"Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2023 жылғы 25 тамыздағы № 236 бұйрығына өзгерістер мен толықтырулар енгізу туралы

Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің орынбасары - Мәдениет және ақпарат министрінің 2026 жылғы 3 сәуірдегі № 155-НҚ бұйрығы. Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2026 жылғы 8 сәуірде № 38362 болып тіркелді

ЗҚАИ-ның ескертпесі!
Қолданысқа енгізілу тәртібін 4-тармақтан қараңыз.

БҰЙЫРАМЫН:

1. "Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2023 жылғы 25 тамыздағы № 236 бұйрығына (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде № 33339 болып тіркелген) мынадай өзгерістер мен толықтырулар енгізілсін:

көрсетілген бұйрықпен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларында:

4-тармақтың үшінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"Мемлекеттік органдардың "Қызмет бабында пайдалану үшін" деген белгісі бар таратылуы шектелген электрондық құжаттармен жұмыс істеу тәртібі "Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2022 жылғы 24 маусымдағы № 429 қаулысынмен айқындалады";

5-тармақта:

2) тармақша алып тасталсын;

мынадай мазмұндағы 3-1) тармақшамен толықтырылсын:

"3-1) жеке құрам жөніндегі құжаттар – жұмыскерді, қызметшіні жұмысқа, қызметке қабылдау кезінде, ауыстыру, орнын ауыстыру, жұмыстан шығару кезінде қалыптастырылатын, демалыс беру, іссапарлар, іссапарға жіберу, көтермелеу, жалақыны есепке жазу туралы құжаттар, әлеуметтік, зейнетақымен және медициналық қамсыздандыруға арналған ақшаның ұсталуы мен аударылуы, оқуы, біліктілік, разряд, атақ беру туралы мәліметтер және азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделерін қамтамасыз етуге байланысты өзге де құжаттар;";

5) тармақша мынадай редакцияда жазылсын:

"5) Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының куәландырушы орталығы (бұдан әрі – МО КО) – мемлекеттік және мемлекеттік емес цифрлық жүйелердегі электрондық құжаттарда электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру үшін мемлекеттік органдардың лауазымды адамдарына электрондық цифрлық қолтаңба құралдары мен электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттерінің сертификаттарын беретін куәландырушы орталық;";

6) тармақша алып тасталсын;

13) тармақша алып тасталсын;

мынадай мазмұндағы 13-1) және 13-2) тармақшалармен толықтырылсын:

"13-1) цифрлық архив – уәкілетті орган айқындаған тәртіппен электрондық нысанда ұйымдастырылған және сақталатын электрондық архивтік құжаттар мен архивтік құжаттардың электрондық көшірмелерінің жиынтығы;

13-2) цифрлық ресурс – реттелген цифрлық деректер, цифрлық жазбалар мен оларды жасауға, сақтауға, өңдеуге, көрсетуге және таратуға арналған бағдарламалық қамтылым жиынтығы;";

14) және 15) тармақшалар алып тасталсын;

21) тармақша мынадай редакцияда жазылсын:

"21) электрондық құжат айналымы жүйесі – қатысушылар арасындағы қатынас Қазақстан Республикасының Цифрлық Кодексінде және Қазақстан Республикасының өзге де нормативтік құқықтық актілерінде реттелетін электрондық құжат алмасу жүйесі (бұдан әрі – ЭҚЖ);";

24) тармақша мынадай редакцияда жазылсын:

"24) электрондық құжаттың қағаз жеткізгіштегі көшірмесі – қағаз жеткізгіште басып шығарылған, осы Қағидалардың 38-тармағына сәйкес куәландырылған электрондық құжат;";

мынадай мазмұндағы 27-1), 27-2), 27-3) және 27-4) тармақшалармен толықтырылсын:

"27-1) электрондық цифрлық қолтаңба – электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық кілті мен электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын пайдалана отырып жасалған, электрондық құжаттың анықтығын, оның тиесілілігін және мазмұнының өзгермейтіндігін растайтын цифрлық жазба (цифрлық деректер жиынтығы);

27-2) электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілті – электрондық цифрлық қолтаңбаның түпнұсқалығын растауға арналған цифрлық деректер;

27-3) электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілті сертификаты – куәландырушы орталықтың электрондық цифрлық қолтаңбасымен куәландырылған цифрлық жазба, ол электрондық цифрлық қолтаңбаның осы Кодексте белгіленген талаптарға сәйкестігін растауға қызмет етеді;

27-4) электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілті сертификатының иегері – атына электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілті сертификаты берілген, электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілті сертификатында көрсетілген ашық кілтке сәйкес келетін жабық кілтті заңды түрде иеленетін жеке немесе заңды тұлға;";

28) тармақша мынадай редакцияда жазылсын:

"28) электрондық цифрлық қолтаңба құралдары – электрондық цифрлық қолтаңбаны жасау және оның түпнұсқалығын тексеру үшін пайдаланылатын бағдарламалық қамтамасыз ету және цифрлық инфрақұрылым объектілерінің жиынтығы;

мынадай мазмұндағы 28-1) тармақшамен толықтырылсын:

"28-1) электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық кілті – электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын пайдалана отырып, электрондық цифрлық қолтаңбаны жасауға арналған цифрлық деректер;";

15-тармақтың төртінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"Құжат парақтары (бланкілер және оларға қосымшалар) парақ ортасында жоғарғы жағында біртұтас нөмірмен нөмірленеді. Бұл ретте құжат "2" деген реттік нөмірмен 2-парақтан бастап нөмірленеді.";

16-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"16. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы "Қазақстан Республикасының мемлекеттік рәміздері туралы" Қазақстан Республикасының Конституциялық Заңына және Қазақстан Республикасы Инвестициялар және даму министрлігінің Техникалық реттеу және метрология комитеті төрағасының 2015 жылғы 14 тамыздағы № 158-од бұйрығымен бекітілген "ҚР СТ 989-2014 "Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы. Техникалық шарттар" Қазақстан Республикасының Үлттық стандартына сәйкес мемлекеттік ұйым құжатының бланкісінде бейнеленеді.";

23-тармақтың бірінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"23. "Электрондық өтініштер" цифрлық талдау жүйесінде тұлғалардың өтініштеріне, хабарламаларына, сұрауларына, жауаптары мен ұсыныстарына тіркеу нөмірін (индексін) беру автоматты түрде жасалады және әріптік индекстен, сондай-ақ тіркеу жылы мен сегіз таңбадан тұратын реттік нөмірден тұратын бірегей нөмірден тұрады.";

28-тармақтың екінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"Бұл талап хаттарды ұйымның хат бланкісінде ресімдеген кезде, сондай-ақ Қазақстан Республикасының Азаматтық Кодексіне сәйкес мөрі жоқ ұйымдарға қолданылмайды.";

31-тармақта:

бірінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"31. Құжаттың мәтіні Таймс Нью Роман (Times New Roman) немесе Ариал (Arial) шрифтінің № 14 өлшемді компьютерлік техника құрылғыларының көмегімен бір жоларалық интервал арқылы басылады. Жекелеген жағдайларда, сондай-ақ кестелерді, қосымшаларды, орындаушы туралы белгілерді, ескертпелерді ресімдеу кезінде қаріп пен жоларалық интервалдың өлшемдерін өзгертуге жол беріледі.";

жетінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"Үш және одан көп қосымшалар болған жағдайда парақтардың жалпы саны көрсетіледі. Мысалы, "Қосымша 52 парақта.".";

33-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"33. Құжат жобасын келісу құжаттағы визамен (ішкі келісу) немесе келісу белгісімен (ұйымның консультативтік-кеңесші және қоғамдық органдарымен сыртқы келісу немесе келісу) ресімделеді. Электрондық құжат үшін келісу электрондық цифрлық қолтаңба арқылы жүзеге асырылады.

