On approval of the Rules for the provision of public service "Apostilization of official documents emanating from the bodies of justice, civil registration and other state bodies, as well as notaries of the Republic of Kazakhstan"

Order № 58 of the Acting Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated May 27, 2020. Registered with the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan on May 27, 2020 under № 20740.

      Unofficial translation
      Footnote. The title in the wording of the order of the Minister of Justice of the RK dated 29.05.2024 № 458 (shall enter into force upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication).

      In obedience to sub-paragraph 1) of Article 10 of Law, № 88-V of the Republic of Kazakhstan “On Public Services” dated April 15, 2013, I HEREBY ORDER:

      1. To approve the attached Rules for the provision of public service “Apostilization of official documents emanating from justice, civil registration and other state bodies, as well as notaries of the Republic of Kazakhstan”, according to Annex 1 to this order.

      Footnote. Paragraph 1 - in the wording of the order of the Minister of Justice of the RK dated 29.05.2024 № 458 (shall enter into force upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication).

      2. That certain orders of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan shall be declared to be no longer in force in conformity with Annex 2 hereto.

      3. That, to the extent permitted by the applicable law of the Republic of Kazakhstan, the Department of Registration Service and Organization of Legal Services of the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan shall:

      1) provide state registration hereof;

      2) place this order on the official internet resource of the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan.

      4. That the supervising Vice-Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan shall be in charge of the execution hereof.

      5. That this order shall come into force ten calendar days after the date of its first official publication.

      Acting
Minister of Justice
of the Republic of Kazakhstan
N. Pan

      “AGREED BY”
Ministry of Digital Development,
Innovation and the Aerospace Industry
of the Republic of Kazakhstan
_________ "___" _________ 2020

  Annex 1
to order of the Minister of Justice
of the Republic of Kazakhstan
№ 58 dated May 27, 2020

Rules for the provision of public service "Apostilization of official documents emanating from justice, civil registration and other state bodies, as well as notaries of the Republic of Kazakhstan"

      Footnote. The title in the wording of the order of the Minister of Justice of the RK dated 29.05.2024 № 458 (shall enter into force upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication).

Chapter 1. General provisions

      1. These Rules for the provision of public service “Apostilization of official documents emanating from justice, civil registration and other state bodies, as well as notaries of the Republic of Kazakhstan” (hereinafter referred to the Rules) have been developed by the Ministry of Justice of the Republic of Kazakhstan in accordance with subparagraph 1) of Article 10 of the Law of the Republic of Kazakhstan “On public services”, with the resolution of the Government of the Republic of Kazakhstan dated April 24, 2001 № 545 “On measures to implement the provisions of the Convention, abolishing the requirement of legalization for foreign public documents, done at the Hague on 5 October 1961” (hereinafter referred to as ‘the Convention’) and Unified Rules for apostille, approved by joint order of the Acting Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated November 4, 2021 № 950, Minister of Internal Affairs of the Republic of Kazakhstan dated November 15, 2021 № 702, Minister of Finance of the Republic of Kazakhstan dated November 16, 2021 № 1182, Head of the Department for ensuring the activity of courts under the Supreme Court of the Republic of Kazakhstan (apparatus of the Supreme Court of the Republic of Kazakhstan) dated November 16, 2021 № 30, Minister of Culture and Sports of the Republic of Kazakhstan dated November 24, 2021 № 363, Acting Prosecutor General of the Republic of Kazakhstan dated November 24, 2021 № 155, Minister of Education and Science of the Republic of Kazakhstan dated November 29, 2021 № 574 and Minister of Defense of the Republic of Kazakhstan dated December 8, 2021 № 851 (hereinafter referred to as the unified Rules) (registered in the Register of State Registration of Regulatory Legal Acts under № 25789).

      Footnote. Paragraph 1 – in the wording of the order of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated 29.05.2024 № 458 (shall enter into force upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication).

