On approval of the Rules for Centralized State Accounting of Documents of the National Archival Fund

Order Acting Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan dated July 25, 2018 № 168. Registered with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan on July 31, 2018 № 17249.

Unofficial translation

In accordance with subparagraph 2-7) of paragraph 2 of Article 18 of the Law of the Republic of Kazakhstan "On National Archive Fund and Archives" and subparagraph 2) of paragraph 3 of Article 16 of the Law of the Republic of Kazakhstan "On State Statistics" I hereby ORDER:

Footnote. The preamble - in the wording of the order of the acting Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan dated 16.08.2022 № 239 (shall enter into force upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication).

1. That the enclosed Rules for the Centralized State Accounting of Documents of the National Archival Fund shall be approved.

2. The following orders shall be deemed to have lost force:

1) Order № 27 of the Minister of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan of February 6, 2013 “On Approval of the Rules for Centralized Sate Accounting of Data on the Documents Content of the National Archival Fund” (registered in the Register of State Registration of Regulatory Legal Acts under № 8366, published in Kazakhstankaya Pravda newspaper on March 20, 2013 under № 101-102 (27375-27376).

2) Order № 321 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan of December 9, 2016, “On Introduction of Amendments to Order № 27 of the Minister of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan of February 6, 2013 “On Approval of the Instruction on the Centralized State Accounting of Documents of the National Archival Fund of the Republic of Kazakhstan” (registered in the Register of State Registration of Regulatory Legal Acts under № 14654, published on January 20, 2017 in the Reference Control Bank of Regulatory Legal Acts of the Republic of Kazakhstan).

3. In the manner prescribed by the laws, the Department of the Archiving and Documentation of the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan, shall ensure:

1) state registration of this order with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan;

2) within ten calendar days from the date of the state registration of this order, sending the electronic copy hereof both in the Kazakh and Russian languages to Republican State Enterprise on the Right of Economic Management “Republican Center for Legal Information” for official publication and inclusion into the Reference Control Bank of Regulatory Legal Acts of the Republic of Kazakhstan;

3) within two working days after its enactment, the placement of this order on the Internet resource of the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan;

4) within two working days after the execution of the measures provided for by this paragraph, the submission of the information on the implementation of the activities to the Legal Department of the Ministry of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan.

4. Control over the execution of this order shall be entrusted to the supervising Vice-Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan.

5. This order shall enter into force upon the expiry of ten calendar days after the day of its first official publication.

Acting Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan

Y. Kozhagapanov

"Agreed"

Bureau of National Statistics

of the Agency for Strategic

Planning and Reforms

of the Republic of Kazakhstan

Footnote. The order as added by the stamp in accordance with the order of the acting Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan dated 16.08.2022 № 239 (shall enter into force upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication).

Approved by Order № 168 of the Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan of July 25, 2018

Rules of centralized state registration of documents of the National Archival Fund

Footnote. The Rules - in the wording of the order of the acting Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan dated 16.08.2022 № 239 (shall enter into force upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication).

Chapter 1. General provisions

1. The Rules of centralized state registration of documents of the National Archival Fund (hereinafter referred to as the Rules) shall determine the procedure for centralized state registration of documents of the National Archival Fund of the Republic of Kazakhstan (hereinafter referred to as the National Archival Fund).

2. The authorized body in the field of archival affairs and documentation management (hereinafter referred to as the authorized body) shall carry out centralized state accounting of documents of the National Archive Fund by maintaining a unified State stock catalog.

Chapter 2. Procedure for Centralized State Registration of Documents of the National Archival Fund

3. To conduct centralized state registration of documents of the National Archive Fund, the National Archive of the Republic of Kazakhstan, central state archives, special state archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan and local executive bodies shall be submitted annually to the authorized body on paper (in one copy) and in electronic form until January 5:

1) archive passport according to the form according to Annex 1 to the Rules;

2) fund card in accordance with Annex 2 to the Rules;

3) information on changes in the composition and volume of funds in the form according to Annex 3 to these Rules;

4) accounting information on the stock catalog in the form according to Annex 4 to these Rules.

4. The authorized body annually by February 15 shall introduce amendments and additions to the State Stock Catalog on the basis of fund cards submitted by the National Archive of the Republic of Kazakhstan, the Central State Archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan, special state archives and local executive bodies.

5. The National Archive of the Republic of Kazakhstan, the Central State Archives, the Archive of the President of the Republic of Kazakhstan and local executive bodies once every three years until January 5 submit to the authorized body a consolidated passport of sources of acquisition of state archives of the Republic of Kazakhstan according to the form in accordance with Annex 5 to these Rules.

6. The authorized body once every three years by February 15, on the basis of the submitted consolidated passports, shall draw up a consolidated passport of the sources of acquisition of state archives of the Republic of Kazakhstan.

Appendix 1 to the Rules for centralized state accounting of the National Archival Fund records

Form, intended for collection of administrative data “Archive passport”

Footnote. Appendix 1 as amended by the order of the Minister of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan dated 28.06.2024 275-НК (effective ten calendar days after the date of its first official publication).

Presented to: the Ministry of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan.
The administrative data form is available on the Internet resource:

www.mam.gov.kz.

Name of the administrative data form: “Archive passport”.

Index of the administrative data form: PA-1.

Periodicity: annual. Reporting period: 20__ year.

Information is presented by: National Archive of the Republic of Kazakhstan,

central state archives, special state archives,

Archive of the President of the Republic of Kazakhstan and local executive bodies.

Deadline for submitting the administrative data form:

annually by January 5 following the reporting year .

Archive passport __________________________________ for “ ” 20__ (archive name) Table 1

Composition and volume of archival records

№ n/n	Indicators	Number of funds (pieces)	Number of storage units				Number of storage units accepted for temporary storage
			total	including
				listed in the inventory	in the state language	considered especially valuable
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Paper documents. Total
1.1	Management records
1.2	Documents of personal origin
1.3	Scientific- technological records
1.4	Personnel records
2	Documentary films
3	Documentary photographs
4	Audio records
5	Video documents
6	Machine-readable documentation
7	Microforms as originals
8	Total

Table 2

Volume of accounting units

№ n/n	Indicators	Number of storage units
		total	including listed in the inventory
1	2	3	4
1	Documentary films
2	Audio records
3	Video documents
4	Machine-readable documentation

Table 3

Composition and volume of the insurance fund of copies of archival documents

№ n/n	Indicators	Number of storage units		Volume of insurance fund
		copied for insurance fund	having a user fund	number of negative frames (pieces)	number of storage units of the insurance fund
1	2	3	4	5	6
1	Paper documents. Total
1.1	Management records
1.2	Documents of personal origin
1.3	Scientific- technological records
1.4	Personnel records
2	Documentary films
3	Documentary photographs
4	Audio records
5	Video documents
6	Machine-readable documentation
7	Microforms as originals
8	Total