Ішкі келісу кезінде құжаттарға міндеттерді бөлуге сәйкес орындаушы (жауапты орындаушы), оның бөлімшесінің басшысы, өзге де мүдделі лауазымды адамдар, ұйым басшысының орынбасары бұрыштама қояды.

Визалар ұйымда қалатын қағаз жеткізгіштегі құжаттардың даналарына қол қоюдан төмен бет жағында қойылады. Өкімдік құжаттардың жобаларына бірінші данада бұрыштама қойылады. Өкімдік құжаттардың жобаларына соңғы парақтың сыртқы жағына бұрыштама қоюға жол беріледі.

Виза бұрыштама қоюшының қолын, күнін, қолтаңбаның толық жазылуын (аты-жөні, тегі), бұрыштама қоюшы лауазымының атауын қамтиды. Құжат жобасына ескертулер, айрықша пікірлер мен толықтырулар жеке парақта ресімделеді, бұл туралы құжат жобасында тиісті белгі қойылады.

Құжатты сыртқы келісу құжаттың соңғы парағының төменгі сол жақ бұрышында орналасқан және "келісілді", ("Келісілді") деген сөзден, сондай-ақ құжат келісілетін тұлға лауазымының атауынан (ұйымның атауын қоса алғанда), жеке қолынан және оның толық жазылуынан (аты-жөнінің бас әріптері мен тегі) тұратын келісу белгісімен кіші әріптермен ресімделеді, келісу күндері.

Құжатты тең лауазымдардағы екі және одан да көп адамдар келіскен кезде келісу грифтері ұйымдардың ресми атауларының әліпбилік тәртібімен бір деңгейде орналастырылады. Құжатты бірнеше лауазымды адамдар келіскен кезде келісу грифтері лауазымдардың қызметтік иерархиясының кемуіне сәйкес орналастырылады.

Егер келісу хатпен, хаттамамен немесе өзге де құжатпен жүзеге асырылса, онда келісу грифінде шығармашылық жағдайдағы құжаттың түрі, ата-аналық жағдайдағы ұйымның атауы, құжаттың күні мен нөмірі (индексі) көрсетіледі.

Құжатты бірнеше ұйымдармен сыртқы келісу осы Қағидаларға 5-қосымшаға сәйкес нысан бойынша келісу парағымен ресімделеді.

Құжаттың жобасын электрондық форматта келісу ЭҚЖ-да не цифрлық жүйелер арналары (бұдан әрі – ЦЖ) арқылы жүзеге асырылады.

Ұйымда ЭҚЖ не ЦЖ болған кезде құжаттардың жобаларын келісу құжаттардың жобаларын келісуші ретінде тағайындалған адамдарға жіберу және келісу нәтижелерін ЭҚЖ-да не ЦЖ-да ресімдеу арқылы автоматтандырылған режимде жүзеге асырылады.

Келісу рәсімі аяқталғаннан кейін (құжаттың түпнұсқасы қағаз жеткізгіште жасалған кезде) ЭҚЖ-дан не ЦЖ-дан келісу парағы басып шығарылады, құжаттың жобасына қоса беріледі және ұйым басшысына (өзге де уәкілетті адамға) қол қоюға ұсынылады.

Құру, сақтау және пайдалану ЭҚЖ арқылы жүзеге асырылатын ішкі құжаттарды келісу ЭҚЖ-да электрондық түрде жүргізіледі.

Қағаз жеткізгіште жасалған ішкі құжаттардың жобаларын келісу кезінде визалар тікелей ЦЖ-да құжаттың жобасына қойылады.";

мынадай мазмұндағы 33-1-тармақпен толықтырылсын:

"33-1. ЭҚЖ-да немесе ЦЖ-да құжаттың бір жобасында бір мезгілде бірнеше мекемелер (ұйымдар) бірлесіп жұмыс істеу жөніндегі функционал болған кезде құжаттың жобасын жауапты мекеме (ұйым) құрады және барлық мүдделі мекемелерге (ұйымдарға) – бірлесіп орындаушыларға ведомствоаралық келісу үшін жібереді.";

38-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"38. Электрондық құжаттың қағаз жеткізгіштегі көшірмесі шығыс құжаттың электрондық құжат болып табылатынын және электрондық құжатты қанағаттандырған тұлғаның электрондық цифрлық қолтаңбасын тексеру рәсімінің оң нәтижесін алғанын көрсете отырып куәландырылады. Электрондық құжаттың қағаз жеткізгіштегі көшірмесін және электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру нәтижелері туралы ақпаратты растау үшін "* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс." (электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімінің оң нәтижесі анықталды) және аяқтаушы тұлғаның парақтары мен қолдарының саны үшін өрісті көрсету.";

39-тармақтың 3) тармақшасы мынадай редакцияда жазылсын:

"39. Құжаттың электрондық көшірмесін куәландырылады:

1) орындаушы – электрондық құжаттың жобасын жасау кезінде қағаз жеткізгіште қосымша құжаттар енгізілген жағдайда;

2) мемлекеттік органның құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесінің қызметкері – қағаз жеткізгіште ғана келіп түскен құжатты тіркеу кезінде.

Мемлекеттік органның және пошта операторының құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесі қызметкерлерінің электрондық құжаттың қағаз жеткізгіштегі көшірмесін куәландыруға өкілеттіктері бар.

Электрондық құжаттың қағаз жеткізгіштегі көшірмесінде:

1) құжаттың мәтіні;

2) электрондық құжатты қанағаттандырған тұлғаның электрондық цифрлық қолтаңбасын тексерудің қорытынды рәсімін жүргізе отырып, "Электрондық құжаттың көшірмесі" белгісі;

3) алынған цифрлық жүйенің атауы;

4) қағаз көшірмесі жасалған күн;

5) "* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс." мәтіні бар мөртабан (электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімінің оң нәтижесі анықталды), куәландырушының парақтары мен қолдарының саны болады.";

44-тармақтың 5-бөлігі 15) тармақшасы мынадай редакцияда жазылсын:

"15) қағаз құжаттың түпнұсқасының, электрондық құжаттың қағаз жеткізгіштегі көшірмесінің болуы немесе болмауы туралы белгі.";

45-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"45. Ұйымдар арасында электрондық құжаттармен алмасу кезінде деректемелердің тізбесі және электрондық құжаттың электрондық цифрлық қолтаңбасын пайдалану тәртібі Қазақстан Республикасының Азаматтық кодексіне сәйкес, осы Қағидалардың нормаларын сақтай отырып, мәмілелердің жазбаша нысандарында белгіленеді.";

57-тармақтың екінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"Электрондық өтініштер" цифрлық талдау жүйесі арқылы келіп түскен өтініштерге жауаптар көрсетілген жүйе арқылы беріледі, қолма-қол және пошта байланысы арқылы келіп түскен жауаптар "Пошта туралы" Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес жіберіледі.";

