арналған үй-жайдың саны (дана)	Штат бойынша қызметкерлер саны	Сақтау бірліктерінің саны тізімдемелерге енгізілгені	Белгіленген мерзімнен артық сақталған құжаттар саны (сақтау бірлігімен)
					Архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясымен бекітілгендері
1	2	3	4	5	6	7
1	Киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
2	Киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
3	Фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
4	Фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
5	Дыбыстық құжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
6	Дыбыстық құжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар
7	Бейнеқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар
8	Бейнеқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар

Атауы _____________________________ _____________________________ ___

Мекенжайы _____________________________ _____________________________

Телефоны______________________________________________________

Электрондық пошта мекенжайы ___________________________________

Орындаушы ___________________________________________ _______________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы, телефон

Басшы немесе оның міндетін атқарушы адам

_______________________________________________________ __________

тегі, аты және әкесінің аты (бар болған жағдайда) қолы

Мөрдің орны (жеке кәсіпкерлер болып табылатын тұлғалардан қоспағанда

______________________

"Қазақстан Республикасының Мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспорты" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанға қосымша

"Қазақстан Республикасының Мемлекеттік архивтерінің жинақтау көздерінің жиынтық паспорты" әкімшілік деректерді жинауға арналған нысанды толтыру бойынша түсіндірме

1-бағанның 1-кестесінде "Мемлекеттік архивтерге басқару құжаттамасын беретін ұйымдар туралы мәліметтер", 2-кестесінде "Басқару құжаттамасы туралы мәліметтер," 3-кестесінде "Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын мемлекеттік, қалалық, аудандық архивтердің жинақтау көздері туралы мәліметтер", 4-кестесінде "Кино -, фото -, фоно -, бейне құжаттары туралы мәліметтер" "№" реті бойынша толтырылады.

1 кестеде "Мемлекеттік архивтерге басқару құжаттамасын беретін ұйымдар туралы мәліметтер":

2-бағанда (мемлекеттік архивтерді жинақтау бейініндегі мемлекеттік ұйымдар, мемлекеттік архивтерді жинақтау бейініндегі мемлекеттік ұйымдар, аудандық, қалалық архивтерді жинақтау бейініндегі мемлекеттік ұйымдар, аудандық, қалалық архивтерді толықтыру бейініндегі мемлекеттік емес ұйымдар, біріктірілген ведомстволық архивтер) көрсеткіштердің атауы көрсетіледі;

3-бағанда саны көрсетіледі;

4-бағанда штаттық қызметкерлердің саны көрсетіледі;

5 және 6-бағандарда архив мекемелерімен келісілгендердің саны (5-баған – істер номенклатурасы, 6-баған – нұсқаулықтар, іс жүргізу ережелері) көрсетіледі;

7-бағанда құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі;

8-бағанда құжаттарды тұрақты сақтауға беруге толық дайындаған ұйымдардың саны көрсетіледі.

2 кестеде "Басқару құжаттамасы туралы мәліметтер":

2-бағанда көрсеткіштердің атауы (мемлекеттік архивтерді жинақтау бейініндегі мемлекеттік ұйымдар, мемлекеттік архивтерді бейіндегі толықтырудың мемлекеттік емес ұйымдары, аудандық, қалалық архивтерді бейінді толықтырудың мемлекеттік ұйымдары, аудандық, қалалық архивтерді бейіндік жинақтаудың мемлекеттік емес ұйымдары, біріктірілген ведомстволық архивтер) көрсетіледі;

3-бағанда барлық сақтау бірліктері көрсетіледі;

4 және 5-бағандарда тұрақты сақтау мерзімі бар құжаттардың саны (сақтау бірліктерінде (4-баған – архив мекемесінің сараптау - тексеру комиссиясы бекіткен тізімдемелерге енгізілген, 5-баған – белгіленген мерзімнен артық сақталатын) көрсетіледі;

6 және 7-бағандарда жеке құрам бойынша құжаттардың саны (сақтау бірліктерінде (6-баған – барлығы, 7-баған – архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен тізімдемелерге енгізілген) көрсетіледі;

8-бағанда жыл ішінде тұрақты сақтау мерзімі қалыптасқан істердің саны (сақтау бірліктерінде) көрсетіледі.

