Об утверждении Правил пользования Единой нотариальной информационной системой

Приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 30 апреля 2021 года № 357. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 6 мая 2021 года № 22702.

В соответствии с пунктом 6 статьи 4-1 Закона Республики Казахстан "О нотариате" ПРИКАЗЫВАЮ:

Сноска. В преамбулу вносятся изменения на казахском языке, текст на русском языке не меняется, в соответствии с приказом Министра юстиции РК от 22.05.2025 № 134 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

1. Утвердить Правила пользования Единой нотариальной информационной системой согласно приложению к настоящему приказу.

2. Департаменту регистрационной службы и организации юридических услуг Министерства юстиции Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить государственную регистрацию настоящего приказа.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего Вице-министра юстиции Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечению десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр юстиции Республики Казахстан

М. Бекетаев

Согласовано
Министерство цифрового развития,
инноваций и аэрокосмической
промышленности
Республики Казахстан
______________________

Приложение к приказу Министра юстиции Республики Казахстан от 30 апреля 2021 года № 357

Правила пользования Единой нотариальной информационной системой

Сноска. Правила – в редакции приказа Министра юстиции РК от 03.11.2025 № 606 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Правила пользования Единой нотариальной информационной системой (далее - Правила) разработаны в соответствии с пунктом 6 статьи 4-1 Закона Республики Казахстан "О нотариате" (далее – Закон) и определяют порядок пользования Единой нотариальной информационной системе (далее – ЕНИС).

2. Основные понятия, используемые в настоящих Правилах:

1) биометрическая аутентификация – комплекс мер, идентифицирующих личность на основании физиологических и биологических неизменных признаков;

2) информационная безопасность ЕНИС – комплекс мер и методов, направленных на защиту информационной системы от несанкционированного доступа, использования, раскрытия, изменения, уничтожения или утраты;

3) открытие доступа к ЕНИС – мероприятия по созданию учетной записи в ЕНИС;

4) пользователь ЕНИС – нотариусы, сотрудники Министерства юстиции Республики Казахстан, Комитета регистрационной службы и организации юридических услуг Министерства юстиции Республики Казахстан (далее – КРСиОЮУ), территориальных органов юстиции, Республиканской нотариальной палаты и нотариальных палат, зарегистрированные в системе ЕНИС для выполнения входящих в их полномочия функций;

5) учетная запись – информация о пользователе ЕНИС: имя пользователя, права доступа к ресурсам при работе с ЕНИС;

6) Республиканская нотариальная палата (далее – РНП) – некоммерческая профессиональная самофинансируемая организация, объединяющая территориальные нотариальные палаты, основанная на их обязательном членстве;

7) уполномоченный орган – центральный исполнительный орган, осуществляющий руководство и межотраслевую координацию в сфере организации и оказания юридической помощи;

8) электронная цифровая подпись (далее – ЭЦП) – набор электронных цифровых символов, созданный средствами электронной цифровой подписи и подтверждающий достоверность электронного документа, его принадлежность и неизменность содержания;

Глава 2. Порядок пользования ЕНИС

3. Для пользования ЕНИС пользователю необходимо иметь доступ к ЕНИС.

4. Доступ к ЕНИС предоставляется в соответствии с настоящими Правилами.

5. Доступ нотариуса к ЕНИС осуществляется с использованием биометрической аутентификации в соответствии с Законом Республики Казахстан "Об информатизации".

6. Уполномоченный орган обладает правами владения, пользования и распоряжения ЕНИС в целом как имущественным комплексом.

7. Для работы в ЕНИС пользователю необходимо иметь ЭЦП физического лица.

8. Нотариусы для открытия доступа к ЕНИС обращаются в территориальную нотариальную палату (далее – ТНП) с заявлением в бумажном и/или электронном (официальная электронная почта ТНП) формате по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам. В течение пяти рабочих дней со дня регистрации заявления сотрудник ТНП создает учетную запись в ЕНИС.

В период приостановления членства в нотариальной палате, а также при временной нетрудоспособности или нахождения в трудовом отпуске либо в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, или усыновления (удочерения) новорожденного ребенка (детей) пользователю необходимо со дня наступления указанных обстоятельств направить в бумажном и/или электронном (официальная электронная почта ТНП) формате заявление в произвольной форме с приложением подтверждающих документов в ТНП. В течение пяти календарных дней со дня регистрации заявления сотрудник ТНП производит временную блокировку учетной записи пользователя.