65-тармақтың 1) тармақшасы мынадай редакцияда жазылсын:

"1) электрондық құжатқа қол қою кезінде пайдаланылған жабық кілттің иегерін анықтауға мүмкіндік беретін электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілті сертификатының жарамдылығы;";

77-тармақтың бірінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"77. Электрондық құжатты жөнелту алдында оның ресімделуінің дұрыстығы (электрондық құжаттың деректемелерінің болуы) тексеріледі, оның ішінде электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру, электрондық цифрлық қолтаңбаның оң нәтижесін және электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық және жабық кілттерінің сертификаттарын тексеру рәсімі жүргізіледі.";

97-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"97. Мемлекеттік органдардың ЭҚЖ-да электрондық құжаттарды ресімдеу үшін МО КО берген қолданыстағы электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық және жабық кілттерінің сертификаттары бар электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттеріне сәйкес келетін электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кілттері ғана пайдаланылады.";

98-тармақта:

2) тармақшаның үшінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"мемлекеттік органның лауазымды адамының өз өкілеттіктері шегінде шығаратын электрондық құжаттарды (бірінші электрондық цифрлық қолтаңба) куәландыру кезінде электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру электрондық цифрлық қолтаңбаны (электрондық цифрлық қолтаңба құралы) қалыптастыру және тексеру процесін іске асыратын АКҚҚ-н, АКҚҚ-ның және алынған электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық және жабық кілттерінің сертификаттарының негізгі тасымалдаушысын пайдалана отырып жүзеге асырылады МО КО-да;";

3) тармақшасы мынадай редакцияда жазылсын:

"3) мемлекеттік органдар арасында электрондық құжатты жіберу үшін БҚҚ қызметі қызметкерінің электрондық цифрлық қолтаңбасын қолдану:

БҚҚ қызметі қызметкерінің электрондық цифрлық қолтаңбасымен электрондық тіркеу карточкасы (ЭҚЖ-дан тағайындалған бірегей сәйкестендіргіш, құжаттың күні, құжаттың авторы және мемлекеттік органның лауазымды адамының электрондық цифрлық қолтаңбасымен куәландырылған электрондық құжат) куәландырылады (қол қойылады);

Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесі қызметкерінің электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру электрондық цифрлық қолтаңбаны (электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын) қалыптастыру және тексеру процестерін іске асыратын АКҚҚ-н, МО КО-да алынған негізгі тасығышты және электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық және жабық кілттерінің сертификаттарын пайдалана отырып жүзеге асырылады.";

3-тараудың 6-параграфының тақырыбы мынадай редакцияда жазылсын:

"6-параграф ЭҚЖ киберқауіпсіздігін қамтамасыз ету";

100-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"100. ЭҚЖ аппараттық-бағдарламалық, телекоммуникациялық қамтамасыз етудің киберқауіпсіздігі цифрлық технологиялардың және киберқауіпсіздікті қамтамасыз етудің бірыңғай талаптары саласындағы Қазақстан Республикасының тиісті нормативтік құқықтық актілерімен регламенттеледі.

ЭҚЖ, мемлекеттік органдардың бірыңғай көлік ортасының жұмыс істеуі, МО ОО, ЭҚЖ қатысушыларының тізбесі, Тапсырыс беруші ұйым, мемлекеттік органдар мен пайдаланушы ұйымдар (орындаушы ұйымдар) арасындағы киберқауіпсіздікті қамтамасыз ету жөніндегі бірлескен жұмыстарды орындауға арналған шарттарға сәйкес киберқауіпсіздік талаптарын орындай отырып, олардың міндеттері айқындалады және жүзеге асырылады.";

мынадай мазмұндағы 107-1-тармақпен толықтырылсын:

"107-1. ЭҚЖ-да тапсырманы орындау процестері барысының ашықтығын және оны бақылап отыруды қамтамасыз етуге мүмкіндік беретін тұтас бақылау (бар болса) арқылы жүзеге асырылады.";

123-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"123. Мемлекеттік ұйымның "Қазақстан Республикасының мемлекеттік рәміздері туралы" Қазақстан Республикасының Конституциялық Заңына және Индустрия және сауда министрлігі Техникалық реттеу және метрология комитетінің 2005 жылғы 1 желтоқсандағы № 441 бұйрығымен бекітілген "ҚР СТ 1430-2005 "Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы салынған мөр. Техникалық талаптар" Қазақстан Республикасының Ұлттық стандартының сәйкес Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген бір мөрі болады.

Қажет болған жағдайда мемлекеттік ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде (филиалдары, өкілдіктер) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген мөрлері (мөртабандары) болады.";

124-тармақтың бірінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"124. Қорғауға жататын, оның ішінде Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген баспа-бланкілік өнімді есепке алу тиісті тіркеу есепке алу нысандарында: журналдарда, карточкаларда және автоматтандырылған цифрлық жүйелерде, қорғауға жататын баспа-бланкілік өнімді есепке алу және беру журналында осы Қағидаларға 18-қосымшаға сәйкес нысан бойынша жүргізіледі.";

131-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"131. Пайдаланылмаған қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды, сондай-ақ құжаттарды қорғау құралдарын және оларға тіркеу есепке алу нысандарын өзге де лауазымды адамға беру осы Қағидаларға 19 және 20-қосымшаларға сәйкес нысан бойынша қорғауға жататын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды, құжаттарды қорғау құралдарын және оларға тіркеу есепке алу нысандарын қабылдап алу-беру актісімен ресімделеді.";

137-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"137. Қорғауға жататын баспа-бланкілік өнім даналарының, мөрлердің, мөртабандардың және құжаттарды қорғау құралдарының болуын тексеруді ұйым басшысының бұйрығымен (өкімімен) құрылатын комиссия жылына кемінде бір рет жүргізеді. Тексеру нәтижелері туралы белгілер осы Қағидаларға 21, 22, 23-қосымшаларға сәйкес есепке алу және беру журналдарында қойылады.";

145-тармақтың бірінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"145. Ұйымның істер номенклатурасына БҚҚ қызметінің басшысы қол қояды, ұйымның Сараптамалық комиссиясымен (бұдан әрі – СК), мемлекеттік архивтің (жергілікті атқарушы органның) сараптамалық тексеру комиссиясымен (бұдан әрі – СТК) келісіледі, оған құжаттар тұрақты сақтауға беріледі, содан кейін ұйымның басшысы бекітеді (ағымдағы жылдың аяғынан кешіктірмей) және ЭҚЖ мен цифрлық архивке енгізіледі. Егер нормативтік құқықтық актілерде, ұйымның функциялары мен құрылымында тұжырымдамалық өзгерістер болмаса, істер номенклатурасы мемлекеттік архив мекемесімен кемінде 5 жылда бір рет келісіледі.";

152-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"152. Электрондық тіркеу бақылау карточкасын сақтау мерзімі электрондық құжаттарды сақтау мерзіміне сәйкес келеді. Электрондық тіркеу бақылау карточкалары электрондық құжаттармен, электрондық цифрлық қолтаңбалардың тиісті ашық және жабық кілттер сертификаттарымен, хабарламалармен-осы электрондық құжаттардың жеткізілгені туралы түбіртектермен бірге сақталады.";

153-тармақтың бірінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"153. Электрондық құжаттарды сақтау мерзімдері және құжаттардың қағаз түпнұсқаларын ресімдеу Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2025 жылғы 17 маусымдағы № 279-НҚ бұйрығымен бекітілген Сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесінде белгіленеді.";

154, 155 және 156-тармақтар мынадай редакцияда жазылсын:

"154. Цифрлық архивтегі құжаттардың электрондық көшірмелерін ретке келтірген кезде олар қағаз түпнұсқалармен бірдей қалыптастырылады.

