Об утверждении Правил ведения кадровых процессов государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора в цифровой кадровой системе

Приказ Председателя Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы от 18 августа 2026 года № 147. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 19 августа 2026 года № 39625

Примечание ИЗПИ!
Порядок введения в действие см. п. 4.

В соответствии с пунктом 1 статьи 146-4 Трудового Кодекса Республики Казахстан ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемые Правила ведения кадровых процессов государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора в цифровой кадровой системе.

2. Департаменту цифрового отбора и кадровых процессов Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы после его официального опубликования.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Председателя Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы, курирующего вопросы цифровизации государственной службы.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования, за исключением части второй пункта 8 Правил ведения кадровых процессов государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора в цифровой кадровой системе, которая вводится в действие с 1 января 2027 года.

Председатель Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы

Д. Жазықбай

Приложение к приказу Председатель Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы от 18 августа 2026 года № 147

Правила ведения кадровых процессов государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора в цифровой кадровой системе

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Правила ведения кадровых процессов государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора в цифровой кадровой системе (далее – Правила) разработаны в соответствии с пунктом 1 статьи 146-4 Трудового Кодекса Республики Казахстан и определяют порядок ведения кадровых процессов государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора в цифровой кадровой системе.

2. В соответствии с пунктом 2 статьи 146-3 Трудового кодекса Республики Казахстан действие настоящих Правил не распространяются на:

1) государственные учреждения, являющиеся государственными органами, имеющими иные цифровые кадровые системы;

2) государственные учреждения и субъекты квазигосударственного сектора, находящиеся в ведении специальных государственных органов, Министерства обороны Республики Казахстан и его ведомства;

3) юридические лица, акционером (участником, доверительным управляющим) которых является Национальный Банк Республики Казахстан.

3. Действие настоящих Правил не распространяется на документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты Республики Казахстан.

4. В настоящих Правилах используются следующие понятия:

1) цифровая кадровая система (далее – система) – цифровая система, предназначенная для автоматизации кадровых процессов в государственных учреждениях и субъектах квазигосударственного сектора, а также для сбора, хранения, передачи и обработки информации, содержащейся в ней;

2) кадровые процессы – совокупность действий по оформлению, ведению, учету и хранению документов, связанных с приемом на работу, осуществлением трудовой деятельности, включая документирование перемещения, поощрения, привлечения к дисциплинарной ответственности, прекращением трудовых отношений, а также с осуществлением отбора претендентов и иными кадровыми процедурами;

3) кадровые сведения – сведения, связанные с работниками организаций, их супругами и близкими родственниками, являющимися гражданами Республики Казахстан, необходимые для достоверного, корректного, полноценного и своевременного ведения кадровых процессов в системе;

4) пользователь – физическое лицо, имеющее доступ в систему с учетом предоставленных прав, в целях ведения кадровых процессов, мониторинга наполнения, получения необходимых сведений;

5) уполномоченный орган по делам государственной службы (далее – уполномоченный орган) – центральный государственный орган, осуществляющий реализацию единой государственной политики в сфере государственной службы;

6) уполномоченный государственный орган по труду – центральный исполнительный орган, осуществляющий формирование и реализацию государственной политики в сфере трудовых отношений в соответствии с законодательством Республики Казахстан;

7) администратор системы (далее – администратор) – юридическое лицо, в установленном порядке обеспечивающее функционирование системы;

8) организация – государственное учреждение или субъект квазигосударственного сектора, осуществляющие ведение кадровых процессов в системе или на которые распространяется требование о ведении кадровых процессов в системе;

9) государственный орган – государственный орган, в ведении которого находится организация;

10) владелец системы (далее – владелец) – лицо, осуществляющее права владения.

5. Основными задачами системы являются:

1) автоматизация кадровых процессов в организациях;

2) обеспечение прозрачности ведения кадровых процессов в организациях;

3) выявление возможных кадровых дисбалансов, нарушений трудового законодательства Республики Казахстан в организациях;

4) централизация и унификация кадровых процессов в организациях с учетом специфики их деятельности;

5) формирование объективной кадровой ситуации по организациям;

6) повышение эффективности деятельности организаций.

Глава 2. Порядок ведения кадровых процессов в системе

6. При осуществлении кадровых процессов в системе обеспечивается соблюдение требований трудового законодательства Республики Казахстан, законодательства Республики Казахстан о персональных данных и их защите.