      2. The Rules shall determine the procedure and conditions for the public service provision " Apostilization of official documents emanating from the bodies of justice, registration of acts of civil status and other state bodies, as well as notaries of the Republic of Kazakhstan" (hereinafter referred to as the public service) and shall be subject to use by the departments of justice of the regions, cities of Astana, Almaty and Shymkent (hereinafter referred to as the service provider), entitled to affix an apostille on official documents emanating from the justice authorities and other state bodies, as well as notaries of the Republic of Kazakhstan.

      Within three working days, the Ministry of Justice shall provide the Unified contact center with information on the procedure for the public service provision and the amendments and (or) additions to the bylaws governing the procedure for the public service provision, from the date of their approval or amendment.

      Footnote. Paragraph 2 - in the wording of the order of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated 29.05.2024 № 458 (shall enter into force upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication).

      3. The objective of the apostil affixing procedure shall be to provide a guarantee of authenticity and proper execution of apostilized documents, intended for action on the territory of countries-participants of the Hague Convention.

      4. The service provider shall apostil official documents emanating from the bodies of justice, registration of acts of civil status and other state bodies, as well as notaries of the Republic of Kazakhstan on the principle of extraterritoriality.

      The departments of justice of the regions, cities of Astana, Almaty and Shymkent shall send to the Ministry of Justice samples of signatures of officials vested with the right to sign documents (hereinafter referred to as a sample signature) and an imprint of the seal of the body that issued the document (hereinafter referred to as a seal imprint) in accordance with its territorial unit as officials shall be appointed and the seal of the body changes.

      The Ministry of Justice shall collect up-to-date samples of signatures and seal prints and shall send them to the Departments of Justice of the regions, cities of Astana, Almaty and Shymkent for the use in the public service provision.

      Footnote. Paragraph 4 - in the wording of the order of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated 29.05.2024 № 458 (shall enter into force upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication).

Chapter 2. Procedure and conditions for the provision of a public service

      5. The main requirements for the public service provision shall be given in the list of basic requirements for the public service provision " Apostilization of official documents emanating from the bodies of justice, registration of acts of civil status and other state bodies, as well as notaries of the Republic of Kazakhstan" (hereinafter referred to as the List) in accordance with Annex 1 to these Rules.

      Footnote. Paragraph 5 – in the wording of the order of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated 29.05.2024 № 458 (shall enter into force upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication).

      6. For receipt of a state service by individuals and legal entities (hereinafter - service recipients) upon their request, an application shall be filed to the State Corporation Government for Citizens Non-Commercial Joint-Stock Company (hereinafter - the State Corporation). on paper form or via the "e-government" web portal (hereinafter - the portal), electronically pursuant to Annex 2 to these Rules.

      7. The list of necessary documents for the public service provision when applying to the service recipient or his representative by proxy in the State Corporation, or through the portal provided for by paragraph 8 of the List of basic requirements for the public service provision.

      Footnote. Paragraph 7 – in the wording of the order of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated 29.05.2024 № 458 (shall enter into force upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication).

      8. Information on the documents certifying the identity of the service recipient, a document confirming payment by the service recipient to the budget of the amount of duty (in case of payment through EGPG), as well as information on state registration of acts of civil status performed in the Republic of Kazakhstan shall be obtained by the service provider and an employee of the State Corporation from respective state information systems via the gateway of "e-government".

      9. In the absence of relevant information in information systems, an employee of the State Corporation or service provider shall reproduce electronic/paper copies of documents and then return the originals to the service recipient, except for the documents subject to apostillation.

      It shall be prohibited to request from the service recipients documents and information that can be obtained from information systems.

      10. In providing public services the service recipient shall consent to the use of information constituting a legally protected secret contained in information systems, unless otherwise provided for by the laws of the Republic of Kazakhstan.

      11. Service provider shall ensure entering of data on the stage of providing public services to the information system for monitoring of rendering public services.

      12. In case of failure of information system the service provider shall immediately notify the employee responsible for information and communication infrastructure.

      In this case, the responsible employee for the information and communication infrastructure shall take measures to determine the cause of the failure of the information system and, within one (1) business day, draw up a protocol (act) on the technical problem and sign it by the service provider.

      13. The service recipient shall have the opportunity to receive the public service in electronic form through the portal, provided that there shall be an electronic digital signature (hereinafter referred to as the EDS).