В случае выхода или исключения из членства нотариальной палаты нотариуса, сотрудникам ТНП необходимо в течение пяти календарных дней направить в бумажном и/или электронном (единая система электронного документооборота государственных органов либо облачный документооборот) формате письмо в произвольной форме с приложением подтверждающих документов в уполномоченный орган. На основании письма сотрудник уполномоченного органа в течение пяти календарных дней производит блокировку учетной записи пользователя.

9. Сотрудники РНП и ТНП для открытия доступа к ЕНИС обращаются с заявлением в бумажном и/или электронном (единая система электронного документооборота государственных органов либо облачный документооборот) формате по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам в уполномоченный орган. В течение пяти рабочих дней со дня регистрации заявления сотрудник уполномоченного органа по согласованию курирующего Вице-министра юстиции Республики Казахстан создает учетную запись в ЕНИС сотруднику РНП и ТНП.

РНП и ТНП при увольнении сотрудника, имевшего доступ к ЕНИС не позднее пяти календарных дней с момента расторжения трудовых отношений направляет в уполномоченный орган в бумажном и/или электронном (единая система электронного документооборота государственных органов либо облачный документооборот) формате письмо в произвольной форме с приложением подтверждающих документов о необходимости блокировки доступа к ЕНИС.

10. Сотрудники уполномоченного органа, КРСиОЮУ для открытия доступа к ЕНИС обращается с заявлением в бумажном и/или электронном (единая система электронного документооборота государственных органов либо облачный документооборот) формате по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам в уполномоченный орган. В течение пяти рабочих дней со дня регистрации заявления сотрудник уполномоченного органа по согласованию курирующего Вице-министра юстиции Республики Казахстан создает учетную запись в ЕНИС.

Сотрудник территориального органа юстиции для открытия доступа к ЕНИС обращается с заявлением в бумажном и/или электронном (единая система электронного документооборота государственных органов либо облачный документооборот) формате по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам в уполномоченный орган. В течение пяти рабочих дней со дня регистрации заявления сотрудник уполномоченного органа по согласованию курирующего Вице-министра юстиции Республики Казахстан создает учетную запись в ЕНИС.

Территориальный орган юстиции при увольнении сотрудника, имевшего доступ к ЕНИС не позднее пяти календарных дней с момента расторжения трудовых отношений направляет письмо в произвольной форме с приложением подтверждающих документов о необходимости блокировки доступа к ЕНИС в уполномоченный орган.

11. Результатом выполнения процесса регистрации является формирование в базе данных ЕНИС учетной записи пользователя ЕНИС.

12. Пользователям ЕНИС не допускается:

1) работать под чужой учетной записью и ЭЦП;

2) сообщать и/или передавать данные учетной записи и/или пароль от ЭЦП, а также иные средства аутентификации другим пользователям ЕНИС и/или иным лицам;

3) записывать пароль от ЭЦП на бумаге, в файле, электронной записной книжке и других носителях информации, в том числе на предметах;

4) покидая рабочее место оставлять ЕНИС незаблокированной;

5) сбор, обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;

6) передача персональных данных третьим лицам без согласия субъекта или его законного представителя либо при отсутствии иного законного основания, за исключением случаев предусмотренных в Законе Республики Казахстан "О персональных данных и их защите";

7) передавать закрытый ключ ЭЦП другим лицам;

8) использовать неавторизованные, незарегистрированные или несертифицированные технические средства, не соответствующие требованиям информационной безопасности, предусмотренные законодательством Республики Казахстан для доступа к ЕНИС.

В случае утраты/компрометации пароля от ЭЦП осуществляет отзыв ЭЦП в соответствии с Правилами выдачи, хранения, отзыва регистрационных свидетельств и подтверждения принадлежности и действительности открытого ключа электронной цифровой подписи корневым удостоверяющим центром Республики Казахстан, удостоверяющим центром государственных органов и национальным удостоверяющим центром Республики Казахстан, утвержденными приказом исполняющего обязанности Министра по инвестициям и развитию Республики Казахстан от 26 июня 2015 года № 727 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 12181).