7. Система обеспечивает контроль соблюдения сроков осуществления кадровых процедур, предусмотренных законодательством Республики Казахстан, а также автоматическое уведомление ответственных лиц о наступлении контрольных сроков.

8. Организации вносят в систему данные о работнике, об индивидуальных идентификационных номерах супруги (супруга) и близких родственников работника, являющихся гражданами Республики Казахстан, а также при наличии данные о бизнес-идентификационных номерах организаций (индивидуальных идентификационных номерах индивидуальных предпринимателей), в которых работник ранее осуществлял трудовую деятельность, и иные сведения, связанные с приемом работника, осуществлением трудовой деятельности и прекращением трудовых отношений.

При отсутствии возможности у работника представить индивидуальные идентификационные номера супруги (супруга) и близких родственников, а также бизнес-идентификационные номера организаций (индивидуальные идентификационные номера индивидуальных предпринимателей), в которых он ранее осуществлял трудовую деятельность, работодатель получает соответствующие данные из цифровых систем в целях выявления конфликта интересов в соответствии с законодательством Республики Казахстан о противодействии коррупции.

9. Организации обеспечивают достоверность, корректность, полноту, актуальность кадровых сведений и кадровых процессов в системе.

10. Система используется исключительно в служебных целях.

11. Владельцем, администратором и пользователями при работе в системе обеспечивается соблюдение требований законодательства Республики Казахстан о кибербезопасности и Закона Республики Казахстан "О персональных данных и их защите".

12. Электронные документы, формируемые в рамках кадровых процессов, подлежат хранению, архивированию и уничтожению в порядке и в сроки, установленные законодательством Республики Казахстан, с обеспечением их юридической значимости, сохранности и возможности последующего подтверждения подлинности.

13. Администратор обеспечивает функционирование системы, ведет учет пользователей и предоставляет доступ в систему.

Глава 3. Порядок ведения кадровых процессов в системе "Единая кадровая система"

14. Организации осуществляют ведение кадровых процессов в системе "Единая кадровая система" (далее – ЕКС).

15. Организации, использующие собственные системы, по решению уполномоченного органа обеспечивают передачу информации о кадровых сведениях работников посредством интеграции с ЕКС согласно приказу исполняющего обязанности Министра информации и коммуникаций Республики Казахстан от 29 марта 2018 года № 123 "Об утверждении Правил интеграции объектов информатизации "электронного правительства" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 16777).

При принятии соответствующего решения уполномоченный орган учитывает наличие технической возможности передачи необходимой информации о кадровых сведениях работников в ЕКС.

16. Уполномоченный орган согласно информации государственных органов и/или информации из открытых источников определяет организации для подключения к ЕКС. Подключение к ЕКС осуществляется в течение квартала, следующего за кварталом, когда уполномоченным органом направлено письмо в государственный орган или в организацию о необходимости подключения.

При необходимости обеспечения бесперебойного подключения организации к ЕКС с учетом технической нагрузки на ЕКС уполномоченный орган устанавливает срок для подключения, превышающий срок, указанный в абзаце первом настоящего пункта, не более чем на три квартала.

По запросу уполномоченного органа государственные органы предоставляют информацию, необходимую для подключения к ЕКС.

Основанием для подключения организации к ЕКС является отсутствие действующего подключения к ЕКС, а также письмо уполномоченного органа, указанное в части первой настоящего пункта.

17. Уполномоченный орган осуществляет общую координацию работ по формированию и ведению ЕКС, в том числе мониторинг ее наполнения, а также обеспечивает целостность, конфиденциальность и защиту персональных данных, содержащихся в ней, в соответствии с законодательством Республики Казахстан о персональных данных и их защите.

Территориальные подразделения уполномоченного органа осуществляют мониторинг наполнения ЕКС в соответствующих регионах.

18. Уполномоченный государственный орган по труду осуществляет мониторинг за соблюдением трудового законодательства Республики Казахстан организациями путем анализа данных ЕКС.

19. Государственные органы координируют работу по подключению курируемых организаций к ЕКС и обеспечению корректности наполнения кадровыми сведениями в ЕКС.

20. Организации, на момент введения в действие настоящих Правил подключенные к ЕКС, продолжают работу в данной системе в соответствии с настоящими Правилами.

Мемлекеттік мекемелер мен квазимемлекеттік сектор субъектілерінің кадр процестерін цифрлық кадр жүйесінде жүргізу қағидаларын бекіту туралы

Қазақстан Республикасы Мемлекеттік қызмет істері агенттігі төрағасының 2026 жылғы 18 тамыздағы № 147 бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2026 жылғы 19 тамызда № 39625 болып тіркелді.