      When the service recipient submits the application through the portal, the status of acceptance of the request for the public service provision shall be sent to the "personal account" within 1 (one) working day from the date of receipt of the application.

      When the service recipient applies after the end of working hours, on weekends and holidays in accordance with labor legislation, applications shall be accepted on the next working day.

      An application for a public service in electronic format and a list of necessary documents specified in the Rules shall be submitted through the portal using the applicant's EDS.

      The service provider shall check the signature sample and seal impression for compliance of their electronic or scanned original document to be apostilled attached to the application, as well as for compliance of the application and attached documents with the requirements of the Convention and the Unified Rules.

      If the application and attached documents do not comply with the requirements of the Convention and the Unified Rules, the service provider within 1 (one) working day from the date of receipt of the application shall prepare and send to the portal to the applicant the result of the public service provision in the form of a reasoned refusal to provide the public service, in the form of an electronic document signed by the EDS of the authorized person of the service provider.

      If the application and the submitted documents of the service recipient comply with the requirements of the Rules, the official on the same working day, using the "E-Apostille" information system, forms an electronic apostille on the electronic document to be apostilled and, using the "electronic government" gateway, shall send the result of the public service provision signed by the EDS of the authorized person to the "personal account" of the applicant to the portal.

      Apostilization of documents shall be scheduled for the next working day.

      Apostille shall be affixed by the service provider regardless of the territory of issue upon presentation of the document on the same day in electronic/paper form and payment of the state fee for affixing the apostille.

      The service provider shall verify the submitted document, stamps the "apostille" on the document and issues the result of the public service provision to the service recipient in the form of a document in electronic format signed by the EDS of the authorized person of the service provider in accordance with the form in accordance with Annex 3-1 to these Rules.

      If the document to be apostilled is not submitted on the appointed day, if the submitted documents do not comply with the requirements of the Convention and the Unified Rules, or determination of the fact of incompleteness of the submitted documents by the service provider on the same working day from the date of submission, or without submission of documents, shall prepare and send to the portal to the service recipient the result of the public service provision in the form of a reasoned refusal to provide the public service, in the form of an electronic document signed by the EDS of the authorized person of the service provider.

      Footnote. Paragraph 13 – in the wording of the order of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated 29.05.2024 № 458 (shall enter into force upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication).

      14. When providing public services through the State Corporation on paper, the day of acceptance of applications and documents is not included in the term for the public service provision.

      When the service recipient applies after the end of working hours, on weekends and holidays in accordance with the labor legislation of the Republic of Kazakhstan, applications shall be accepted on the next working day.

      If the service recipient provides an incomplete package of documents in accordance with the list provided for in paragraph 8 of the List of basic requirements for the public service provision, and (or) expired documents, the employee of the State corporation shall refuse to accept the application, and issues a receipt of refusal to accept documents in the form in accordance with Annex 4 to these Rules.

      When submitting a full package of documents by the service recipient, the employee of the State Corporation checks the documents submitted by the service recipient, accepts them and issues an electronic receipt of the relevant documents from the applicant, which indicates the list of accepted documents, surname, name and patronymic (if any), the employee who accepted the application, the date and time of submission of the application, as well as the date of issuance of the finished documents, at the request of the applicant, the receipt shall be issued in paper format. Accepted documents shall be sent to the service provider via courier communication.

      On the day of receipt of the application, the service provider's office shall accept and register them, after which it transfers the apostille responsible to the employee.

      The service provider shall check the signature sample and seal impression for compliance with the document to be apostilled, as well as for compliance of the application and submitted documents with the requirements of the Convention and the Unified Rules.

      After checking the application and submitted documents received through the State Corporation within 2 (two) working days shall stamp the "apostille" on the document and shall send the result of the public service in the form of a paper document signed by the authorized person of the service provider in accordance with Annex 3 to these Rules or a reasoned refusal on the grounds provided for in paragraph 9 of the List of basic requirements for the public service provision.

      Footnote. Paragraph 14 – in the wording of the order of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated 29.05.2024 № 458 (shall enter into force upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication).