3-кестеде "Ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтайтын Мемлекеттік, қалалық, аудандық архивтерді жинақтау көздері туралы мәліметтер":

2-бағанда ұйымдардың түрлері (мемлекеттік ұйымдар, мемлекеттік емес ұйымдар) көрсетіледі;

3-бағанда құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі;

4-бағанда штаттық қызметкерлердің саны көрсетіледі;

5-бағанда архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен тізімдемеге енгізілген сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

6-бағанда белгіленген мерзімнен артық сақталатын құжаттардың саны көрсетіледі (сақтау бірлігінде);

7-бағанда барлық сақтау бірліктері көрсетіледі.

4-кестеде "Кино -, фото -, фоно -, бейне құжаттар туралы мәліметтер":

2-бағанда ұйымдардың түрлері (киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар, киноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар, фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар, фотоқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар, фоноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар, фоноқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік емес ұйымдар, бейнеқұжаттарды сақтайтын мемлекеттік ұйымдар) көрсетіледі;

3-бағанда архивтік мекемеде есепте тұрған ұйымдардың саны көрсетіледі;

4-бағанда құжаттарды сақтауға арналған үй-жайлардың саны көрсетіледі;

5-бағанда штаттық қызметкерлердің саны көрсетіледі;

6-бағанда архив мекемесінің сараптау-тексеру комиссиясы бекіткен тізімдемеге енгізілген сақтау бірліктерінің саны көрсетіледі;

7-бағанда белгіленген мерзімнен артық сақталғандардың саны (сақтау бірліктерінде) көрсетіледі.

On approval of the Rules for Centralized State Accounting of Documents of the National Archival Fund

Order Acting Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan dated July 25, 2018 № 168. Registered with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan on July 31, 2018 № 17249.

Unofficial translation

In accordance with subparagraph 2-7) of paragraph 2 of Article 18 of the Law of the Republic of Kazakhstan "On National Archive Fund and Archives" and subparagraph 2) of paragraph 3 of Article 16 of the Law of the Republic of Kazakhstan "On State Statistics" I hereby ORDER:

Footnote. The preamble - in the wording of the order of the acting Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan dated 16.08.2022 № 239 (shall enter into force upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication).

1. That the enclosed Rules for the Centralized State Accounting of Documents of the National Archival Fund shall be approved.

2. The following orders shall be deemed to have lost force:

1) Order № 27 of the Minister of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan of February 6, 2013 “On Approval of the Rules for Centralized Sate Accounting of Data on the Documents Content of the National Archival Fund” (registered in the Register of State Registration of Regulatory Legal Acts under № 8366, published in Kazakhstankaya Pravda newspaper on March 20, 2013 under № 101-102 (27375-27376).

2) Order № 321 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan of December 9, 2016, “On Introduction of Amendments to Order № 27 of the Minister of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan of February 6, 2013 “On Approval of the Instruction on the Centralized State Accounting of Documents of the National Archival Fund of the Republic of Kazakhstan” (registered in the Register of State Registration of Regulatory Legal Acts under № 14654, published on January 20, 2017 in the Reference Control Bank of Regulatory Legal Acts of the Republic of Kazakhstan).

3. In the manner prescribed by the laws, the Department of the Archiving and Documentation of the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan, shall ensure:

1) state registration of this order with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan;

2) within ten calendar days from the date of the state registration of this order, sending the electronic copy hereof both in the Kazakh and Russian languages to Republican State Enterprise on the Right of Economic Management “Republican Center for Legal Information” for official publication and inclusion into the Reference Control Bank of Regulatory Legal Acts of the Republic of Kazakhstan;

3) within two working days after its enactment, the placement of this order on the Internet resource of the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan;

4) within two working days after the execution of the measures provided for by this paragraph, the submission of the information on the implementation of the activities to the Legal Department of the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan.

4. Control over the execution of this order shall be entrusted to the supervising Vice-Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan.

5. This order shall enter into force upon the expiry of ten calendar days after the day of its first official publication.