Table 4

Composition and volume of scientific reference apparatus to archival documents Inventories, catalogues, databases

№ n/n	Indicators	Number of inventories (record and description books) (pieces)		Catalogued				Created databases on the composition and content of documents
		total	of which in complete set	Number of funds (pieces)	Number of storage units	Number of compiled cards (pieces)		Number of databases (pieces)	volume in mega bytes
						total	of which catalogued
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Paper documents. Total
1.1	Management records
1.2	Documents of personal origin
1.3	Scientific- technological records
1.4	Personnel records
2	Documentary films
3	Documentary photographs
4	Audio records
5	Video documents
6	Machine-readable documentation
7	Microforms as originals
8	Total

Table 5

Reference and information publications

№ n/n	Indicators	Number (pieces)
1	2	3
1	Published guides, brief reference books on collections
2	Published reference books on administrative-territorial division
3	Published reference books on the history of institutions
4	Published reference books of other types
5	Total reference books published

Table 6

Composition and volume of the scientific reference library

№ n/n	Indicators	Quantity (pieces)
1	2	3
1	Books and brochures
2	Newspapers
3	Magazines
4	Other types of printed materials

Table 7

Document storage conditions

№ n/n	Indicators	Number
1	2	3
1	Archive buildings (pieces)
2	Special premises (pieces)
3	Adapted premises (pieces)
4	The degree of occupancy of archive storage facility (in percent)
5	Availability of security alarm system in buildings (in percent)
6	Availability of fire alarm system in buildings (in percent)
7	Length of metal shelving (in linear meters)
8	Length of wooden shelving (in linear meters)
9	Documents packed in cardboard (in storage units )

Name
Address _____________________________ _________________________

__________________________________________________________
Telephone ___________________________________________________

E-mail address ____________________________________

Executed by_______________________________________________

surname, first name and patronymic (if any), signature, telephone

Manager or person acting in his capacity

__________________________________________________________
surname, first name and patronymic (if any), signature

Seal (except persons who are private business entities)

_______________________

Attachment to the form intended for collecting administrative data “Archive Passport”

Explanation on filling out the form intended for collecting administrative data "Archive Passport"

In columns 1 of Table 1 "Composition and volume of archival records", Table 2 "Volume of accounting unit", Table 3 "Composition and volume of the insurance fund of copies of archival documents", Table 4 "Composition and volume of the scientific reference apparatus to archival documents. Inventories, catalogues, databases", Table 5 "Reference and information publications", Table 6 "Composition and volume of the scientific reference library", Table 7 "Storage conditions of documents" the sequential number "№" shall be filled in;

in columns 2 of Table 1 "Composition and volume of archival records", Table 3 "Composition and volume of the insurance fund of copies of archival documents", Table 4 "Composition and volume of the scientific reference apparatus to archival documents. Inventories, catalogues, databases" the indicators shall be indicated of archival documents (paper documents. Total, management records, documents of personal origin, scientific-technological records, personnel records, documentary films, audio records, video documents, machine-readable documentation, microforms as originals, documentary photographs, total).

In Table 1 "Composition and Volume of Archival Documents":

column 3 indicates the number of funds;

columns 4, 5, 6 and 7 indicate the number of storage units (column 4 - total, column 5 – including listed in inventories, column 6 - in the state language, column 7 - considered especially valuable);

column 8 indicates the number of storage units accepted for temporary storage.

In Table 2 "Volume of Accounting Units":

column 2 indicates accounting indicators (documentary films, audio records, video documents, machine-readable documentation);

columns 3 and 4 indicate the number of accounting units (column 3 - total, column 4 - including listed in the inventories).

In Table 3 "Composition and volume of the insurance fund of copies of archival documents":

columns 3 and 4 indicate the number of storage units (column 3 - copied for the insurance fund, column 4 - having a user fund);

columns 5 and 6 indicate the volume of the insurance fund (column 5 - the number of negative frames, column 6 - the number of storage units of the insurance fund).

In Table 4 "Composition and volume of scientific reference apparatus for archival documents. Inventories, catalogues, databases":

columns 3 and 4 indicate the number of inventories (accounting and description books (Column 3 - total, Column 4 - of which in full set);

columns 5, 6, 7 and 8 indicate the number of catalogued documents (Column 5 - number of funds, Column 6 - number of storage units, Column 7 - total number of compiled cards, Column 8 - of which catalogued);

columns 9 and 10 indicate the created databases on the composition and content of documents (Column 9 - number of databases;

column 10 - volume in megabytes).

In table 5 “Reference and information publications”:

column 2 indicates the indicators of reference and information publications (published guides, brief reference books on collections, published reference books on administrative-territorial divisions, published reference books on the history of institutions, published reference books of other types, total number of reference books published);

column 3 indicates the number of reference and information publications.

In Table 6 "Composition and volume of the scientific reference library":

column 2 indicates the indicators of the scientific reference library (books and brochures, newspapers, magazines, other types of printed materials);

column 3 indicates the quantity of the scientific reference library.

In Table 7 "Document storage conditions":

column 2 specifies the indicators of document storage (archive buildings, special premises, adapted premises, the degree of occupancy of archive storage facilities (in percent), the equipment of buildings with security alarms (in percent), the equipment of buildings with fire alarms (in percent), the length of metal shelving (in linear meters), documents packed in cardboard (in storage units), the length of wooden shelving (in linear meters)

Column 3 indicates the number of document storage conditions.

Appendix 2 to the Rules for centralized state accounting of the National Archival Fund records

Form intended for collecting administrative data “Fund card”

Footnote. Appendix 2 as amended by the order of the Minister of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan dated 28.06.2024 275-НК (effective ten calendar days after the date of its first official publication).

Presented to: the Ministry of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan.
The administrative data form is available on the Internet resource: www.mam.gov.kz.

Name of the administrative data form: “Fund card”.

Index of the administrative data form: CF-1.

Periodicity: annual.

Reporting period: 20__ year.

Information is presented by: National Archive of the Republic of Kazakhstan, central state archives, special state archives, Archive of the President of the Republic of Kazakhstan and local executive bodies.