      15. In the State Corporation, the issuance of ready-made documents shall be carried out based on a receipt for the receipt of the relevant documents, upon presentation by the recipient of an identity card, or an electronic document from the digital document service (for identification) (or its representative acting based on a document issued in accordance with the civil law Republic of Kazakhstan, which indicates the relevant powers of the representative).

      The State Corporation shall ensure storage of the documents, within 1 (one) month, after which it shall transfer them to the servicer for further storage.

      When the service recipient applies after one (1) month, upon the request of the State Corporation, the Service Provider shall send the prepared documents to the State Corporation within one (1) business day for the issuance to the service recipient.

      Footnote. Paragraph 15, as amended by the order acting Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated 13.08.2021 № 708 (shall come into effect ten calendar days after the day of its first official publication).

Chapter 3. Procedure for appealing against decisions, actions (inaction) of the authorised body and (or) its officials concerning the provision of a public service

      16. A complaint against decisions, actions (inaction) of the service provider and (or) their employees on the provision of public services shall be submitted to the head of the service provider.

      The complaint of the service recipient, received by the service provider directly providing the public service, in accordance with paragraph 2 of Article 25 of the Law "On Public Services" is subject to consideration within five working days from the date of its registration.

      The complaint of the service recipient, received by the authorized body for assessment and control over the quality of the provision of public services, is subject to consideration within fifteen working days from the date of its registration.

      When applying through the portal, information on the procedure for appealing may be obtained by calling the unified contact center for the provision of public services.

      Footnote. Paragraph 16 - as amended by the order of the Acting Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated September 28, 2021 № 841 (shall come into effect ten calendar days after the day of its first official publication).

      17. Pre-trial consideration of a complaint on the provision of public services shall be carried out by a higher administrative body, an authorized body for assessing and monitoring the quality of public services (hereinafter referred to as the Body considering the complaint).

      The complaint shall be submitted to the service provider, whose decision, and action (inaction) are being appealed.

      The service provider, whose decision, or action (inaction) is being appealed, no later than three working days from the date of receipt of the complaint, shall send it and the administrative case to the body considering the complaint.

      At the same time, the service provider, whose decision, or action (inaction) is being appealed, has the right not to send a complaint to the body considering the complaint if it makes a decision or other administrative action within three working days that fully meets the requirements specified in the complaint.

      Unless otherwise provided by law, the appeal to the court is allowed after an appeal in the pre-trial procedure.

      Footnote. Paragraph 17 - as amended by the order of the Acting Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated September 28, 2021 № 841 (shall come into effect ten calendar days after the day of its first official publication).
      18. Excluded by order of acting Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated September 28, 2021 № 841 (shall come into effect ten calendar days after the day of its first official publication).
      19. Excluded by order of acting Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated September 28, 2021 № 841 (shall come into effect ten calendar days after the day of its first official publication).
      20. Excluded by order of acting Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated September 28, 2021 № 841 (shall come into effect ten calendar days after the day of its first official publication).
      21. Excluded by order of acting Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated September 28, 2021 № 841 (shall come into effect ten calendar days after the day of its first official publication).

  Annex 1
to the Rules of public service
provision
"Apostilization
of official documents, coming from the judicial authorities, registration of civil acts
condition and other
of government agencies, as well as notaries
of the Republic of Kazakhstan"

      Footnote. Annex 1 in the wording of the order of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated 29.05.2024 № 458 (shall enter into force upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication).

List of basic requirements for the public service provision " Apostilization of official documents emanating from the bodies of justice, registration of acts of civil status and other state bodies, as well as notaries of the Republic of Kazakhstan"

1.

Name of the service provider

) departments of justice of regions, cities of Astana, Almaty and Shymkent (hereinafter referred to as the service provider)

2.

Methods of public service provision

1) State corporation;
2) through the portal.

3.

Term of public service provision

In the State corporation - 2 working days. The day of admission shall not be included in the term for the public service provision.
On the portal - receiving notification of the appointment of the date, time for apostilling documents - 1 (one) working day;
issuance of the result of the public service provision upon receipt of an application through the portal - 1 (one) working day;
the maximum allowable waiting time for delivery of a package of documents by the service recipient in the State corporation shall be 15 (fifteen) minutes;
the maximum allowable service time of the service recipient in the State corporation shall be 15 (fifteen) minutes.