Acting Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan

Y. Kozhagapanov

"Agreed"

Bureau of National Statistics

of the Agency for Strategic

Planning and Reforms

of the Republic of Kazakhstan

Footnote. The order as added by the stamp in accordance with the order of the acting Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan dated 16.08.2022 № 239 (shall enter into force upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication).

Approved by Order № 168 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan of July 25, 2018

Rules of centralized state registration of documents of the National Archival Fund

Footnote. The Rules - in the wording of the order of the acting Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan dated 16.08.2022 № 239 (shall enter into force upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication).

Chapter 1. General provisions

1. The Rules of centralized state registration of documents of the National Archival Fund (hereinafter referred to as the Rules) shall determine the procedure for centralized state registration of documents of the National Archival Fund of the Republic of Kazakhstan (hereinafter referred to as the National Archival Fund).

2. The authorized body in the field of archival affairs and documentation management (hereinafter referred to as the authorized body) shall carry out centralized state accounting of documents of the National Archive Fund by maintaining a unified State stock catalog.

Chapter 2. Procedure for Centralized State Registration of Documents of the National Archival Fund

3. To conduct centralized state registration of documents of the National Archive Fund, the National Archive of the Republic of Kazakhstan, central state archives, special state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan and local executive bodies shall be submitted annually to the authorized body on paper (in one copy) and in electronic form until January 5:

1) archive passport according to the form according to Annex 1 to the Rules;

2) fund card in accordance with Annex 2 to the Rules;

3) information on changes in the composition and volume of funds in the form according to Annex 3 to these Rules;

4) accounting information on the stock catalog in the form according to Annex 4 to these Rules.

4. The authorized body annually by February 15 shall introduce amendments and additions to the State Stock Catalog on the basis of fund cards submitted by the National Archive of the Republic of Kazakhstan, the Central State Archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan, special state archives and local executive bodies.

5. The National Archive of the Republic of Kazakhstan, the Central State Archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan and local executive bodies once every three years until January 5 submit to the authorized body a consolidated passport of sources of acquisition of state archives of the Republic of Kazakhstan according to the form in accordance with Annex 5 to these Rules.

6. The authorized body once every three years by February 15, on the basis of the submitted consolidated passports, shall draw up a consolidated passport of the sources of acquisition of state archives of the Republic of Kazakhstan.

Appendix 1 to the Rules for centralized state accounting of the National Archival Fund records

Form, intended for collection of administrative data “Archive passport”

Footnote. Appendix 1 as amended by the order of the Minister of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan dated 28.06.2024 275-НК (effective ten calendar days after the date of its first official publication).

Presented to: the Ministry of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan.
The administrative data form is available on the Internet resource:

www.mam.gov.kz.

Name of the administrative data form: “Archive passport”.

Index of the administrative data form: PA-1.

Periodicity: annual. Reporting period: 20__ year.

Information is presented by: National Archive of the Republic of Kazakhstan,

central state archives, special state archives,

Archive of the President of the Republic of Kazakhstan and local executive bodies.

Deadline for submitting the administrative data form:

annually by January 5 following the reporting year .

Archive passport __________________________________ for “ ” 20__ (archive name) Table 1

Composition and volume of archival records

№ n/n	Indicators	Number of funds (pieces)	Number of storage units				Number of storage units accepted for temporary storage
			total	including
				listed in the inventory	in the state language	considered especially valuable
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Paper documents. Total
1.1	Management records
1.2	Documents of personal origin
1.3	Scientific- technological records
1.4	Personnel records
2	Documentary films
3	Documentary photographs
4	Audio records
5	Video documents
6	Machine-readable documentation
7	Microforms as originals
8	Total

Table 2

Volume of accounting units

№ n/n	Indicators	Number of storage units
		total	including listed in the inventory
1	2	3	4
1	Documentary films
2	Audio records
3	Video documents
4	Machine-readable documentation