ЗҚАИ-ның ескертпесі!
Осы бұйрықтың қолданысқа енгізілу тәртібін 4-т. қараңыз

Қазақстан Республикасы Еңбек кодексінің 146-4-бабының 1-тармағына сәйкес БҰЙЫРАМЫН:

1. Қоса берілген Мемлекеттік мекемелер мен квазимемлекеттік сектор субъектілерінің кадр процестерін цифрлық кадр жүйесінде жүргізу қағидалары бекітілсін.

2. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік қызмет істері агенттігінің Цифрлық іріктеу және кадрлық процестер департаменті заңнамада белгіленген тәртіппен:

1) осы бұйрықтың Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркелуін;

2) осы бұйрықтың Қазақстан Республикасы Мемлекеттік қызмет істері агенттігінің интернет-ресурсында оның ресми жариялануынан кейін орналастырылуын қамтамасыз етсін.

3. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау Қазақстан Республикасының Мемлекеттік қызмет істері агенттігі Төрағасының мемлекеттік қызметті цифрландыру мәселелеріне жетекшілік ететін орынбасарына жүктелсін.

4. Осы бұйрық 2027 жылғы 1 қаңтардан бастап қолданысқа енгізілетін Мемлекеттік мекемелер мен квазимемлекеттік сектор субъектілерінің кадр процестерін цифрлық кадр жүйесінде жүргізу қағидаларының 8-тармағының екінші бөлігін қоспағанда, ол алғаш ресми жарияланған күннен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік қызмет істері агенттігі төрағасы

Д. Жазықбай

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік қызмет істері агенттігі төрағасы 2026 жылғы 18 тамыздағы № 147 бұйрығына қосымша

Мемлекеттік мекемелер мен квазимемлекеттік сектор субъектілерінің кадр процестерін цифрлық кадр жүйесінде жүргізу қағидасы

1 - тарау. Жалпы ережелер

1. Мемлекеттік мекемелер мен квазимемлекеттік сектор субъектілерінің кадр процестерін цифрлық кадр жүйесінде жүргізудің осы Қағидасы (бұдан әрі – Қағида) Қазақстан Республикасы Еңбек кодексінің 146-4-бабы 1-тармағына сәйкес әзірленді және мемлекеттік мекемелер мен квазимемлекеттік сектор субъектілерінің кадр процестерін цифрлық кадр жүйесінде жүргізудің тәртібін айқындайды.

2. Қазақстан Республикасы Еңбек кодексінің 146-3-бабы 2-тармағына сәйкес осы Қағидалардың ережелері қолданылмайды:

1) персоналды басқарудың басқа да цифрлық кадрлық жүйелері бар мемлекеттік орган болып табылатын мемлекеттік ұйымдарға;

2) арнайы мемлекеттік органдардың, Қазақстан Республикасы Қорғаныс министрлігі және оның құрылымдық бөлімшелерінің қарамағына енетін мемлекеттік ұйымдарға және квазимемлекеттік сектор субъектілеріне;

3) акционері (қатысушы, сенімгерлік басқарушы) Қазақстан Республикасының Ұлттық Банкі болып табылатын заңды тұлғаларға.

3. Осы Қағидалардың қолданылуы Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпиясын құрайтын деректерден тұратын құжаттарға таралмайды.

4. Осы Қағидада келесі ұғымдар қолданылады:

1) цифрлық кадрлық жүйе (бұдан әрі – жүйе) – мемлекеттік мекемелер мен квазимемлекеттік сектор субъектілерінде кадр процестерін автоматтандыруға, сондай-ақ онда қамтылатын ақпаратты жинауға, сақтауға, беруге және өңдеуге арналған цифрлық жүйе;

2) кадрлық процестер – ауыстыруды, көтермелеуді, тәртіптік жауаптылыққа тартуды, еңбек қатынастарын тоқтатуды құжаттандыруды қоса алғанда, жұмысқа қабылдауға, еңбек қызметін жүзеге асыруға, сондай-ақ үміткерлерді іріктеуді жүзеге асыруға және өзге де кадр рәсімдеріне байланысты құжаттарды ресімдеу, жүргізу, есепке алу және сақтау жөніндегі әрекеттердің жиынтығы;

3) кадрлық деректер – жүйеде кадрлық процестерді нақты, дұрыс әрі толық және уақтылы жүргізу үшін ұйымның қызметкерлерімен және де Қазақстан Республикасының азаматы болып табылатын олардың жұбайының (зайыбының) және жақын туыстарымен байланысты деректер;