Deadline for submitting the administrative data form: annually by January 5 following the reporting year

Table 1

Fund card

First fund receipt date	Date of receipt of fund card	Place of storage of the fund		Fund №/category/ ownership form
1	2	3		4
Closing dates of each fund name	Fund name
5	6
The fund volume as of January 1 ___ 20	Years	7
	Number of storage units/documents	8
	Including unrecorded storage units/documents	9
	storage units with backup copies

Table 2

The back of the fund card

Inventory title, document annotation	Year start	Year end	Inventory title, document annotation	Year start	Year end
1	2	3	4	5	6

Former fund ___________ №

Note_____________________________________________

Name Address _____________________________________

____________________________ __________________________

_____________________________ __________________________

Telephone ________________________________________________

E-mail address _________________________________

Executed by _____________________________________ _______

surname, first name and patronymic (if any), signature, telephone

Manager or person acting in his capacity

______________________________________________ __________

surname, first name and patronymic (if any), signature

Seal (except persons who are private business entities)

______________________

Attachment to the form intended for collecting administrative data “Fund card”

Explanation on filling out the form intended for collecting administrative data “Fund card”

In Table “Fund card”:

column 1 indicates the date of the first receipt of the fund;

column 2 indicates the date of receipt of the fund card;

column 3 indicates the storage place of the fund;

column 4 indicates the fund number/Category/Form of ownership.

column 5 indicates the closing dates of each fund name;

column 6 indicates the name of the fund;

columns 7, 8 and 9 indicate the volume of the fund as of January 1, 20___ (Column 7 - years, Column 8 - the number of storage units/documents, column 9 - including unrecorded storage units/documents with insurance copies of storage units).

In table 2 “Back side of the fund card”:

columns 1 and 4 indicate the inventory title, annotation of the documents;

columns 2 and 5 indicate the beginning of the year;

columns 3 and 6 indicate the end of the year.

“Note” is filled in only when compiling a report.

Appendix 3 to the Rules for centralized state accounting of the National Archival Fund records

Form intended for collecting administrative data “Information on changes in the composition and volume of the funds”

Footnote. Appendix 3 as amended by the order of the Minister of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan dated 28.06.2024 275-НК (effective ten calendar days after the date of its first official publication).

Presented to: the Ministry of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan.

The administrative data form is available on the Internet resource: www.mam.gov.kz.

Name of the administrative data form: Information on changes in the composition and volume of funds.

Index of the administrative data form: ICCVF-1.

Periodicity: annual.

Reporting period: 20__ year.

Information is presented by: National Archive of the Republic of Kazakhstan, central state archives,

special state archives, Archive of the President of the Republic of Kazakhstan and local executive bodies.

Deadline for submitting the administrative data form: annually by January 5 following the reporting year.

Table

Information on changes in the composition and volume of the funds as of January 1, 20___ year.

№ n/n	Fund №	Category	Name of the fund	Received		Disposed		Total number of storage units in the fund as of January 1, ___year			Note
				Inventory title, document annotation	Years	Inventory title, document annotation	Years	Included in the inventory of storage units	unrecorded storage units/documents	storage units with backup copies
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

In total over ______ received ____ funds ______ storage units/documents;

disposed _____ funds ______ storage units/documents; created insurance

copies of __________ storage units.

As of January 1, _____ the Archival funds list includes from № ____ to № ___

funds numbers, including numbers listed as available __ funds ______

storage units, fund numbers transferred and combined (files of which

were used and the number cannot be occupied) __________, lost __________

funds, vacant numbers.

Name Address _______________________________________________

_______________________________ __________________________________

_________________________________________________________________

Telephone ___________________________________________________

E-mail address ____________________________________

Executed by_______________________________________________

surname, first name and patronymic (if any), signature, telephone

Manager or person acting in his capacity

_______________________________________________________ __________

surname, first name and patronymic (if any), signature

Seal

(except persons who are private business entities) ______________________

	Attachment to the form intended for collecting administrative data “Information on changes
	in the composition and volume of the funds

Explanation on filling out the form intended for collecting administrative data “Information on changes in the composition and volume of the funds”

In the table “Information on changes in the composition and volume of funds”:

in column 1 the sequential number “№” is filled in;

in column 2 the fund number is indicated;

in column 3 the category is indicated;

in column 4 the name of the funds is indicated;

columns 5 and 6 indicate received documents (Column 5 - inventory title, document annotation, Column 6 - years);

columns 7 and 8 indicate disposed documents (Column 7 - inventory title, document annotation, Column 8 - years);

columns 9, 10 and 11 indicate the total number of storage units in the collection (Column 9 - storage units included in the inventory, column 10 - storage units/documents not included, Column 11 - storage units with backup copies);

column 12 contains a note (if a new collection is specified - see the fund card, if a continuation of the fund card has been generated - see the continuation of the fund card, in the event of receipt or disposal of storage units, the number of storage units received during the year is filled, indicating the number and date of the act of receipt or disposal of cases).

Appendix 4 to the Rules for centralized state accounting of the National Archival Fund records

Form intended for collecting administrative data “Records of the stock catalogue”

Footnote. Appendix 4 as amended by the order of the Minister of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan dated 28.06.2024 275-НК (effective ten calendar days after the date of its first official publication).

Presented to: the Ministry of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan.
The administrative data form is available on the Internet resource: www.mam.gov.kz.

Name of the administrative data form: “Records of the stock catalogue”.

Index of the administrative data form: RSC-1.

Periodicity: annual.

Reporting period: 20__ year.

Information is presented by: National Archive of the Republic of Kazakhstan, central state archives,

special state archives, Archive of the President of the Republic of Kazakhstan and local executive bodies.

Deadline for submitting the administrative data form: annually by January 5 following the reporting year

Table

Records of the stock catalogue as of January1, 20___ year

№ n/n	Archive name	First and last fund numbers according to the list of funds	Number of funds according to the passport as of January 1, ___ 20 (pieces)	Number of cards in the stock catalog (pieces)				Number of available fund numbers (pieces)	Note
				Total	on archived funds	For funds included in the combined archival fund (previously used) and transferred funds	On lost funds
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Name
Address _____________________________ _________________________

__________________________________________________________
Telephone ___________________________________________________

E-mail address ____________________________________

Executed by_______________________________________________

surname, first name and patronymic (if any), signature, telephone

Manager or person acting in his capacity

________________________________________________ __________

surname, first name and patronymic (if any), signature

Seal
(except persons who are private business entities)

_______________________

Attachment to the form intended for collecting administrative data “Records of the stock catalogue”

Explanation on filling out the form intended for collecting administrative data “Records of the stock catalogue”

In the table “Records of the stock catalogue as of January 1, 20___”:

column 1 contains the sequential number "№"

column 2 contains the name of the archive

column 3 contains the first and last numbers of the funds in the list of funds

column 4 contains the number of funds according to the passport as of January 1, 20___

columns 5, 6, 7 and 8 contain the number of cards in the stock catalogue (column 5 - total, column 6 – on archived funds , column 7 - for funds included in the combined archival fund (previously used) and transferred funds, column 8 - for lost funds);

column 9 contains the number of available fund numbers;

column 10 contains a note (the note must contain the numbers of available funds).