Table 3

Composition and volume of the insurance fund of copies of archival documents

№ n/n	Indicators	Number of storage units		Volume of insurance fund
		copied for insurance fund	having a user fund	number of negative frames (pieces)	number of storage units of the insurance fund
1	2	3	4	5	6
1	Paper documents. Total
1.1	Management records
1.2	Documents of personal origin
1.3	Scientific- technological records
1.4	Personnel records
2	Documentary films
3	Documentary photographs
4	Audio records
5	Video documents
6	Machine-readable documentation
7	Microforms as originals
8	Total

Table 4

Composition and volume of scientific reference apparatus to archival documents Inventories, catalogues, databases

№ n/n	Indicators	Number of inventories (record and description books) (pieces)		Catalogued				Created databases on the composition and content of documents
		total	of which in complete set	Number of funds (pieces)	Number of storage units	Number of compiled cards (pieces)		Number of databases (pieces)	volume in mega bytes
						total	of which catalogued
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Paper documents. Total
1.1	Management records
1.2	Documents of personal origin
1.3	Scientific- technological records
1.4	Personnel records
2	Documentary films
3	Documentary photographs
4	Audio records
5	Video documents
6	Machine-readable documentation
7	Microforms as originals
8	Total

Table 5

Reference and information publications

№ n/n	Indicators	Number (pieces)
1	2	3
1	Published guides, brief reference books on collections
2	Published reference books on administrative-territorial division
3	Published reference books on the history of institutions
4	Published reference books of other types
5	Total reference books published

Table 6

Composition and volume of the scientific reference library

№ n/n	Indicators	Quantity (pieces)
1	2	3
1	Books and brochures
2	Newspapers
3	Magazines
4	Other types of printed materials

Table 7

Document storage conditions

№ n/n	Indicators	Number
1	2	3
1	Archive buildings (pieces)
2	Special premises (pieces)
3	Adapted premises (pieces)
4	The degree of occupancy of archive storage facility (in percent)
5	Availability of security alarm system in buildings (in percent)
6	Availability of fire alarm system in buildings (in percent)
7	Length of metal shelving (in linear meters)
8	Length of wooden shelving (in linear meters)
9	Documents packed in cardboard (in storage units )

Name
Address _____________________________ _________________________

__________________________________________________________
Telephone ___________________________________________________

E-mail address ____________________________________

Executed by_______________________________________________

surname, first name and patronymic (if any), signature, telephone

Manager or person acting in his capacity

__________________________________________________________
surname, first name and patronymic (if any), signature

Seal (except persons who are private business entities)

_______________________

Attachment to the form intended for collecting administrative data “Archive Passport”

Explanation on filling out the form intended for collecting administrative data "Archive Passport"

In columns 1 of Table 1 "Composition and volume of archival records", Table 2 "Volume of accounting unit", Table 3 "Composition and volume of the insurance fund of copies of archival documents", Table 4 "Composition and volume of the scientific reference apparatus to archival documents. Inventories, catalogues, databases", Table 5 "Reference and information publications", Table 6 "Composition and volume of the scientific reference library", Table 7 "Storage conditions of documents" the sequential number "№" shall be filled in;

in columns 2 of Table 1 "Composition and volume of archival records", Table 3 "Composition and volume of the insurance fund of copies of archival documents", Table 4 "Composition and volume of the scientific reference apparatus to archival documents. Inventories, catalogues, databases" the indicators shall be indicated of archival documents (paper documents. Total, management records, documents of personal origin, scientific-technological records, personnel records, documentary films, audio records, video documents, machine-readable documentation, microforms as originals, documentary photographs, total).

In Table 1 "Composition and Volume of Archival Documents":

column 3 indicates the number of funds;

columns 4, 5, 6 and 7 indicate the number of storage units (column 4 - total, column 5 – including listed in inventories, column 6 - in the state language, column 7 - considered especially valuable);

column 8 indicates the number of storage units accepted for temporary storage.

In Table 2 "Volume of Accounting Units":

column 2 indicates accounting indicators (documentary films, audio records, video documents, machine-readable documentation);

columns 3 and 4 indicate the number of accounting units (column 3 - total, column 4 - including listed in the inventories).

In Table 3 "Composition and volume of the insurance fund of copies of archival documents":

columns 3 and 4 indicate the number of storage units (column 3 - copied for the insurance fund, column 4 - having a user fund);

columns 5 and 6 indicate the volume of the insurance fund (column 5 - the number of negative frames, column 6 - the number of storage units of the insurance fund).