По истечении календарного года со дня получения ЭЦП, пользователю ЕНИС необходимо перевыпустить новую ЭЦП, в противном случае учетная запись будет заблокирована системой автоматически.

13. Основаниями для прекращения доступа к ЕНИС является:

1) выход или исключение нотариуса из членства территориальной нотариальной палаты либо прекращения действия его лицензии;

2) увольнение сотрудника уполномоченного органа, КРСиОЮУ, территориального органа юстиции, РНП и ТНП.

14. Доступ нотариуса к ЕНИС временно блокируется уполномоченным органом в период приостановления действия лицензии нотариуса в соответствии со статьей 10 Закона.

15. Доступ нотариуса к ЕНИС блокируется уполномоченным органом при прекращении действия лицензии на право занятия нотариальной деятельностью в соответствии со статьей 12 Закона.

16. Информационная безопасность обеспечивается в соответствии с Едиными требованиями в области информационно-коммуникационных технологий и обеспечения информационной безопасности, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 20 декабря 2016 года № 832, а также законодательством Республики Казахстан в сфере информатизации.

	Приложение 1 к Правилам пользования Единой нотариальной информационной системой
	форма
	Кому: Председателю территориальной нотариальной палаты фамилия, имя, отчество (при его наличии (далее – Ф.И.О.) от: Ф.И.О., контактные данные, адрес помещения для совершения нотариальных действий, электронная почта

Заявление

Я, Ф.И.О., нотариус нотариального округа _______ прошу предоставить доступ
к ЕНИС в связи с началом занятия нотариальной деятельностью по адресу _____.

№	Ф.И.О	ИИН	Номер и дата выдачи лицензии	ТНП	Помещение нотариуса (область, округ, адрес)	Контактные данные	Электронная почта	Роль в ЕНИС

Настоящим подтверждаю предоставление достоверных сведений;
В соответствии с пунктом 7 статьи 3 Закона Республики Казахстан "О нотариате",
даю согласие сохранять тайну совершения нотариальных действий и не разглашать
ее третьим лицам за исключением случаев, прямо предусмотренных законом, а также
соблюдать иные требования установленные Правилами пользования Единой
нотариальной информационной системой, утвержденными приказом
Министром юстиции Республики Казахстан от 30 апреля 2021 года № 357.
________________________________________________
(подпись) (фамилия, имя, отчество (при его наличии)
Дата: ___________

Примечание: расшифровка аббревиатур:
ТНП – территориальная нотариальная палата;
ИИН – индивидуальный идентификационный номер;
ЕНИС – Единая нотариальная информационная система.

	Приложение 2 к Правилам пользования Единой нотариальной информационной системой
	форма
	Кому: Министерство юстиции от: фамилия, имя, отчество (при его наличии (далее – Ф.И.О.), контактные данные, должность сотрудника МЮ/ДЮ/РНП/ТНП

Заявление

Я, Ф.И.О., прошу предоставить доступ к ЕНИС для осуществления функциональных
обязанностей в сфере нотариальной деятельности

№	Ф.И.О.	ИИН	Должность с полным наименованием организации	Юридический адрес	Контактные данные	Электронная почта

Настоящим подтверждаю предоставление достоверных сведений;
В соответствии с пунктом 4 статьи 31 Закона Республики Казахстан "О нотариате",
даю согласие сохранять тайну совершения нотариальных действий и не разглашать
ее третьим лицам за исключением случаев, прямо предусмотренных законом, а также
соблюдать иные требования установленные Правилами пользования Единой
нотариальной информационной системой, утвержденными приказом
Министром юстиции Республики Казахстан от 30 апреля 2021 года № 357.
_____________________________________________________
(подпись) (фамилия, имя, отчество (при его наличии)
Дата: ___________

Примечание: расшифровка аббревиатур:
МЮ – Министерство юстиции Республики Казахстан;
ДЮ – Департамент юстиции;
РНП – Республиканская нотариальная палата;
ТНП – территориальная нотариальная палата;
ИИН – индивидуальный идентификационный номер;
ЕНИС – Единая нотариальная информационная система.

On approval of the Rules for the use of the Unified notarial information system

Order of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated April 30, 2021 No. 357. Registered with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan on May 6, 2021 No. 22702.