Appendix 5 to the Rules for centralized state accounting of the National Archival Fund records

Form intended for collecting administrative data “Consolidated passport of sources of acquisition of state archives of the Republic of Kazakhstan”

Footnote. Appendix 5 as amended by the order of the Minister of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan dated 28.06.2024 275-НК (effective ten calendar days after the date of its first official publication).

Presented to: the Ministry of Culture and Information of the Republic of Kazakhstan.
The administrative data form is available on the Internet resource: www.mam.gov.kz.

Name of the administrative data form: “Consolidated passport of sources of acquisition of state archives of the Republic of Kazakhstan”.

Index of the administrative data form: CPSA SA RK-1.

Periodicity: once in three years.

Reporting period: 20__ year.

Information is presented by: National Archive of the Republic of Kazakhstan, central state archives,

special state archives, Archive of the President of the Republic of Kazakhstan and local executive bodies.

Deadline for submitting the administrative data form: annually by January 5 following the reporting year

Consolidated passport of sources of acquisition of state archives of the Republic of Kazakhstan as of December 1, 20__ year

Table 1

Information on organizations transferring management records to state archives

№ n/n	Name of indicators	Quantity	Number of full-time employees	Quantity coordinated with archival institutions (pieces)		Number of premises for storage of documents (units)	Number of organizations that fully prepared documents for transfer to permanent storage (units)
				Nomenclatures of files	Instructions, rules on records management
1	2	3	4	5	6	7	8
1	State organizations specializing in the acquisition of state archives
2	Non-governmental organizations specializing in the acquisition of state archives
3	State organizations specializing in the acquisition of state archives
4	Non-governmental organizations specializing in the acquisition of state archives
5	Consolidated departmental archives

Table 2

Information on management records

№ n/n	Name of indicators	Total storage units	Number of documents of permanent storage period (in storage units)		Number of records on personnel (in storage units)		Number of permanent storage cases generated during the year (in storage units)
			Entered in inventories	Stored beyond the established term	Total	Entered in inventories
			Approved by the expert verification commission of the archival institution
						Approved by the expert verification commission of the archival institution
1	2	3	4	5	6	7	8
1	State organizations, storing management records of the state archives acquisition profile
2	Non-governmental organizations, storing management records of the state archives acquisition profile
3	State organizations storing management records of the profile of acquisition of district, city archives
4	Non-governmental organizations, storing management records of the profile of acquisition of district, city archives
5	Management records stored in the departmental archive associations

Table 3

Information on sources of acquisition of state, city, and district archives storing scientific-technological records

№ n/n	Types of organizations	Number of document storage rooms (pieces)	Number of full-time employees	Number of storage units entered in the inventory	Number of documents stored beyond the established term (in storage units)	Total storage units
				approved by the expert verification commission of the archival institution
1	2	3	4	5	6	7
1	State organizations
2	Non-state organizations

Table 4

Information on film-photo-audio-, video documents

№ n/n	Types of organizations	Number of organizations registered with the archival institution (units)	Number of document storage rooms (pieces)	Number of full-time employees	Number of storage units entered in the inventory	Number of documents stored beyond the established term (in storage units)
					approved by the expert verification commission of the archival institution
1	2	3	4	5	6	7
1	State organizations, storing documentary films
2	Non-state organizations, storing documentary films
3	State organizations, storing photo records
4	Non-state organizations, storing photo records
5	State organizations, storing audio documents
6	Non-state organizations, storing audio documents
7	State organizations, storing video documents
8	Non-state organizations, storing video documents

Name
Address _____________________________ _________________________

_____________________________ ____________________________

Telephone ___________________________________________________

E-mail address ____________________________________

Executed by_______________________________________________

surname, first name and patronymic (if any), signature, telephone

Manager or person acting in his capacity

________________________________________________ __________

surname, first name and patronymic (if any), signature

Seal
(except persons who are private business entities)

_______________________

	Attachment to the form intended for collecting administrative data “Consolidated passport of sources of acquisition
	of state archives of the Republic of Kazakhstan”

Explanation on filling out the form intended for collecting administrative data “Consolidated passport of sources of acquisition of state archives of the Republic of Kazakhstan”

In columns 1 of table 1 “Information on organizations transferring management records to state archives”, table 2 “Information on management records”, table 3 “Information on sources of acquisition of state, city, district archives storing scientific-technological records ”, table 4 “Information on film, photo, audio, video documents” the sequential number “№” is filled in.

In Table 1 “Information on organizations transferring management records to state archives”:

column 2 indicates the name of the indicators (state organizations specializing in acquisition of state archives, non-state organizations specializing in acquisition of state archives, state organizations specializing in acquisition of district and city archives, non-state organizations specializing in acquisition of district and city archives, consolidated departmental archives);

column 3 indicates the quantity;

column 4 indicates the number of full-time employees;

columns 5 and 6 indicate the number of coordinated with archival institutions (Column 5 - file nomenclature, Column 6 - instructions, records management rules);

column 7 indicates the number of rooms for storing documents;

column 8 indicates the number of organizations that have fully prepared documents for transfer to permanent storage.

In Table 2 “Information on management records”:

column 2 indicates the name of the indicators (state organizations storing management records of the profile of state archives acquisition, non-state organizations storing management records of the profile of state archives acquisition, state organizations storing management records of the profile of acquisition of district and city archives, non-state organizations storing management records of the profile of acquisition of district and city archives, management records stored in departmental archive associations);

column 3 indicates the total number of storage units;

columns 4 and 5 indicate the number of documents with a permanent storage period (in storage units (Column 4 - entered in inventories approved by the expert verification commission of the archival institution, Column 5 - stored beyond the established term);

columns 6 and 7 indicate the number of records on personnel (in storage units (Column 6 - total, Column 7 - entered in inventories approved by the expert verification commission of the archival institution);

column 8 indicates the number of files with a permanent storage period generated during the year (in storage units).

In Table 3 "Information on sources of acquisition of state, city, district archives storing scientific-technological records":

column 2 indicates the types of organizations (state organizations, non-state organizations);

column 3 indicates the number of premises for storing documents;

column 4 indicates the number of full-time employees;

column 5 indicates the number of storage units included in the inventories approved by the expert verification commission of the archival institution;

column 6 indicates the number of documents stored beyond the established term (in storage units);

column 7 indicates the total number of storage units.

In table 4 “Information on film, photo, audio, video documents”:

column 2 indicates the types of organizations (state organizations storing film documents, non-state organizations storing film documents, state organizations storing photo documents, non-state organizations storing photo documents, state organizations storing audio records, non-state organizations storing audio records, state organizations storing video documents, non-state organizations storing video documents);

column 3 indicates the number of organizations registered with the archival institution;

column 4 indicates the number of premises for storing documents;

column 5 indicates the number of full-time employees;

column 6 indicates the number of storage units included in the inventories approved by the expert verification commission of the archival institution;

column 7 indicates the number of units stored in excess of the established term (in storage units).