In Table 4 "Composition and volume of scientific reference apparatus for archival documents. Inventories, catalogues, databases":

columns 3 and 4 indicate the number of inventories (accounting and description books (Column 3 - total, Column 4 - of which in full set);

columns 5, 6, 7 and 8 indicate the number of catalogued documents (Column 5 - number of funds, Column 6 - number of storage units, Column 7 - total number of compiled cards, Column 8 - of which catalogued);

columns 9 and 10 indicate the created databases on the composition and content of documents (Column 9 - number of databases;

column 10 - volume in megabytes).

In table 5 “Reference and information publications”:

column 2 indicates the indicators of reference and information publications (published guides, brief reference books on collections, published reference books on administrative-territorial divisions, published reference books on the history of institutions, published reference books of other types, total number of reference books published);

column 3 indicates the number of reference and information publications.

In Table 6 "Composition and volume of the scientific reference library":

column 2 indicates the indicators of the scientific reference library (books and brochures, newspapers, magazines, other types of printed materials);

column 3 indicates the quantity of the scientific reference library.

In Table 7 "Document storage conditions":

column 2 specifies the indicators of document storage (archive buildings, special premises, adapted premises, the degree of occupancy of archive storage facilities (in percent), the equipment of buildings with security alarms (in percent), the equipment of buildings with fire alarms (in percent), the length of metal shelving (in linear meters), documents packed in cardboard (in storage units), the length of wooden shelving (in linear meters)

Column 3 indicates the number of document storage conditions.

Appendix 2 to the Rules for centralized state accounting of the National Archival Fund records

Form intended for collecting administrative data “Fund card”

Footnote. Appendix 2 as amended by the order of the Minister of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan dated 28.06.2024 275-НК (effective ten calendar days after the date of its first official publication).

Presented to: the Ministry of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan.
The administrative data form is available on the Internet resource: www.mam.gov.kz.

Name of the administrative data form: “Fund card”.

Index of the administrative data form: CF-1.

Periodicity: annual.

Reporting period: 20__ year.

Information is presented by: National Archive of the Republic of Kazakhstan, central state archives, special state archives, Archive of the President of the Republic of Kazakhstan and local executive bodies.

Deadline for submitting the administrative data form: annually by January 5 following the reporting year

Table 1

Fund card

First fund receipt date	Date of receipt of fund card	Place of storage of the fund		Fund №/category/ ownership form
1	2	3		4
Closing dates of each fund name	Fund name
5	6
The fund volume as of January 1 ___ 20	Years	7
	Number of storage units/documents	8
	Including unrecorded storage units/documents	9
	storage units with backup copies

Table 2

The back of the fund card

Inventory title, document annotation	Year start	Year end	Inventory title, document annotation	Year start	Year end
1	2	3	4	5	6

Former fund ___________ №

Note_____________________________________________

Name Address _____________________________________

____________________________ __________________________

_____________________________ __________________________

Telephone ________________________________________________

E-mail address _________________________________

Executed by _____________________________________ _______

surname, first name and patronymic (if any), signature, telephone

Manager or person acting in his capacity

______________________________________________ __________

surname, first name and patronymic (if any), signature

Seal (except persons who are private business entities)

______________________

Attachment to the form intended for collecting administrative data “Fund card”

Explanation on filling out the form intended for collecting administrative data “Fund card”

In Table “Fund card”:

column 1 indicates the date of the first receipt of the fund;

column 2 indicates the date of receipt of the fund card;

column 3 indicates the storage place of the fund;

column 4 indicates the fund number/Category/Form of ownership.

column 5 indicates the closing dates of each fund name;

column 6 indicates the name of the fund;

columns 7, 8 and 9 indicate the volume of the fund as of January 1, 20___ (Column 7 - years, Column 8 - the number of storage units/documents, column 9 - including unrecorded storage units/documents with insurance copies of storage units).

In table 2 “Back side of the fund card”:

columns 1 and 4 indicate the inventory title, annotation of the documents;

columns 2 and 5 indicate the beginning of the year;

columns 3 and 6 indicate the end of the year.