155. Электрондық құжаттарды сақтау тиісті цифрлық деректер базасын, электрондық цифрлық қолтаңбалардың пайдаланылған ашық кілттерін (электрондық цифрлық қолтаңбалардың ашық және жабық кілттер сертификаттарын) және электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбаларын қалыптастыру және тексеру процестерін іске асыратын бағдарламаларды сақтаумен сүйемелденеді.

156. Электрондық цифрлық қолтаңбалардың ашық кілттері үшін мемлекеттік органдарда және МО КО-да белгіленген тәртіппен ресімделген, аталған кілттердің ЭҚЖ-ның нақты қатысушысына тиесілігін растайтын құжаттар (электрондық цифрлық қолтаңбалардың ашық және жабық кілттер сертификаттары) сақталады.

Әрбір ашық кілт үшін оның қолданылу мерзімінің басталуы мен аяқталуы туралы ақпарат сақталады. Бұл ретте жедел (ведомстволық) архивтік сақтаудағы ашық кілттер массивтеріне қол жеткізу шектеледі.

Электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кілттері бар ақпарат тасығыштардың (бұдан әрі - негізгі тасығыш) сақталуы, тиісінше пайдаланылуы, сондай-ақ электрондық цифрлық қолтаңбалардың жабық (құпия) кілттерін пайдалану және оларды рұқсатсыз кіруден қорғау ашық және жабық кілттер сертификаттарының иелеріне жүктеледі.";

158-тармақтың екінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"Ақпаратты (цифрлық ресурстарды) цифрлық жүйелерде, оның ішінде электрондық құжаттардың архивтерінде, электрондық цифрлық қолтаңбаны (электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын, криптографиялық кілттерді) қалыптастыру және тексеру процесін іске асыратын АКҚҚ қорғау уәкілетті органның нормативтік құқықтық актілерінде белгіленген тәртіппен ЭҚЖ пайдаланатын ұйыммен, ЭҚЖ қатысушыларымен бірлесіп жүзеге асырылады киберқауіпсіздікті қамтамасыз ету саласындағы орган.";

167-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"167. Жыл аяқталғаннан кейін істер номенклатурасының тақырыптарын іс құжаттарының нақты құрамымен және олардың мазмұнымен салыстыру (нақтылау) жүзеге асырылады. Істер номенклатурасының соңында жүргізілген істердің көлемі немесе бір бөлігі туралы қорытынды жазба жасалады.

Жүргізілген істердің көлемі немесе бір бөлігі туралы қорытынды жазба цифрлық архивке ол болған кезде енгізіледі.";

171-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"171. Істің ішіндегі қағаз жеткізгіштегі құжаттар мәселені шешу реттілігіне (шешілетін мәселелер бойынша хронологиялық тәртіппен) сәйкес жоғарыдан төмен қарай орналастырылады немесе істің басында бастамашылық құжат, содан кейін – мәселені түпкілікті шешетін құжат, бұдан әрі – мәселені шешу барысын көрсететін құжаттар орналастырылады.";

183-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"183. Электрондық құжаттар мен деректер базасы ұйымның істер номенклатурасына сәйкес, қағаз жеткізгіштегі құжаттардан бөлек, олар құрылған цифрлық жүйеде электрондық істерге қалыптастырылады. Цифрлық деректер базасы жекелеген істерге қалыптастырылады, істердің атауы деректер базасының атауына сәйкес келеді.";

199-тармақтың екінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"Электрондық құжаттар, егер оларды ақпарат тасығыштардағы және резервтік көшірмелердегі цифрлық жүйе құралдарымен қалпына келтіру мүмкін болмаса, жойылды деп есептеледі.";

203-тармақтың үшінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"ЭҚЖ дерекқорларында жедел сақтаудағы электрондық құжаттың қағаз жеткізгіштегі көшірмесі, электрондық жеткізгіштегі құжаттың электрондық көшірмесі түрінде пайдалануға беріледі не құжатты сұратқан жұмыскердің электрондық мекенжайына жіберіледі. Электрондық істер (құжаттар) қайтаруға жатпайды.";

217 және 218-тармақтар мынадай редакцияда жазылсын:

"217. Ұйымның архивіне электрондық істер құрамында құжаттарды электрондық форматта беруді іс қағаздарын жүргізуге жауапты құрылымдық бөлімшелердің қызметкерлері жүзеге асырады және ол болған кезде ЭҚЖ құралдарымен және цифрлық архив арналарымен қамтамасыз етіледі.

218. Ұйымның архивіне тапсыруға іріктелген электрондық құжаттарды дайындау кезінде құжаттармен жұмыс істеудің мынадай негізгі рәсімдері орындалады:

электрондық істерді ұйымдастырудың цифрлық жүйесінде мыналарды: электрондық құжаттың метадеректерін, электрондық қолтаңба файлдарын және PDF/A-1 форматындағы мәтіндік электрондық құжаттың көрнекі көшірмесін қалыптастыру;

электрондық істер тізімдемелерін, құрылымдық бөлімшенің құжаттарын қалыптастыру;

егер құжаттар ұйымның архивіне цифрлық арналар арқылы берілмесе, электрондық құжаттардың физикалық оқшауланған материалдық жеткізгіштерге көшуі;

электрондық құжаттардың қайталануын тексеру;

электрондық құжаттарды зиянды компьютерлік бағдарламалардың бар-жоғын тексеру;

электрондық істің тұтастығын ұйымның архивіне беруге электрондық құжаттарды дайындауды жүзеге асыратын құрылымдық бөлімше басшысының (өзге де уәкілетті тұлғаның) электрондық қолымен растау.";

222-тармақ мынадай редакцияда жазылсын:

"222. Электрондық істерді беру және қабылдау электрондық құжат айналымы жүйесі мен ұйым архивінің цифрлық жүйесі, ал болған кезде цифрлық архив арасындағы ақпараттық өзара іс-қимыл регламентімен айқындалатын ақпараттық пакет құрамында цифрлық байланыс арналары немесе электрондық жеткізгіштер арқылы жүзеге асырылады.";

225-тармақтың үшінші бөлігі мынадай редакцияда жазылсын:

"электрондық құжат жасалған цифрлық технология (бағдарламалық өнім нұсқасы) туралы мәліметтер;";

227 және 228-тармақтар мынадай редакцияда жазылсын:

"227. Электрондық құжаттар үшін метадеректер құрамына электрондық құжат айналымы жүйесі мен ұйым архивінің цифрлық жүйесі арасындағы ақпараттық өзара іс-қимыл регламентімен айқындалатын электрондық цифрлық қолтаңба құралдары туралы мәліметтер қосымша енгізіледі.