Unofficial translation

In accordance with clause 6 of Article 4-1 of the Law of the Republic of Kazakhstan “On Notaries” I HEREBY ORDER:

1. To approve the Rules for the use of the Unified notarial information system according to Appendix to this Order.

2. The Department of registration service and organization of legal services of the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan, in accordance with the procedure, established by the law, shall ensure state registration of this order.

3. Control over execution of this order shall be entrusted to the supervising Vice Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan.

4. This order shall come into force upon expiry of ten calendar days after the date of its first official publication.

Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan

M. Beketayev

Approved

Ministry of Digital Development,

Innovations and Aerospace Industry

of the Republic of Kazakhstan

______________________

	Appendix
	to the Order of the Minister
	of Justice of the Republic of Kazakhstan
	dated April 30, 2021 № 357

Rules for the use of the Unified notarial information system

Chapter 1. General provisions

1. These Rules for the use of the Unified notarial information system (hereinafter referred to as the Rules) have been developed in accordance with clause 6 of Article 4-1 of the Law of the Republic of Kazakhstan “On Notaries” and shall determine the procedure for the use to the Unified Notarial Information System (hereinafter referred to as UNIS).

2. Basic concepts used in these Rules are as follows:

1) granting access to the Unified National Information System (UNIS) – activities related to creating a UNIS user account.

2) UNIS user – notaries of the Republic of Kazakhstan, employees of the territorial bodies of justice, notarial chambers and the Republican Notarial Chamber registered with UNIS system for performance of particular functions;

3) user account – information about a user of UNIS: username, access rights to resources when working with UNIS;

4) electronic digital signature (hereinafter referred to as the EDS) – set of electronic digital symbols created by means of electronic digital signature and confirming reliability of an electronic document, its belonging and invariability of its content.

Footnote. Paragraph 2 as amended by the order № 134 of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated 22.05.2025 (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after the date of its first official publication).

Chapter 2. Procedure for the use of UNIS

3. To work in UNIS a user is required to have an EDS of an individual.

4. To gain access to the UNIS, the user shall submit an application to the territorial notary chamber (hereinafter - the TNC). Following review of the application, a TNC employee creates an account in the UNIS.

Footnote. Paragraph 4 is in the wording of the order of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated 22.05.2025, № 134 (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after the date of its first official publication).

5. Grounds for termination of access to UNIS shall be:

1) withdrawal or excluding a notary from membership of a territorial notarial chamber or termination of his license;

2) dismissal of an employee of the territorial body of justice and the notary chamber and the Republican notary chamber.

5-1. Access to the UNIS shall be suspended during the period of suspension of a notary’s license in accordance with Article 10 of the Law “On Notaries”.

Footnote. Chapter 2 has been supplemented with paragraph 5-1 in accordance with the order № 134 of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated 22.05.2025 (shall be enforced upon expiry of ten calendar days after its first official publication).

6. To terminate access to UNIS on the grounds specified in clause 5 of the Rules, the user must send an application with supporting documents attached. Based on the application, the TNC employee shall perform blocking the user account.

7. The result of the registration process shall be the formation of a UNIS user account in the UNIS database.

8. UNIS user is required to use EDS to authenticate to the system.

9. the transfer of EDS to third persons shall not be allowed.

10. UNIS users shall not be allowed:

1) to work under someone else's user account and EDS;

2) to tell other UNIS administrators and users the EDS password;

3) to write down the EDS password on paper, in a file, in an electronic notebook and other media, including on objects;

4) to leave UNIS system unblocked when leaving the workplace.

11. When using EDS, a UNIS user shall be governed by the following requirements:

1) not to save or transfer EDS to others;

2) in case of loss/compromise of the EDS password, it is necessary to revoke the EDS in accordance with the Rules for issuance, storage, revocation of registration certificates and confirmation of the ownership and validity of the public key of the electronic digital signature by the root certification center of the Republic of Kazakhstan, the certification center of state bodies and the national certification center of the Republic of Kazakhstan, approved by the order of the Acting Minister for Investment and Development of the Republic of Kazakhstan dated June 26 2015 № 727 (registered with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan on October 16, 2015 № 12181);

3) ensure the confidentiality and security of the EDS password.

12. Upon expiry of a calendar year from the date of receipt of the EDS, the UNIS user must reissue a new EDS, otherwise the user account will be automatically blocked by the system.