“Note” is filled in only when compiling a report.

Appendix 3 to the Rules for centralized state accounting of the National Archival Fund records

Form intended for collecting administrative data “Information on changes in the composition and volume of the funds”

Footnote. Appendix 3 as amended by the order of the Minister of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan dated 28.06.2024 275-НК (effective ten calendar days after the date of its first official publication).

Presented to: the Ministry of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan.

The administrative data form is available on the Internet resource: www.mam.gov.kz.

Name of the administrative data form: Information on changes in the composition and volume of funds.

Index of the administrative data form: ICCVF-1.

Periodicity: annual.

Reporting period: 20__ year.

Information is presented by: National Archive of the Republic of Kazakhstan, central state archives,

special state archives, Archive of the President of the Republic of Kazakhstan and local executive bodies.

Deadline for submitting the administrative data form: annually by January 5 following the reporting year.

Table

Information on changes in the composition and volume of the funds as of January 1, 20___ year.

№ n/n	Fund №	Category	Name of the fund	Received		Disposed		Total number of storage units in the fund as of January 1, ___year			Note
				Inventory title, document annotation	Years	Inventory title, document annotation	Years	Included in the inventory of storage units	unrecorded storage units/documents	storage units with backup copies
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

In total over ______ received ____ funds ______ storage units/documents;

disposed _____ funds ______ storage units/documents; created insurance

copies of __________ storage units.

As of January 1, _____ the Archival funds list includes from № ____ to № ___

funds numbers, including numbers listed as available __ funds ______

storage units, fund numbers transferred and combined (files of which

were used and the number cannot be occupied) __________, lost __________

funds, vacant numbers.

Name Address _______________________________________________

_______________________________ __________________________________

_________________________________________________________________

Telephone ___________________________________________________

E-mail address ____________________________________

Executed by_______________________________________________

surname, first name and patronymic (if any), signature, telephone

Manager or person acting in his capacity

_______________________________________________________ __________

surname, first name and patronymic (if any), signature

Seal

(except persons who are private business entities) ______________________

	Attachment to the form intended for collecting administrative data “Information on changes
	in the composition and volume of the funds

Explanation on filling out the form intended for collecting administrative data “Information on changes in the composition and volume of the funds”

In the table “Information on changes in the composition and volume of funds”:

in column 1 the sequential number “№” is filled in;

in column 2 the fund number is indicated;

in column 3 the category is indicated;

in column 4 the name of the funds is indicated;

columns 5 and 6 indicate received documents (Column 5 - inventory title, document annotation, Column 6 - years);

columns 7 and 8 indicate disposed documents (Column 7 - inventory title, document annotation, Column 8 - years);

columns 9, 10 and 11 indicate the total number of storage units in the collection (Column 9 - storage units included in the inventory, column 10 - storage units/documents not included, Column 11 - storage units with backup copies);

column 12 contains a note (if a new collection is specified - see the fund card, if a continuation of the fund card has been generated - see the continuation of the fund card, in the event of receipt or disposal of storage units, the number of storage units received during the year is filled, indicating the number and date of the act of receipt or disposal of cases).

Appendix 4 to the Rules for centralized state accounting of the National Archival Fund records

Form intended for collecting administrative data “Records of the stock catalogue”

Footnote. Appendix 4 as amended by the order of the Minister of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan dated 28.06.2024 275-НК (effective ten calendar days after the date of its first official publication).

Presented to: the Ministry of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan.
The administrative data form is available on the Internet resource: www.mam.gov.kz.

Name of the administrative data form: “Records of the stock catalogue”.

Index of the administrative data form: RSC-1.

Periodicity: annual.

Reporting period: 20__ year.

Information is presented by: National Archive of the Republic of Kazakhstan, central state archives,

special state archives, Archive of the President of the Republic of Kazakhstan and local executive bodies.