228. Цифрлық ресурстың архивтік көшірмесін білдіретін электрондық құжатқа арналған метадеректердің құрамы өзіне қосымша:

цифрлық ресурстың атауын;

цифрлық ресурстың типін;

цифрлық ресурсты пайдаланудың соңғы күндерін;

цифрлық ресурсты тіркеу туралы деректерді;

цифрлық ресурсты орналастырудың интернет-мекенжайын (ғаламдық компьютерлік Интернет желісінде орналастырылған цифрлық ресурс үшін);

Қазақстан Республикасының дербес деректер туралы заңнамасына сәйкес цифрлық ресурстың меншік иесі туралы мәліметтерді;

цифрлық ресурстың иесі туралы мәліметтерді қамтиды.";

осы Қағидаларға 32-қосымша осы бұйырыққа қосымшаға сәйкес жаңа редакцияда жазылсын.

2. Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігінің Архив, құжаттама және кітап ісі комитеті Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен:

1) осы бұйрықты Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркеуді;

2) осы бұйрық ресми жарияланғаннан кейін оны Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігінің интернет-ресурсында орналастыруды қамтамасыз етсін.

3. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау жетекшілік ететін Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат вице-министріне жүктелсін.

4. Осы бұйрық 2026 жылғы 12 шілдеден бастап күшіне енетін 1-тармақтың тоғызыншыдан бастап оныншы, он екіншіден бастап он сегізінші, жиырма біріншіден бастап жиырма тоғызыншы, отыз төртіншіден бастап отыз бесінші, қырық үшіншіден бастап елу сегізінші, алпыс біріншіден бастап жетпіс бірінші, жетпіс төртіншіден бастап тоқсан бесінші, бір жүз біріншіден бастап бір жүз екінші, бір жүз жетіншіден бастап бір жүз оныншы, бір жүз он үшіншіден бастап бір жүз жиырма үшінші, бір жүз жиырма алтыншыдан бастап бір жүз елу төртінші абзацтарын қоспағанда алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін он күнтізбелік күн өткен соң қолданысқа енгізіледі.

Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің орынбасары - Мәдениет және ақпарат министрі

А. Балаева

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Атом энергиясы жөніндегі агенттігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Ауыл шаруашылығы министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Әділет министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Бас прокуратурасы

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Бәсекелестікті қорғау

және дамыту агенттігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Ғылым және жоғары білім министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Денсаулық сақтау министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Еңбек және халықты

әлеуметтік қорғау министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Жасанды интеллект және

цифрлық даму министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Жоғарғы Соты

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Жоғары аудиторлық палатасы

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Жоғары Сот Кеңесінің аппараты

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Көлік министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Қаржы министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Қаржы нарығын реттеу және

дамыту агенттігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Қаржылық мониторинг агенттігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Қорғаныс министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Мемлекеттік қызмет істері агенттігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Мемлекеттік күзет қызметі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Оқу-ағарту министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Өнеркәсіп және құрылыс министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасы

Президентінің Іс басқармасы

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Сауда және интеграция министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Су ресурстары және ирригация министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Стратегиялық жоспарлау және

реформалар агенттігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Сыртқы істер министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Төтенше жағдайлар министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Туризм және спорт министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Ұлттық қауіпсіздік комитеті

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Ұлттық экономика министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Ұлттық банкі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Ішкі істер министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Экология және табиғи ресурстар министрлігі

Келісілді

Қазақстан Республикасының

Энергетика министрлігі

	Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің орынбасары - Мәдениет және ақпарат министрі 2026 жылғы 3 сәуірдегі № 155-НҚ бұйрыққа қосымша
	Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларына 32-қосымша Нысан

№ ___________электрондық істің электрондық түрдегі құжаттарының ішкі тізімдемесі

Р/с №	Іс жүргізу индексі	Электрондық түрдегі құжаттың датасы	Электрондық түрдегі құжаттың тақырыбы	Сақтау объектілерінің (файлдар) саны	Сақтау объектілерінің жалпы көлемі (байтта)	Жалпы бақылау сипаттамасы	Ескертпе
1	2	3	4	5	6	7	8

Барлығы: _________электрондық түрдегі құжат, ___________ сақтау объектілері.

Электрондық істі сақтау объектілерінің жалпы көлемі _________________.

______________________________ (электрондық істің электрондық түрдегі құжаттарының ішкі тізімдемесін жасаған адам лауазымының атауы)		_________________		(аты-жөні, тегі)
(датасы)

О внесении изменений и дополнений в приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 236 "Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях"

Приказ Заместителя Премьер-Министра - Министра культуры и информации Республики Казахстан от 3 апреля 2026 года № 155-НҚ. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 8 апреля 2026 года № 38362

Примечание ИЗПИ!
Порядок введения в действие настоящего приказа см. п. 4.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 236 "Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях" (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 33339) следующие изменения и дополнения:

в Правилах документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных указанным приказом:

часть третью пункта 4 изложить в следующей редакции:

"Порядок работы государственных органов с электронными документами ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования" определяется постановлением Правительства Республики Казахстан от 24 июня 2022 года № 429 "Об утверждении Правил отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней".";

в пункте 5:

подпункт 2) исключить;

дополнить подпунктом 3-1) следующего содержания:

"3-1) документы по личному составу – документы, образующиеся при приеме на работу, службу, при переводе, перемещении, увольнении работника, служащего о предоставлении отпуска, командировках, прикомандировании, поощрении, начислении заработной платы, сведения об удержании и отчислении денег на социальное, пенсионное и медицинское обеспечение, учебе, о присвоении квалификации, разряда, звания и иные документы, связанные с обеспечением прав и законных интересов граждан;";

подпункт 5) изложить в следующей редакции:

"5) удостоверяющий центр государственных органов Республики Казахстан (далее – УЦ ГО) – удостоверяющий центр, предоставляющий средства электронной цифровой подписи и сертификаты открытых ключей электронной цифровой подписи должностным лицам государственных органов для формирования и проверки электронной цифровой подписи в электронных документах в государственных и негосударственных цифровых системах;";

подпункт 6) исключить;

подпункт 13 исключить;

дополнить подпунктами 13-1) и 13-2) следующего содержания:

"13-1) цифровой архив – совокупность электронных архивных документов и электронных копий архивных документов, организованных и хранимых в электронной форме в порядке, определенном уполномоченным органом;

13-2) цифровой ресурс – совокупность упорядоченных цифровых данных, цифровых записей и программного обеспечения для их создания, хранения, обработки, отображения и распространения;";

подпункты 14) и 15) исключить;

подпункт 21) изложить в следующей редакции:

"21) система электронного документооборота – система обмена электронными документами, отношения между участниками которой регулируются Цифровым кодексом Республики Казахстан и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан (далее – СЭД);";

подпункт 24) изложить в следующей редакции:

"24) копия электронного документа на бумажном носителе – электронный документ, распечатанный на бумажном носителе, заверенный в соответствии с пунктом 38 настоящих Правил;";

дополнить подпунктами 27-1), 27-2), 27-3) и 27-4) следующего содержания:

"27-1) электронная цифровая подпись – цифровая запись (набор цифровых данных), созданная с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и средств электронной цифровой подписи, подтверждающая достоверность электронного документа, его принадлежность и неизменность содержания;

27-2) открытый ключ электронной цифровой подписи – цифровые данные, предназначенные для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи;

27-3) сертификат открытого ключа электронной цифровой подписи – цифровая запись, удостоверенная электронной цифровой подписью удостоверяющего центра, которая служит для подтверждения соответствия электронной цифровой подписи требованиям, установленным Кодексом Республики Казахстан;