Об утверждении Правил централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда

Приказ и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 июля 2018 года № 168. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 31 июля 2018 года № 17249. Утратил силу приказом Министра культуры и информации Республики Казахстан от 24 апреля 2025 года № 192-НҚ.

Сноска. Утратил силу приказом Министра культуры и информации РК от 24.04.2025 № 192-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

В соответствии с подпунктом 2-7) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" и подпунктом 2) пункта 3 статьи 16 Закона Республики Казахстан "О государственной статистике" ПРИКАЗЫВАЮ:

Сноска. Преамбула - в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 16.08.2022 № 239 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

1. Утвердить прилагаемые Правила централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда.

2. Признать утратившими силу:

1) приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27 "Об утверждении Правил централизованного государственного учета данных о составе документов Национального архивного фонда" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 8366, опубликован в газете "Казахстанская правда" 20 марта 2013 года № 101-102 (27375-27376);

2) приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 декабря 2016 года № 321 "О внесении изменений в приказ Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27 "Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 14654, опубликован 20 января 2017 года в Эталонном контрольном банке нормативных правовых актов Республики Казахстан).

3. Департаменту архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление в электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения "Республиканский центр правовой информации" для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

3) в течение двух рабочих дней после его введения в действие размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;

4) в течение двух рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

5. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Исполняющий обязанности министра культуры и спорта Республики Казахстан

Е. Кожагапанов

"Согласован"
Бюро национальной статистики
Агентства по стратегическому
планированию и реформам
Республики Казахстан

Сноска. Приказ дополнен грифом в соответствии с приказом и.о. Министра культуры и спорта РК от 16.08.2022 № 239 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Утверждены приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 июля 2018 года № 168

Правила централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда

Сноска. Правила - в редакции приказа и.о. Министра культуры и спорта РК от 16.08.2022 № 239 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Глава 1. Общие положения

1. Правила централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда (далее – Правила) определяют порядок проведения централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – Национальный архивный фонд).

2. Уполномоченный орган в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее – уполномоченный орган) осуществляет централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда путем ведения единого Государственного фондового каталога.

Глава 2. Порядок централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда

3. Для проведения централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, специальные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы ежегодно до 5 января представляют в уполномоченный орган на бумажном носителе (в одном экземпляре) и в электронной форме:

1) паспорт архива по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам;

2) карточку фонда по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам;

3) сведения об изменениях в составе и объеме фондов по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам;

4) учетные сведения по фондовому каталогу по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам.

4. Уполномоченный орган ежегодно к 15 февраля вносит изменения и дополнения в Государственный фондовый каталог на основе карточек фондов, представленных Национальным архивом Республики Казахстан, центральными государственными архивами, Архивом Президента Республики Казахстан, специальными государственными архивами и местными исполнительными органами.

5. Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы один раз в три года до 5 января представляют в уполномоченный орган сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам.

6. Уполномоченный орган один раз в три года к 15 февраля на основании представленных сводных паспортов составляет сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан.

Приложение 1 к Правилам централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда

Форма, предназначенная для сбора административных данных "Паспорт архива"

Сноска. Приложение 1 - в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Представляется: Министерство культуры и информации Республики Казахстан.
Форма административных данных размещена на интернет – ресурсе:
www.mam.gov.kz.
Наименование формы административных данных: "Паспорт архива".
Индекс формы административных данных: ПА-1.
Периодичность: годовая.
Отчетный период: 20__ год.
Круг лиц, представляющих информацию: Национальный архив Республики
Казахстан, центральные государственные архивы, специальные государственные
архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы.
Срок представления формы административных данных:
ежегодно до 5 января следующего за отчетным.

Паспорт архива __________________________________ на " " 20__ года
(наименование архива)

Таблица 1

Состав и объем архивных документов

№ п/н	Показатели	Количество фондов (штук)	Количество единиц хранения				Количество единиц хранения, принятых на временное хранение
			всего	в том числе
				внесенных в описи	на государственном языке	учтенных особо ценных
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Документы на бумажной основе. Всего
1.1	Управленческая документация
1.2	Документы личного происхождения
1.3	Научно-техническая документация
1.4	Документы по личному составу
2	Кинодокументы
3	Фотодокументы
4	Фонодокументы
5	Видеодокументы
6	Машиночитаемая документация
7	Микроформы на правах подлинника
8	Итого

Таблица 2

Объем единицы учета

№ п/н	Показатели	Количество единиц учета
		всего	в том числе внесенных в описи
1	2	3	4
1	Кинодокументы
2	Фонодокументы
3	Видеодокументы
4	Машиночитаемая документация

Таблица 3

Состав и объем страхового фонда копий архивных документов

№ п/н	Показатели	Количество единиц хранения		Объем страхового фонда
		скопированных для страхового фонда	имеющих фонд пользования	количество кадров негатива (штук)	количество единиц хранения страхового фонда
1	2	3	4	5	6
1	Документы на бумажной основе. Всего
1.1	Управленческая документация
1.2	Документы личного происхождения
1.3	Научно-техническая документация
1.4	Документы по личному составу
2	Кинодокументы
3	Фотодокументы
4	Фонодокументы
5	Видеодокументы
6	Машиночитаемая документация
7	Микроформы на правах подлинника
8	Итого

Таблица 4

Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам

Описи, каталоги, базы данных

№ п/н	Показатели	Количество описей (книг учета и описания) (штук)		Закаталогизировано				Создано баз данных о составе и содержании документов
		всего	из них в полном комплекте	Количество фондов (штук)	Количество единиц хранения	Количество составленных карточек (штук)		Количество баз данных (штук)	объем в мега байтах
						всего	из них включенных в каталоги
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Документы на бумажной основе. Всего
1.1	Управленческая документация
1.2	Документы личного происхождения
1.3	Научно-техническая документация
1.4	Документы по личному составу
2	Кинодокументы
3	Фотодокументы
4	Фонодокументы
5	Видеодокументы
6	Машиночитаемая документация
7	Микроформы на правах подлинника
8	Итого

Таблица 5

Справочно-информационные издания

№ п/н	Показатели	Количество (штук)
1	2	3
1	Изданные путеводители, краткие справочники по фондам
2	Изданные справочники по административно-территориальному делению
3	Изданные справочники по истории учреждений
4	Изданные справочники других типов
5	Всего изданных справочников

Таблица 6

Состав и объем научно-справочной библиотеки

№ п/н	Показатели	Количество (штук)
1	2	3
1	Книги и брошюры
2	Газеты
3	Журналы
4	Другие виды печатной продукции