Deadline for submitting the administrative data form: annually by January 5 following the reporting year

Table

Records of the stock catalogue as of January1, 20___ year

№ n/n	Archive name	First and last fund numbers according to the list of funds	Number of funds according to the passport as of January 1, ___ 20 (pieces)	Number of cards in the stock catalog (pieces)				Number of available fund numbers (pieces)	Note
				Total	on archived funds	For funds included in the combined archival fund (previously used) and transferred funds	On lost funds
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Name
Address _____________________________ _________________________

__________________________________________________________
Telephone ___________________________________________________

E-mail address ____________________________________

Executed by_______________________________________________

surname, first name and patronymic (if any), signature, telephone

Manager or person acting in his capacity

________________________________________________ __________

surname, first name and patronymic (if any), signature

Seal
(except persons who are private business entities)

_______________________

Attachment to the form intended for collecting administrative data “Records of the stock catalogue”

Explanation on filling out the form intended for collecting administrative data “Records of the stock catalogue”

In the table “Records of the stock catalogue as of January 1, 20___”:

column 1 contains the sequential number "№"

column 2 contains the name of the archive

column 3 contains the first and last numbers of the funds in the list of funds

column 4 contains the number of funds according to the passport as of January 1, 20___

columns 5, 6, 7 and 8 contain the number of cards in the stock catalogue (column 5 - total, column 6 – on archived funds , column 7 - for funds included in the combined archival fund (previously used) and transferred funds, column 8 - for lost funds);

column 9 contains the number of available fund numbers;

column 10 contains a note (the note must contain the numbers of available funds).

Appendix 5 to the Rules for centralized state accounting of the National Archival Fund records

Form intended for collecting administrative data “Consolidated passport of sources of acquisition of state archives of the Republic of Kazakhstan”

Footnote. Appendix 5 as amended by the order of the Minister of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan dated 28.06.2024 275-НК (effective ten calendar days after the date of its first official publication).

Presented to: the Ministry of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan.
The administrative data form is available on the Internet resource: www.mam.gov.kz.

Name of the administrative data form: “Consolidated passport of sources of acquisition of state archives of the Republic of Kazakhstan”.

Index of the administrative data form: CPSA SA RK-1.

Periodicity: once in three years.

Reporting period: 20__ year.

Information is presented by: National Archive of the Republic of Kazakhstan, central state archives,

special state archives, Archive of the President of the Republic of Kazakhstan and local executive bodies.

Deadline for submitting the administrative data form: annually by January 5 following the reporting year

Consolidated passport of sources of acquisition of state archives of the Republic of Kazakhstan as of December 1, 20__ year

Table 1

Information on organizations transferring management records to state archives

№ n/n	Name of indicators	Quantity	Number of full-time employees	Quantity coordinated with archival institutions (pieces)		Number of premises for storage of documents (units)	Number of organizations that fully prepared documents for transfer to permanent storage (units)
				Nomenclatures of files	Instructions, rules on records management
1	2	3	4	5	6	7	8
1	State organizations specializing in the acquisition of state archives
2	Non-governmental organizations specializing in the acquisition of state archives
3	State organizations specializing in the acquisition of state archives
4	Non-governmental organizations specializing in the acquisition of state archives
5	Consolidated departmental archives

Table 2

Information on management records

№ n/n	Name of indicators	Total storage units	Number of documents of permanent storage period (in storage units)		Number of records on personnel (in storage units)		Number of permanent storage cases generated during the year (in storage units)
			Entered in inventories	Stored beyond the established term	Total	Entered in inventories
			Approved by the expert verification commission of the archival institution
						Approved by the expert verification commission of the archival institution
1	2	3	4	5	6	7	8
1	State organizations, storing management records of the state archives acquisition profile
2	Non-governmental organizations, storing management records of the state archives acquisition profile
3	State organizations storing management records of the profile of acquisition of district, city archives
4	Non-governmental organizations, storing management records of the profile of acquisition of district, city archives
5	Management records stored in the departmental archive associations

Table 3

Information on sources of acquisition of state, city, and district archives storing scientific-technological records

№ n/n	Types of organizations	Number of document storage rooms (pieces)	Number of full-time employees	Number of storage units entered in the inventory	Number of documents stored beyond the established term (in storage units)	Total storage units
				approved by the expert verification commission of the archival institution
1	2	3	4	5	6	7
1	State organizations
2	Non-state organizations