27-4) владелец сертификата открытого ключа электронной цифровой подписи – физическое или юридическое лицо, на имя которого выдан сертификат открытого ключа электронной цифровой подписи, правомерно владеющее закрытым ключом, соответствующим открытому ключу, указанному в сертификате открытого ключа электронной цифровой подписи;";

подпункт 28) изложить в следующей редакции:

"28) средства электронной цифровой подписи – совокупность программного обеспечения и объектов цифровой инфраструктуры, используемых для создания и проверки подлинности электронной цифровой подписи;";

дополнить подпунктом 28-1) следующего содержания:

"28-1) закрытый ключ электронной цифровой подписи – цифровые данные, предназначенные для создания электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи;";

часть четвертую пункта 15 изложить в следующей редакции:

"Листы документов (бланков и приложений к ним) нумеруются сквозной нумерацией в верхней части листа по центру. При этом нумерация проставляется со 2 листа с порядкового номера "2".";

пункт 16 изложить в следующей редакции:

"16. Государственный Герб Республики Казахстан изображается на бланке документа государственной организации в соответствии с Конституционным Законом Республики Казахстан "О государственных символах Республики Казахстан" и Национальным стандартом Республики Казахстан "Государственный Герб Республики Казахстан. Технические условия" СТ РК 989-2014", утвержденным приказом председателя Комитета технического регулирования и метрологии Министерства по инвестициям и развитию Республики Казахстан от 14 августа 2015 года № 158-од.";

часть первую пункта 23 изложить в следующей редакции:

"23. В цифровой аналитической системе "Электронные обращения" присвоение регистрационного номера (индекса) обращениям, сообщениям, запросам, откликам и предложениям лиц генерируется автоматически и состоит из буквенного индекса, а также уникального номера, включающего год регистрации и сквозной порядковый номер из восьми знаков.";

часть вторую пункта 28 изложить в следующей редакции:

"Данное требование не применяется при оформлении писем на бланке письма организации, а также к организациям, которые в соответствии с Гражданским кодексом Республики Казахстан не имеют печать.";

в пункте 31:

часть первую изложить в следующей редакции:

"31. Текст документа печатается при помощи устройств компьютерной техники размером № 14 шрифта Таймс Нью Роман (Times New Roman) или Ариал (Arial) через один межстрочный интервал. В отдельных случаях, а также при оформлении таблиц, приложений, отметки об исполнителе, примечаний допускается изменение размеров шрифта и межстрочного интервала.";

часть седьмую изложить в следующей редакции:

"При наличии трех и более приложений указывается общее количество листов. Например, "Приложение на 52 листах.".";

пункт 33 изложить в следующей редакции:

"33. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование или согласование с консультативно-совещательными и общественными органами организации). Для электронного документа согласование происходит посредством электронной цифровой подписи.

При внутреннем согласовании документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем его подразделения, иными заинтересованными должностными лицами, заместителем руководителя организации согласно распределению обязанностей.

Визы проставляются на экземплярах документов на бумажном носителе, остающихся в организации, на лицевой стороне ниже подписи. Проекты распорядительных документов визируются на первом экземпляре. Допускается визирование проектов распорядительных документов на оборотной стороне последнего листа.

Виза включает в себя подпись визирующего, дату, расшифровку подписи (инициал имени, фамилию), наименование должности визирующего. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе, о чем в проекте документа ставится соответствующая отметка.

Внешнее согласование документа оформляется строчными буквами грифом согласования, который располагается в левом нижнем углу последнего листа документа и состоит из слова "Согласовано", ("Согласован"), а также наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи и ее расшифровки (инициал имени и фамилия), даты согласования.

При согласовании документа двумя и более лицами равных должностей грифы согласования располагаются на одном уровне в алфавитном порядке официальных наименований организаций. При согласовании документа несколькими должностными лицами грифы согласования располагаются в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей.

Если согласование осуществляется письмом, протоколом или иным документом, то в грифе согласования указываются вид документа в творительном падеже, наименование организации в родительном падеже, дата и номер (индекс) документа.

Внешнее согласование документа с несколькими организациями оформляется листом согласования по форме согласно приложению 5 к настоящим Правилам.

Согласование проекта документа в электронном формате осуществляется в СЭД либо по каналам цифровых систем (далее – ЦС).

При наличии в организации СЭД либо ЦС согласование проектов документов, осуществляется в автоматизированном режиме посредством направления проектов документов лицам, назначенным в качестве согласующих, и оформления результатов согласования в СЭД либо ЦС.

После завершения процедуры согласования (при создании подлинника документа на бумажном носителе) лист согласования распечатывается из СЭД либо ЦС, прикладывается к проекту документа и представляется на подпись руководителю организации (иному уполномоченному лицу).

Согласование внутренних документов, создание, хранение и использование которых осуществляются посредством СЭД, проводится в СЭД в электронном виде.

При согласовании проектов внутренних документов, созданных на бумажном носителе, визы проставляются непосредственно на проекте документа в ЦС.";

дополнить пунктом 33-1 следующего содержания:

"33-1. При наличии в СЭД либо ЦС функционала по совместной работе над одним проектом документа одновременно несколькими организациями проект документа создается ответственной организацией и направляется для межведомственного согласования всем заинтересованным организациям-соисполнителям.";

пункт 38 изложить в следующей редакции:

"38. Копия электронного документа на бумажном носителе заверяется с указанием на то, что исходным документом является электронный документ и получен положительный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи лица, удостоверившего электронный документ. Для заверения копии электронного документа на бумажном носителе и нанесения информации о результате проверки электронной цифровой подписи используется штамп (треугольной формы) с текстом "* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс." (определен положительный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи) и указанием полей для количества листов и подписи заверяющего лица.";

пункт 39 изложить в следующей редакции:

"39. Электронная копия документа заверяется:

1) исполнителем – в случае вложения дополнительных документов на бумажном носителе при создании проекта электронного документа;

2) сотрудником подразделения документационного обеспечения государственного органа – при регистрации документа, поступившего только на бумажном носителе.

Полномочиями на заверение копии электронного документа на бумажном носителе обладают сотрудники подразделения документационного обеспечения государственного органа и оператора почты.