Таблица 7

Условия хранения документов

№ п/н	Показатели	Количество
1	2	3
1	Здания архива (штук)
2	Специальные помещения (штук)
3	Приспособленные помещения (штук )
4	Степень загруженности архивохранилищ (в процентах)
5	Оснащенность зданий охранной сигнализацией (в процентах)
6	Оснащенность зданий пожарной сигнализацией (в процентах)
7	Протяжность металлических стеллажей (в погонных метрах)
8	Протяжность деревянных стеллажей (в погонных метрах)
9	Закартонировано документов (в единицах хранения)

Наименование
Адрес _____________________________ _________________________
_____________________________ _____________________________
Телефон ___________________________________________________
Адрес электронной почты ____________________________________
Исполнитель _______________________________________________
фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись, телефон
Руководитель или лицо, исполняющее его обязанности
________________________________________________ __________
фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись
Место для печати
(за исключением лиц, являющихся субъектами частного предпринимательства)
_______________________

Приложение к форме, предназначенной для сбора административных данных "Паспорт архива"

Пояснение по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных "Паспорт архива"

В графах 1 таблицы 1 "Состав и объем архивных документов", таблицы 2 "Объем единицы учета", таблицы 3 "Состав и объем страхового фонда копий архивных документов", таблицы 4 "Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам. Описи, каталоги, базы данных", таблицы 5 "Справочно-информационные издания", таблицы 6 "Состав и объем научно-справочной библиотеки", таблицы 7 "Условия хранения документов" заполняется номер по порядку "№";

в графах 2 таблицы 1 "Состав и объем архивных документов", таблицы 3 "Состав и объем страхового фонда копий архивных документов", таблицы 4 "Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам. Описи, каталоги, базы данных" указываются показатели архивных документов (документы на бумажной основе. Всего, управленческая документация, документы личного происхождения, научно-техническая документация, документы по личному составу, кинодокументы, фонодокументы, видеодокументы, машиночитаемая документация, микроформы на правах подлинника, фотодокументы, итого).

В таблице 1 "Состав и объем архивных документов":

в графе 3 указывается количество фондов;

в графах 4, 5, 6 и 7 указывается количество единиц хранения (графа 4 – всего, графа 5 – внесенных в описи, графа 6 – на государственном языке, графа 7 – учтенных особо ценными);

в графе 8 указывается количество единиц хранения, принятых на временное хранение.

В таблице 2 "Объем единицы учета":

в графе 2 указываются показатели учета (кинодокументы, фонодокументы, видеодокументы, машиночитаемая документация);

в графах 3 и 4 указывается количество единиц учета (графа 3 - всего, графа 4 - в том числе внесенных в описи).

В таблице 3 "Состав и объем страхового фонда копий архивных документов":

в графах 3 и 4 указывается количество единиц хранения (графа 3 - скопированных для страхового фонда, графа 4 - имеющих фонд пользования);

в графах 5 и 6 указывается объем страхового фонда (графа 5 – количество кадров негатива, графа 6 - количество единиц хранения страхового фонда).

В таблице 4 "Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам. Описи, каталоги, базы данных":

в графах 3 и 4 указывается количество описей (книг учета и описания (графа 3 – всего, графа 4 - из них в полном комплекте);

в графах 5, 6, 7 и 8 указывается количество закаталогизированных документов (графа 5 - количество фондов, графа 6 - количество единиц хранения, графа 7 - количество составленных карточек всего, графа 8 - из них включенных в каталоги);

в графах 9 и 10 указываются созданные базы данных о составе и содержании документов (графа 9 - количество баз данных, графа 10 - объем в мега байтах).

В таблице 5 "Справочно-информационные издания":

в графе 2 указываются показатели справочно-информационных изданий (изданные путеводители, краткие справочники по фондам, изданные справочники по административно-территориальному делению, изданные справочники по истории учреждений, изданные справочники других типов, всего изданных справочников);

в графе 3 указывается количество справочно-информационных изданий.

В таблице 6 "Состав и объем научно-справочной библиотеки":

в графе 2 указываются показатели научно-справочной библиотеки (книги и брошюры, газеты, журналы, другие виды печатной продукции);

в графе 3 указывается количество научно-справочной библиотеки.

В таблице 7 "Условия хранения документов":

в графе 2 указываются показатели хранения документов (здания архива, специальные помещения, приспособленные помещения, степень загруженности архивохранилищ (в процентах), оснащенность зданий охранной сигнализацией (в процентах), оснащенность зданий пожарной сигнализацией (в процентах), протяжность металлических стеллажей (в погонных метрах), закартонировано документов (в единицах хранения), протяжность деревянных стеллажей (в погонных метрах)

в графе 3 указывается количество условий хранения документов.

Приложение 2 к Правилам централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда

Форма, предназначенная для сбора административных данных "Карточка фонда"

Сноска. Приложение 2 - в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Представляется: Министерство культуры и информации Республики Казахстан.

Форма административных данных размещена на интернет – ресурсе: www.mam.gov.kz.

Наименование формы административных данных: "Карточка фонда".

Индекс формы административных данных: КФ-1.

Периодичность: годовая.

Отчетный период: 20__ год.

Круг лиц, представляющих информацию: Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, специальные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы.

Срок представления формы административных данных: ежегодно до 5 января следующего за отчетным периодом.

Таблица 1

Карточка фонда

Дата первого поступления фонда	Дата получения карточки фонда	Место хранения фонда		№ фонда/Категория/ Форма собственности
1	2	3		4
Крайние даты каждого названия фонда	Название фонда
5	6
Объем фонда на 1 января 20___года	Годы	7
	Количество единиц хранения/документов	8
	В том числе неописанных единиц хранения/документов	9
	имеющих страховые копии единиц хранения

Таблица 2

Оборотная сторона карточки фонда

Название описи, аннотация документов	Начало года	Конец года	Название описи, аннотация документов	Начало года	Конец года
1	2	3	4	5	6

Прежний № ___________ фонда
Примечание_____________________________________________
Наименование Адрес _____________________________________
_____________________________ __________________________
_____________________________ __________________________
Телефон ________________________________________________
Адрес электронной почты _________________________________
Исполнитель _____________________________________ _______
фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись, телефон
Руководитель или лицо, исполняющее его обязанности
______________________________________________ __________
фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись
Место для печати
(за исключением лиц, являющихся субъектами частного предпринимательства)
_______________________

Приложение к форме, предназначенной для сбора административных данных "Карточка фонда"

Пояснение по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных "Карточка фонда"

В таблице 1 "Карточка фонда":

графе 1 указывается дата первого поступления фонда;

в графе 2 указывается дата получения карточки фонда;

в графе 3 указывается место хранения фонда;

в графе 4 указывается № фонда/Категория/Форма собственности.