Table 4

Information on film-photo-audio-, video documents

№ n/n	Types of organizations	Number of organizations registered with the archival institution (units)	Number of document storage rooms (pieces)	Number of full-time employees	Number of storage units entered in the inventory	Number of documents stored beyond the established term (in storage units)
					approved by the expert verification commission of the archival institution
1	2	3	4	5	6	7
1	State organizations, storing documentary films
2	Non-state organizations, storing documentary films
3	State organizations, storing photo records
4	Non-state organizations, storing photo records
5	State organizations, storing audio documents
6	Non-state organizations, storing audio documents
7	State organizations, storing video documents
8	Non-state organizations, storing video documents

Name
Address _____________________________ _________________________

_____________________________ ____________________________

Telephone ___________________________________________________

E-mail address ____________________________________

Executed by_______________________________________________

surname, first name and patronymic (if any), signature, telephone

Manager or person acting in his capacity

________________________________________________ __________

surname, first name and patronymic (if any), signature

Seal
(except persons who are private business entities)

_______________________

	Attachment to the form intended for collecting administrative data “Consolidated passport of sources of acquisition
	of state archives of the Republic of Kazakhstan”

Explanation on filling out the form intended for collecting administrative data “Consolidated passport of sources of acquisition of state archives of the Republic of Kazakhstan”

In columns 1 of table 1 “Information on organizations transferring management records to state archives”, table 2 “Information on management records”, table 3 “Information on sources of acquisition of state, city, district archives storing scientific-technological records ”, table 4 “Information on film, photo, audio, video documents” the sequential number “№” is filled in.

In Table 1 “Information on organizations transferring management records to state archives”:

column 2 indicates the name of the indicators (state organizations specializing in acquisition of state archives, non-state organizations specializing in acquisition of state archives, state organizations specializing in acquisition of district and city archives, non-state organizations specializing in acquisition of district and city archives, consolidated departmental archives);

column 3 indicates the quantity;

column 4 indicates the number of full-time employees;

columns 5 and 6 indicate the number of coordinated with archival institutions (Column 5 - file nomenclature, Column 6 - instructions, records management rules);

column 7 indicates the number of rooms for storing documents;

column 8 indicates the number of organizations that have fully prepared documents for transfer to permanent storage.

In Table 2 “Information on management records”:

column 2 indicates the name of the indicators (state organizations storing management records of the profile of state archives acquisition, non-state organizations storing management records of the profile of state archives acquisition, state organizations storing management records of the profile of acquisition of district and city archives, non-state organizations storing management records of the profile of acquisition of district and city archives, management records stored in departmental archive associations);

column 3 indicates the total number of storage units;

columns 4 and 5 indicate the number of documents with a permanent storage period (in storage units (Column 4 - entered in inventories approved by the expert verification commission of the archival institution, Column 5 - stored beyond the established term);

columns 6 and 7 indicate the number of records on personnel (in storage units (Column 6 - total, Column 7 - entered in inventories approved by the expert verification commission of the archival institution);

column 8 indicates the number of files with a permanent storage period generated during the year (in storage units).

In Table 3 "Information on sources of acquisition of state, city, district archives storing scientific-technological records":

column 2 indicates the types of organizations (state organizations, non-state organizations);

column 3 indicates the number of premises for storing documents;

column 4 indicates the number of full-time employees;

column 5 indicates the number of storage units included in the inventories approved by the expert verification commission of the archival institution;

column 6 indicates the number of documents stored beyond the established term (in storage units);

column 7 indicates the total number of storage units.

In table 4 “Information on film, photo, audio, video documents”:

column 2 indicates the types of organizations (state organizations storing film documents, non-state organizations storing film documents, state organizations storing photo documents, non-state organizations storing photo documents, state organizations storing audio records, non-state organizations storing audio records, state organizations storing video documents, non-state organizations storing video documents);

column 3 indicates the number of organizations registered with the archival institution;

column 4 indicates the number of premises for storing documents;

column 5 indicates the number of full-time employees;

column 6 indicates the number of storage units included in the inventories approved by the expert verification commission of the archival institution;

column 7 indicates the number of units stored in excess of the established term (in storage units).