Копия электронного документа на бумажном носителе содержит:

1) текст документа;

2) отметку "Копия электронного документа" с отражением результатов процедуры проверки электронной цифровой подписи лица, удостоверившего электронный документ;

3) наименование цифровой системы, из которой он получен;

4) дату создания бумажной копии;

5) штамп с текстом "* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс." (определен положительный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи), количество листов и подпись заверителя.";

подпункт 15) части пятой пункта 44 изложить в следующей редакции:

"15) отметка о наличии или отсутствии подлинника бумажного документа, копии электронного документа на бумажном носителе.";

пункт 45 изложить в следующей редакции:

"45. При обмене электронными документами между организациями перечень реквизитов и порядок использования электронной цифровой подписи электронного документа устанавливаются письменными формами сделок в соответствии с Гражданским кодексом Республики Казахстан, соблюдением норм настоящих Правил.";

часть вторую пункта 57 изложить в следующей редакции:

"Ответы на обращения, поступившие через цифровую аналитическую систему "Электронные обращения" даются через указанную систему, поступившие нарочно и почтовой связью ответы, направляются в соответствии с Законом Республики Казахстан "О почте".";

подпункт 1) пункта 65 изложить в следующей редакции:

"1) действительности сертификата открытого ключа электронной цифровой подписи, позволяющие определить владельца закрытого ключа, использованного при подписании электронного документа;";

часть первую пункта 77 изложить в следующей редакции:

"77. Перед отправкой электронного документа проверяется правильность его оформления (наличие реквизитов электронного документа), в том числе проводится процедура проверки электронной цифровой подписи, проверки положительного результата электронной цифровой подписи и сертификатов открытого и закрытого ключей электронной цифровой подписи.";

пункт 97 изложить в следующей редакции:

"97. Для оформления электронных документов в СЭД государственных органов используются только те закрытые (секретные) ключи электронной цифровой подписи, которым соответствуют открытые ключи электронной цифровой подписи, имеющие действующие сертификаты открытого и закрытого ключей электронной цифровой подписи, выданные УЦ ГО.";

в пункте 98:

часть третью подпункта 2) изложить в следующей редакции:

"формирование электронной цифровой подписи должностного лица государственного органа при удостоверении электронных документов, издаваемых им в пределах их полномочий (первой электронной цифровой подписи) осуществляется с использованием СКЗИ, реализующих процесс формирования и проверки электронной цифровой подписи (средства электронной цифровой подписи), ключевого носителя информации СКЗИ и сертификатов открытого и закрытого ключей электронной цифровой подписи, полученных в УЦ ГО;

подпункт 3) изложить в следующей редакции:

"3) применение электронной цифровой подписи сотрудника службы ДОУ для пересылки электронного документа между государственными органами:

электронной цифровой подписью сотрудника службы ДОУ удостоверяется (подписывается) электронная регистрационная карточка (уникальный идентификатор, назначенный из СЭД, дата документа, автор документа и электронный документ, удостоверенный электронной цифровой подписью должностного лица государственного органа);

формирование электронной цифровой подписи сотрудника подразделения документационного обеспечения осуществляется с использованием СКЗИ и, реализующих процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи (средства электронной цифровой подписи), ключевого носителя и сертификатов открытого и закрытого ключей электронной цифровой подписи, полученных в УЦ ГО.";

заголовок параграфа 6 Главы 3 изложить в следующей редакции:

"Параграф 6. Обеспечение кибербезопасности СЭД";

пункт 100 изложить в следующей редакции:

"100. Кибербезопасность аппаратно-программного, телекоммуникационного обеспечения СЭД регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Республики Казахстан в области единых требований цифровых технологий и обеспечения кибербезопасности.

Функционирование СЭД, единой транспортной среды государственных органов, УЦ ГО, перечень участников СЭД, их обязанности определяются и осуществляются с выполнением требований кибербезопасности в соответствии с договорами на выполнение совместных работ по обеспечению кибербезопасности между организацией-заказчиком, государственными органами и эксплуатирующими организациями (организациями-исполнителями).";

дополнить пунктом 107-1 следующего содержания:

"107-1. В СЭД исполнение поручения осуществляется сквозным контролем (при наличии) для обеспечения прозрачности и отслеживания хода процессов исполнения поручения.";

пункт 123 изложить в следующей редакции:

"123. Государственная организация имеет одну печать с изображением Государственного Герба Республики Казахстан соответствующему Конституционному Закону Республики Казахстан "О государственных символах Республики Казахстан" и Государственному стандарту Республики Казахстан СТ РК 1430-2005. "Печати с воспроизведением Государственного Герба Республики Казахстан. Технические требования", утвержденному приказом Комитета по техническому регулированию и метрологии Министерства индустрии и торговли Республики Казахстан от 1 декабря 2005 года № 441.

При необходимости структурные подразделения государственной организации (филиалы, представительства) имеют печати (штампы) с изображением Государственного Герба Республики Казахстан.";

часть первую пункта 124 изложить в следующей редакции:

"124. Учет печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, в том числе с изображением Государственного Герба Республики Казахстан, ведется в соответствующих регистрационных учетных формах: журналах, карточках и автоматизированных цифровых системах, журнале учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, по форме согласно приложению 18 к настоящим Правилам.";

пункт 131 изложить в следующей редакции:

"131. Передача иному должностному лицу неиспользованной печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, а также средств защиты документов и регистрационных учетных форм к ним оформляется актом приема-передачи печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, средств защиты документов и регистрационных учетных форм к ним по форме согласно приложениям 19 и 20 к настоящим Правилам.";

пункт 137 изложить в следующей редакции:

"137. Проверка наличия экземпляров печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов производится не реже одного раза в год комиссией, создаваемой приказом (распоряжением) руководителя организации. Отметки о результатах проверок проставляются в журналах учета и выдачи согласно приложениям 21, 22, 23 к настоящим Правилам.";

часть первую пункта 145 изложить в следующей редакции:

"145. Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией организации (далее – ЭК), экспертной проверочной комиссией государственного архива (местного исполнительного органа) (далее – ЭПК), в который документы передаются на постоянное хранение, затем утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем организации и вносится в СЭД и цифровой архив. Согласовывается номенклатура дел с государственным архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет, если не было концептуальных изменений в нормативных правовых актах, функциях и структуре организации.";

пункт 152 изложить в следующей редакции:

"152. Сроки хранения электронной регистрационной контрольной карточки соответствуют срокам хранения электронных документов. Электронные регистрационные контрольные карточки хранятся совместно с электронными документами, соответствующими сертификатами открытых и закрытых ключей электронных цифровых подписей, уведомлениями-квитанциями о доставке данных электронных документов.";

часть первую пункта 153 изложить в следующей редакции:

"153. Сроки хранения электронных документов и оформление бумажных подлинников документов устанавливаются Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом исполняющего обязанности Министра культуры и информации Республики Казахстан от 17 июня 2025 года № 279-НҚ.";

пункты 154, 155 и 156 изложить в следующей редакции:

"154. При упорядочении электронных копий документов в цифровом архиве они формируются идентично бумажным подлинникам.

155. Хранение электронных документов сопровождается хранением соответствующих цифровых баз данных, использованных открытых ключей электронных цифровых подписей (сертификатов открытых и закрытых ключей электронных цифровых подписей) и программ, реализующих процессы формирования и проверки электронных цифровых подписей электронных документов.

156. Для открытых ключей электронных цифровых подписей в государственных органах и УЦ ГО хранятся оформленные в установленном порядке документы (сертификаты открытого ключа электронной цифровой подписи), подтверждающие принадлежность данных ключей конкретному участнику СЭД.

Для каждого открытого ключа хранится информация о начале и окончании срока его действия. При этом доступ к массивам открытых ключей, находящихся на оперативном (ведомственном) архивном хранении, ограничивается.

Сохранность, надлежащее использование носителей информации с закрытыми (секретными) ключами электронной цифровой подписи (далее – ключевой носитель), а также использование закрытых (секретных) ключей электронных цифровых подписей и их защита от несанкционированного доступа возлагаются на владельцев сертификатов закрытых ключей электронных цифровых подписей.";

часть вторую пункта 158 изложить в следующей редакции:

"Защита информации (цифровых ресурсов) в цифровых системах, в том числе в архивах электронных документов, СКЗИ, реализующих процесс формирования и проверки электронной цифровой подписи (средств электронной цифровой подписи, криптографических ключей), осуществляется совместно с организацией, эксплуатирующей СЭД, участниками СЭД в порядке, установленном нормативными правовыми актами уполномоченного органа в сфере обеспечения кибербезопасности.";

пункт 167 изложить в следующей редакции:

"167. По окончании года осуществляется сверка (уточнение) заголовков номенклатуры дел с фактическим составом документов дела и их содержанием. В конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел томов или части.