в графе 5 указываются крайние даты каждого названия фонда;

в графе 6 указывается название фонда;

в графах 7, 8 и 9 указывается объем фонда на 1 января 20___года (графа 7 – годы, графа 8 - количество единиц хранения/документов, графа 9 - в том числе неописанных единиц хранения/документов, имеющих страховые копии единиц хранения).

В таблице 2 "Оборотная сторона карточки фонда":

в графе 1 и 4 указывается название описи, аннотация документов;

в графе 2 и 5 указывается начало года;

в графе 3 и 6 указывается конец года.

"Примечание" заполняется только при составлении отчета.

Приложение 3 к Правилам централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда

Форма, предназначенная для сбора административных данных "Сведения об изменениях в составе и объеме фондов"

Сноска. Приложение 3 - в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Представляется: Министерство культуры и информации Республики Казахстан.

Форма административных данных размещена на интернет – ресурсе: www.mam.gov.kz.

Наименование формы административных данных: сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

Индекс формы административных данных: СИСОФ-1.

Периодичность: годовая.

Отчетный период: 20__год.

Круг лиц, представляющих информацию: Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, специальные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы.

Срок представления формы административных данных: ежегодно до 5 января следующего за отчетным периодом.

Таблица

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 20___ года.

№ п/н	№ фонда	Категория	Название фондов	Поступило		Выбыло		Общее количество единиц хранения в фонде на 1 января ___ года			Примечание
				Название описи, аннотация документов	Годы	Название описи, аннотация документов	Годы	Внесенных в описи единиц хранения	Не внесенных единиц хранения/документов	Имеющих страховые копии единиц хранения
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Всего за ______ поступило ____ фондов ______ единиц хранения/документов;
выбыло _____ фондов ______ единиц хранения/документов; созданы страховые
копии на __________ единиц хранения.
На 1 января _____ года в архиве по списку фондов числятся с № ____ по № ___
номеров фондов, в том числе номеров, числящихся в наличии __ фондов ______
единиц хранения, номеров фондов, переданных и объединенных (дела которых
использовались и номер занимать нельзя)__________, утраченных __________
фондов, свободных номеров __________.
Наименование Адрес _______________________________________________
_______________________________ __________________________________
__________________________________________________________________
Телефон __________________________________________________________
Адрес электронной почты ___________________________________________
Исполнитель ___________________________________________ ___________
фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись, телефон
Руководитель или лицо, исполняющее его обязанности
_______________________________________________________ __________
фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись
Место для печати
(за исключением лиц, являющихся субъектами частного предпринимательства)
______________________

Приложение к форме, предназначенной для сбора административных данных "Сведения об изменениях в составе и объеме фондов"

Пояснение по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных "Сведения об изменениях в составе и объеме фондов"

В таблице "Сведения об изменениях в составе и объеме фондов":

в графе 1 заполняется номер по порядку "№";

в графе 2 указывается № фонда;

в графе 3 указывается категория;

в графе 4 указывается название фондов;

в графах 5 и 6 указывается о поступивших документах (графа 5 - название описи, аннотация документов, графа 6 – годы);

в графах 7 и 8 указывается о выбывших документах (графа 7 - название описи, аннотация документов, графа 8 – годы);

в графах 9,10 и 11 указывается общее количество единиц хранения в фонде (графа 9 - внесенных в описи единиц хранения, графа 10 - не внесенных единиц хранения/документов, графа 11 - имеющих страховые копии единиц хранения);

в графе 12 указывается примечание (если новый фонд указать – смотреть карточку фонда, если сформирована продолжение карточка фонда – смотреть продолжение карточки фонда, в случае поступления или выбытия единиц хранения указывается количество единиц хранения поступивших в течение года с указанием № и даты акта поступления или выбытия дел).

Приложение 4 к Правилам централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда

Форма, предназначенная для сбора административных данных
"Учетные сведения по фондовому каталогу"

Сноска. Приложение 4 - в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Представляется: Министерство культуры и информации Республики Казахстан.

Форма административных данных размещена на интернет – ресурсе: www.mam.gov.kz.

Наименование формы административных данных: учетные сведения по фондовому каталогу.

Индекс формы административных данных: УСФК-1.

Периодичность: годовая.

Отчетный период: 20__ год.

Круг лиц, представляющих информацию: Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, специальные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы.

Срок представления формы административных данных: ежегодно до 5 января года следующего за отчетным периодом.

Таблица

Учетные сведения по фондовому каталогу на 1 января 20___ года

№ п/н	Наименование архива	Первый и последний номера фондов по списку фондов	Количество фондов по паспорту на 1 января 20___года (штук)	Количество карточек в фондовом каталоге (штук)				Количество свободных номеров фондов (штук)	Примечание
				Всего	На фонды, хранящиеся в архиве	На фонды, включенных в состав объединенного архивного фонда (ранее использованных) и переданные фонды	На утраченные фонды
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Наименование __________________________________________
Адрес _________________________________________________
_______________________________________________________
Телефон _______________________________________________
Адрес электронной почты ________________________________
Исполнитель __________________________________ _________
фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись, телефон
Руководитель или лицо, исполняющее его обязанности
_____________________________________________ __________
фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись
Место для печати
(за исключением лиц, являющихся субъектами частного предпринимательства)
_______________________

Приложение к форме, предназначенной для сбора административных данных "Учетные сведения по фондовому каталогу"

Пояснение по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных
"Учетные сведения по фондовому каталогу"

В таблице "Учетные сведения по фондовому каталогу на 1 января 20___ года":

в графе 1 заполняется номер по порядку "№";

в графе 2 указывается наименование архива;

в графе 3 указывается первый и последний номера фондов по списку фондов;

в графе 4 указывается количество фондов по паспорту на 1 января 20___года;

в графах 5, 6, 7 и 8 указывается количество карточек в фондовом каталоге (графа 5 – всего, графа 6 – на фонды, хранящиеся в архиве, графа 7 – на фонды, включенных в состав объединенного архивного фонда (ранее использованных) и переданные фонды, графа 8 – на утраченные фонды);

в графе 9 указывается количество свободных номеров фондов;

в графе 10 указывается примечание (в примечание необходимо указать номера свободных фондов).

Приложение 5 к Правилам централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда

Форма, предназначенная для сбора административных данных "Сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан"

Сноска. Приложение 5 - в редакции приказа Министра культуры и информации РК от 28.06.2024 275-НҚ (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Представляется: Министерство культуры и информации Республики Казахстан.

Форма административных данных размещена на интернет – ресурсе: www.mam.gov.kz.