4) қолданушы – кадрлық процестерді, толықтыру мониторингін жүргізу, қажетті деректерді алу мақсатында берілген құқықтарды ескере отырып, жүйеге қолжетімділігі бар жеке тұлға;

5) мемлекеттік қызмет істері жөніндегі уәкілетті орган (бұдан әрі – уәкілетті орган) – мемлекеттік қызмет саласында бірыңғай мемлекеттік саясатты жүзеге асыратын орталық мемлекеттік орган;

6) еңбек жөніндегі уәкілетті мемлекеттік орган – Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес еңбек қатынастары саласындағы мемлекетік саясатты қалыптастыруды және іске асыруды жүзеге асыратын орталық атқарушы орган;

7) жүйе әкімшісі (бұдан әрі – әкімші) – жүйенің жұмыс істеуін қамтамасыз ететін, сонымен қатар қолданушыларға олардың рөлдерін есепке ала отырып қолжетімділік беретін ұйым;

8) ұйым – жүйеде кадр процестерін жүргізуді жүзеге асыратын немесе жүйеде кадр процестерін жүргізу туралы талап қолданылатын мемлекеттік мекеме немесе квазимемлекеттік сектор субъектісі;

9) мемлекеттік орган – қарамағында ұйымы болатын мемлекеттік орган;

10) жүйені иеленуші (бұдан әрі – иеленуші) – жүйені иелену және пайдалану құқықтарын жүзеге асыратын, оның жұмыс істеуін, сүйемелдеуін және дамуын қамтамасыз ететін тұлға.

5. Жүйенің негізгі міндеттері:

1) ұйымдарда кадрлық процестерді автоматтандыру;

2) ұйымдардағы кадрлық процестерді жүргізудің ашықтығын қамтамасыз ету;

3) ұйымдардағы ықтимал кадрлық теңгерімсіздіктерді және Қазақстан Республикасы еңбек заңнамасының бұзылу фактілерін анықтау;

4) қызметінің ерекшеліктерін ескере отырып, ұйымдардағы кадрлық процестерді орталықтандыру және біріздендіру;

5) ұйымдардағы кадрлық жағдайдың объективті бейнесін қалыптастыру;

6) ұйымның қызметінің тиімділігін арттыру болып табылады.

2 - тарау. Жүйеде кадрлық процестерді жүргізу тәртібі

6. Жүйеде кадр процестерін жүзеге асыру кезінде Қазақстан Республикасы Еңбек заңнамасының, Қазақстан Республикасының Дербес деректер және оларды қорғау туралы заңнамасының талаптарын сақтау қамтамасыз етіледі.

7. Жүйе Қазақстан Республикасының заңнамасында көзделген кадрлық рәсімдерді жүзеге асыру мерзімдерінің сақталуын бақылауды, сондай-ақ бақылау мерзімдерінің жақындауы туралы жауапты тұлғаларды автоматты түрде хабардар етуді қамтамасыз етеді.

8. Жүйеге қызметкер туралы, Қазақстан Республикасының азаматтары болып табылатын қызметкердің жұбайының (зайыбының) және жақын туыстарының жеке сәйкестендіру нөмірлері туралы деректер, сондай-ақ қызметкер бұрын еңбек қызметін жүзеге асырған ұйымдардың бизнес-сәйкестендіру нөмірлері (дара кәсіпкерлердің жеке сәйкестендіру нөмірлері) туралы деректер, және қызметкерді қабылдаумен, еңбек қызметін жүзеге асырумен және еңбек қатынастарын тоқтатумен байланысты өзге де деректер енгізіледі.

Жұмыскердің жұбайы (зайыбы) мен жақын туыстарының жеке сәйкестендіру нөмірлерін, сондай-ақ бұрын еңбек қызметін жүзеге асырған ұйымдардың бизнес-сәйкестендіру нөмірлерін (дара кәсіпкерлердің жеке сәйкестендіру нөмірлерін) ұсыну мүмкіндігі болмаған кезде жұмыс беруші Қазақстан Республикасының сыбайлас жемқорлыққа қарсы іс-қимыл туралы заңнамасына сәйкес мүдделер қақтығысын анықтау мақсатында тиісті деректерді цифрлық жүйелерден алады.

9. Ұйымдар жүйедегі кадрлық деректердің және кадрлық процестердің нақтылығын, дұрыстығын, толықтығын, өзектілігін қамтамасыз етеді.

10. Жүйе тек қызметтік мақсаттарда пайдаланылады.