Итоговая запись о количестве заведенных дел томов или части вносится в цифровой архив при его наличии.";

пункт 171 изложить в следующей редакции:

"171. Документы внутри дела на бумажном носителе располагаются сверху вниз в соответствии с последовательностью решения вопроса (хронологическом порядке по решаемым вопросам) или в начале дела помещается инициативный документ, затем – документ с окончательным решением вопроса, далее – документы, освещающие ход решения вопроса.";

пункт 183 изложить в следующей редакции:

"183. Электронные документы и базы данных формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажном носителе, в той цифровой системе, в которой они были созданы. Цифровые базы данных формируются в отдельные дела, наименование дел соответствует наименованию базы данных.";

часть вторую пункта 199 изложить в следующей редакции:

"Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами цифровой системы на носителях информации и из резервных копий.";

часть третью пункта 203 изложить в следующей редакции:

"Электронные документы, находящиеся на оперативном хранении в базах данных СЭД, выдаются для использования в виде копии электронного документа на бумажном носителе, электронной копии документа на электронном носителе либо высылаются по электронному адресу работника, запрашивающего документ. Электронные дела (документы) возврату не подлежат.";

пункты 217 и 218 изложить в следующей редакции:

"217. Передача документов в электронном формате в составе электронных дел в архив организации осуществляется работниками структурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, и обеспечивается средствами СЭД и каналами цифрового архива при его наличии.

218. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив организации, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

формирование в цифровой системе организации электронных дел, включающих: метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;

формирование описей электронных дел, документов структурного подразделения;

миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив организации не по цифровым каналам;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

подтверждение целостности электронного дела электронной подписью руководителя структурного подразделения (иного уполномоченного лица), осуществляющего подготовку электронных документов к передаче в архив организации.";

пункт 222 изложить в следующей редакции:

"222. Передача и прием электронных дел осуществляются по цифровым каналам связи или на электронных носителях в составе информационного пакета, формат которого определяется регламентом информационного взаимодействия между системой электронного документооборота и цифровой системой архива организации, а при наличии цифровым архивом.";

часть третью пункта 225 изложить в следующей редакции:

"сведения о цифровой технологии (версии программного продукта), с помощью которой создан электронный документ;";

пункты 227 и 228 изложить в следующей редакции:

"227. Для электронных документов в состав метаданных дополнительно включаются сведения о средствах электронной цифровой подписи, определяемые регламентом информационного взаимодействия между системой электронного документооборота и цифровой системой архива организации.

228. Состав метаданных для электронного документа, представляющего собой архивную копию цифрового ресурса, дополнительно включает в себя:

наименование цифрового ресурса;

тип цифрового ресурса;

крайние даты эксплуатации цифрового ресурса;

данные о регистрации цифрового ресурса;

интернет-адрес размещения цифрового ресурса (для цифрового ресурса, размещенного в глобальной компьютерной сети Интернет);

сведения о собственнике ицифрового ресурса в соответствии с законодательством Республики Казахстан о персональных данных;

сведения о владельце цифрового ресурса.";

приложение 32 к настоящим Правилам изложить в новой редакции согласно приложению к настоящим приказу.

2. Комитету архивов, документации и книжного дела Министерства культуры и информации Республики Казахстан в установленном законодательством Республики Казахстан порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и информации Республики Казахстан после его официального опубликования.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и информации Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования, за исключением абзацев с девятого по десятый, двенадцатого по восемнадцатый, двадцать первого по двадцать девятый, тридцать четвертого по тридцать пятый, сорок третьего по пятьдесят восьмой, шестьдесят первого по семьдесят первый, семьдесят четвертого по девяносто пятый, сто первого по сто второй, сто седьмого по сто десятый, сто тринадцатого по сто двадцать третий, сто двадцать шестого по сто пятьдесят четвертый пункта 1, которые вводятся в действие с 12 июля 2026 года.

Заместитель Премьер-Министра - Министр культуры и информации Республики Казахстан

А. Балаева

Согласован
Агентство Республики Казахстан
по атомной энергии

Согласован
Министерство сельского хозяйства
Республики Казахстан

Согласован
Министерство юстиции
Республики Казахстан

Согласован
Генеральная Прокуратура
Республики Казахстан

Согласован
Агентство по защите
и развитию конкуренции
Республики Казахстан

Согласован
Министерство науки и
высшего образования
Республики Казахстан

Согласован
Министерство здравоохранения
Республики Казахстан

Согласован
Министерство труда
и социальной защиты населения
Республики Казахстан

Согласован
Министерство искусственного интеллекта
и цифрового развития
Республики Казахстан

Согласован
Верховный Суд
Республики Казахстан

Согласован
Высшая аудиторская палата
Республики Казахстан

Согласован
Аппарат Высшего Судебного
Совета Республики Казахстан

Согласован
Министерство транспорта
Республики Казахстан

Согласован
Министерство финансов
Республики Казахстан

Согласован
Агентство Республики Казахстан
по регулированию и развитию
финансового рынка

Согласован
Агентство Республики Казахстан
по финансовому мониторингу

Согласован
Министерство обороны
Республики Казахстан

Согласован
Агентство Республики Казахстан
по делам государственной службы

Согласован
Служба государственной охраны
Республики Казахстан

Согласован
Министерство просвещения
Республики Казахстан

Согласован
Министерство промышленности
и строительства Республики Казахстан

Согласован
Управление делами Президента
Республики Казахстан

Согласован
Министерство торговли и интеграции
Республики Казахстан

Согласован
Министерство водных ресурсов
и ирригации Республики Казахстан

Согласован
Агентство Республики Казахстан
по стратегическому планированию и реформам

Согласован
Министерство иностранных дел
Республики Казахстан

Согласован
Министерство по чрезвычайным ситуациям
Республики Казахстан

Согласован
Министерство туризма и спорта
Республики Казахстан

Согласован
Комитет национальной безопасности
Республики Казахстан

Согласован
Министерство национальной экономики
Республики Казахстан

Согласован
Национальный банк
Республики Казахстан

Согласован
Министерство внутренних дел
Республики Казахстан

Согласован
Министерство экологии и
природных ресурсов
Республики Казахстан

Согласован
Министерство энергетики
Республики Казахстан

	Приложение к приказу Заместитель Премьер-Министра - Министр культуры и информации Республики Казахстан от 3 апреля 2026 года № 155-НҚ
	Приложение 32 к Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
	Форма

Внутренняя опись документов в электронном виде электронного дела № ___________

№ п/п	Делопроизводственный индекс	Дата документа в электронном виде	Заголовок документа в электронном виде	Количество объектов хранения (файлов)	Общий объем объектов хранения в (байтах)	Общая контрольная характеристика	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого: _________ документов в электронном виде, ______________объектов хранения.

Общий объем объектов хранения электронного дела __________

______________________________ (наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов в электронном виде электронного дела)		_________________		(инициалы, фамилия)
(дата)