Наименование формы административных данных: "Сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан".

Индекс формы административных данных: СПИК ГА РК-1.

Периодичность: один раз в три года.

Отчетный период: 20__ год.

Круг лиц, представляющих информацию: Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, Архив Президента Республики Казахстан и местные исполнительные органы.

Срок представления формы административных данных: один раз в три года до 5 января года следующего за отчетным периодом.

Сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан на 1 декабря 20__ года

Таблица 1

Сведения об организациях, передающих в государственные архивы управленческую документацию

№ п/н	Наименование показателей	Количество	Количество штатных работников	Количество согласованных с архивными учреждениями (штук)		Количество помещений для хранения документов (штук)	Количество организаций полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение (штук)
				Номенклатуры дел	Инструкции, правила по делопроизводству
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Государственные организации профиля комплектования государственных архивов
2	Негосударственные организации профиля комплектования государственных архивов
3	Государственные организации профиля комплектования районных, городских архивов
4	Негосударственные организации профиля комплектования районных, городских архивов
5	Объединенные ведомственные архивы

Таблица 2

Сведения об управленческой документации

№ п/н	Наименование показателей	Всего единиц хранения	Количество документов постоянного срока хранения (в единицах хранения)		Количество документов по личному составу (в единицах хранения)		Количество образующихся в течении года дела постоянного срока хранения (в единицах хранения)
			Внесенных в описи	Хранящиеся сверх установленного срока	Всего	Внесенных в описи
			Утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
						Утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов
2	Негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов
3	Государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов
4	Негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов
5	Управленческая документация, хранящаяся в объединениях ведомственного архива

Таблица 3

Сведения об источниках комплектования государственных, городских, районных архивов, хранящих научно-техническую документацию

№ п/н	Виды организаций	Количество помещения для хранения документов (штук)	Количество штатных сотрудников	Количество единиц хранения внесенных в описи	Количество документов хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении)	Всего единиц хранения
				утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
1	2	3	4	5	6	7
1	Государственные организации
2	Негосударственные организации

Таблица 4

Сведения о кино-, фото-, фоно-, видеодокументах

№ п/н	Виды организаций	Количество организаций, состоящих на учете в архивном учреждении (штук)	Количество помещения для хранения документов (штук)	Количество штатных сотрудников	Количество единиц хранения внесенных в описи	Количество хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении)
					утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения
1	2	3	4	5	6	7
1	Государственные организации, хранящие кинодокументы
2	Негосударственные организации, хранящие кинодокументы
3	Государственные организации, хранящие фотодокументы
4	Негосударственные организации, хранящие фотодокументы
5	Государственные организации хранящие фонодокументы
6	Негосударственные организации, хранящие фонодокументы
7	Государственные организации, хранящие видеодокументы
8	Негосударственные организации, хранящие видеодокументы

Наименование ________________________________________________
Адрес _______________________________________________________
_____________________________________________________________
Телефон _____________________________________________________
Адрес электронной почты ______________________________________
Исполнитель ________________________________________ _________
фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись, телефон
Руководитель или лицо, исполняющее его обязанности
___________________________________________________ __________
фамилия, имя и отчество (при его наличии) подпись
Место для печати
(за исключением лиц, являющихся субъектами частного предпринимательства)
_______________________

Приложение к форме, предназначенной для сбора административных данных "Сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан"

Пояснение по заполнению формы, предназначенной для сбора административных данных "Сводный паспорт источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан"

В графах 1 таблицы 1 "Сведения об организациях, передающих в государственные архивы управленческую документацию", таблицы 2 "Сведения об управленческой документации", таблицы 3 "Сведения об источниках комплектования государственных, городских, районных архивов, хранящих научно-техническую документацию", таблицы 4 "Сведения о кино-, фото-, фоно-, видеодокументах" заполняется номер по порядку "№".

В таблице 1 "Сведения об организациях, передающих в государственные архивы управленческую документацию":

в графе 2 указывается наименование показателей (государственные организации профиля комплектования государственных архивов, негосударственные организации профиля комплектования государственных архивов, государственные организации профиля комплектования районных, городских архивов, негосударственные организации профиля комплектования районных, городских архивов, объединенные ведомственные архивы);

в графе 3 указывается количество;

в графе 4 указывается количество штатных работников;

в графах 5 и 6 указывается количество согласованных с архивными учреждениями (графа 5 - номенклатуры дел, графа 6 - инструкции, правила по делопроизводству);

в графе 7 указывается количество помещений для хранения документов;

в графе 8 указывается количество организаций полностью подготовивших документы к передаче на постоянное хранение.

В таблице 2 "Сведения об управленческой документации":

в графе 2 указывается наименование показателей (государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов, негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования государственных архивов, государственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов, негосударственные организации, хранящие управленческую документацию профиля комплектования районных, городских архивов, управленческая документация, хранящаяся в объединениях ведомственного архива);

в графе 3 указывается всего единиц хранения;

в графах 4 и 5 указывается количество документов постоянного срока хранения (в единицах хранения (графа 4 - внесенных в описи, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, графа 5 - хранящиеся сверх установленного срока);

в графах 6 и 7 указывается количество документов по личному составу (в единицах хранения (графа 6 – всего, графа 7 - внесенных в описи, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения);

в графе 8 указывается количество образующихся в течение года дел постоянного срока хранения (в единицах хранения).

В таблице 3 "Сведения об источниках комплектования государственных, городских, районных архивов, хранящих научно-техническую документацию":

в графе 2 указываются виды организаций (государственные организации, негосударственные организации);

в графе 3 указывается количество помещения для хранения документов;

в графе 4 указывается количество штатных сотрудников;

в графе 5 указывается количество единиц хранения внесенных в описи, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения;

в графе 6 указывается количество документов хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении);

в графе 7 указывается всего единиц хранения.

В таблице 4 "Сведения о кино-, фото-, фоно-, видеодокументах":

в графе 2 указываются виды организаций (государственные организации, хранящие кинодокументы, негосударственные организации, хранящие кинодокументы, государственные организации, хранящие фотодокументы, негосударственные организации, хранящие фотодокументы, государственные организации хранящие фонодокументы, негосударственные организации, хранящие фонодокументы, государственные организации, хранящие видеодокументы, негосударственные организации, хранящие видеодокументы);

в графе 3 указывается количество организаций, состоящих на учете в архивном учреждении;

в графе 4 указывается количество помещения для хранения документов;

в графе 5 указывается количество штатных сотрудников;

в графе 6 указывается количество единиц хранения внесенных в описи, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения;

в графе 7 указывается количество хранящихся сверх установленного срока (в единицах хранении).