11. Иеленуші, әкімші және қолданушылармен жүйеде жұмыс істегенде Қазақстан Республикасының киберқауіпсіздік заңнамасының және "Дербес деректер және оларды қорғау туралы" Қазақстан Республикасының Заңының талаптарын сақтау қамтамасыз етіледі.

12. Кадр процестері шеңберінде қалыптастырылатын электрондық құжаттар олардың заңдық маңыздылығын, сақталуын және кейіннен түпнұсқалығын растау мүмкіндігін қамтамасыз ете отырып, Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен және мерзімдерде сақтауға, мұрағаттауға және жоюға жатады.

13. Әкімші жүйенің жұмыс істеуін қамтамасыз етеді, пайдаланушылардың есебін жүргізеді және жүйеге қолжетімділікті ұсынады.

3 - тарау. "Бірыңғай кадрлық жүйе" жүйесінде кадрлық процестерді жүргізу тәртібі

14. Ұйымдар кадрлық процестерді "Бірыңғай кадрлық жүйесі" жүйесінде жүргізуді іске асырады (бұдан әрі – БКЖ).

15. Кадрлық процестерді жүргізуге өздерінің жеке ақпараттық жүйелерін қолданатын ұйымдар уәкілетті органның шешімі бойынша қызметкерлердің кадрлық деректері бойынша ақпаратты БКЖ-мен "Электрондық үкіметтің" ақпараттандыру объектілерін интеграциялау қағидаларын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Ақпарат және коммуникациялар министрінің м.а. 2018 жылғы 29 наурыздағы № 123 бұйрығына (Әділет органдарында НҚА мемлекеттік тіркеу нөмірі № 16777 болып тіркелді) сәйкес интеграциялау арқылы беруді қамтамасыз етеді.

Тиісті шешімді қабылдау кезінде уәкілетті орган жұмыскерлердің кадрлық мәліметтері туралы қажетті ақпаратты БКЖ-ға беру үшін техникалық мүмкіндіктің болуын ескереді.

16. Уәкілетті орган мемлекеттік органдардың ақпаратына және (немесе) ашық ақпарат көздерінен алынған мәліметтерге сәйкес БКЖ-ға қосылатын ұйымдарды айқындайды. БКЖ-ға қосылу уәкілетті орган мемлекеттік органға немесе ұйымға қосылу қажеттілігі туралы хат жолдаған тоқсаннан кейінгі тоқсан ішінде жүзеге асырылады.

БКЖ-ға ұйымның үздіксіз қосылуын қамтамасыз ету қажеттілігі туындаған жағдайда және БКЖ-ға түсетін техникалық жүктемені ескере отырып, уәкілетті орган осы тармақтың бірінші абзацында көрсетілген мерзімнен аспайтын, бірақ үш тоқсаннан артық емес қосымша қосылу мерзімін белгілейді.

Уәкілетті органның сұратуы бойынша мемлекеттік органдар БКЖ-ға қосылу үшін қажетті ақпаратты ұсынады.

Ұйымды БКЖ-ға қосуға БКЖ-ға қолданыстағы қосылудың болмауы, сондай-ақ осы тармақтың бірінші абзацында көрсетілген уәкілетті органның хаты негіз болып табылады.

17. Уәкілетті орган БКЖ-ны қалыптастыру және жүргізу жөніндегі жұмыстарды жалпы үйлестіруді, оның ішінде оның толтырылуына мониторинг жүргізуді жүзеге асырады, сондай-ақ онда қамтылған дербес деректердің тұтастығын, құпиялылығын және қорғалуын Қазақстан Республикасының дербес деректер және оларды қорғау туралы заңнамасына сәйкес қамтамасыз етеді.

Уәкілетті органның аумақтық бөлімшелері тиісті өңірде БКЖ-ның толтырылуына мониторинг жүргізеді.

18. Еңбек жөніндегі уәкілетті мемлекеттік орган БКЖ-дағы мәліметтерді талдау жолымен ұйымдардың Қазақстан Республикасы еңбек заңнамасын сақтауына мониторинг жүргізеді.

19. Мемлекеттік органдар жетекшілік ететін ұйымдарды БКЖ-ға қосу жөніндегі жұмысты үйлестіреді және БКЖ-да кадрлық процестердің дұрыс жүргізілуін қамтамасыз етеді.

20. Қағида қолданысқа енгізілген кезде БКЖ-ға қосылып қойған ұйымдар аталған жүйеде жұмыстарын осы Қағидаға сәйкес жалғастыра береді.