4.

Form of public service provision

Electronic (partially automated) / paper

5.

Result of public service provision

1) Document with an apostille stamp on paper, in the form according to Annex 3 to the Rules. An electronic apostille shall be issued through the portal by downloading an apostille using a security code transmitted by the authorized state body when submitting an application, in the form in accordance with Annex 3-1 to the Rules;
2) a letter of termination of consideration of the application in the event of a request from the service recipient;
3) a motivated response to the refusal to provide public services.
The form for providing the result of the public service provision shall be paper, electronic when sending a reasoned response to the refusal to provide public services through the portal.

6.

The amount of payment charged from the service recipient in the public service provision, and methods of its collection in cases provided for by the legislation of the Republic of Kazakhstan

For affixing an apostille on official documents executed in the Republic of Kazakhstan - 0.5 MCI for each document in accordance with subparagraph 7) of Article 615 of the Code of the Republic of Kazakhstan "On taxes and other mandatory payments to the budget (Tax Code)."

7.

Working schedule

1) service provider - from Monday to Friday inclusive from 09.00 to 17.30, break from 13.00 to 14.30, except for weekends and holidays;
2) State corporation - from Monday to Friday inclusive from 9.00 to 18.00 without a break, duty departments of public services of the State corporation from Monday to Friday inclusive from 9.00 to 20.00 and on Saturday from 9.00 to 13.00, except for holidays and weekends according to the Labor Code of the Republic of Kazakhstan;
Acceptance shall be carried out in the order of the "electronic" queue, documents to be apostilled - in any branch of the State Corporation on the principle of extraterritoriality (regardless of the territory of issue of the document), without accelerated service, it shall be possible to book an electronic queue through the portal;
3) portal - around the clock, with the exception of technical breaks related to repair work (when the service recipient applies after the end of working hours, on weekends and holidays, the application shall be accepted and the result of the provision of public services shall be issued the next working day).

8.

List of documents required for the public service provision

State corporation:
1) application for apostille affixing in accordance with Annex 2 to the Rules;
2) identity card, or electronic document from the service of digital documents (for identification);
3) document to be apostilled (documents shall be accepted for apostilling both in originals and in notarized copies);
4) a document confirming the payment of the state duty to the budget;
5) a notarized power of attorney in case of a request from a representative of the service recipient (individual);
a power of attorney on behalf of the legal entity, signed by its head or another person authorized to do so by its constituent documents, and sealed by the seal of this organization (if any) when addressed by a representative of the legal entity;
Powers of attorney issued or witnessed by a competent institution of a foreign state or a specially authorized person, within its competence and in accordance with the established form, affixed with the stamp of a foreign state, shall be accepted only after passing the procedure of special certification (legalization or Apostilization) (for identification with a copy);
6) a sample of the signature and imprint of the seal of issued documents by other state bodies.
When accessing through the portal:
1) an electronic application certified by the EDS of the service recipient or certified by a one-time password, if the subscriber number of the service recipient provided by the mobile operator shall be registered and connected to the portal account;
2) the document to be apostilled in the form of a scanned copy shall be attached to the electronic request;
3) a notarized power of attorney in case of a request from a representative of the service recipient (individual);
a power of attorney on behalf of the legal entity, signed by its head or another person authorized to do so by its constituent documents and sealed by the seal of this organization (if any) when addressed by a representative of the legal entity; Powers of attorney issued or certified by a competent institution of a foreign state or a specially authorized person, within its competence and in accordance with the established form, affixed with the stamp of a foreign state, shall be accepted only after passing the procedure of special certification (legalization or Apostilization) (for identification with a copy).
In the event of a change in the personal data of the service recipient, additional supporting documents (issued or witnessed by a competent institution of a foreign state or a specially authorized person, within its competence and in accordance with the established form, affixed with the stamp of a foreign state, shall be accepted only after passing the procedure of special certification (legalization or Apostilization).
When the heirs apply, supporting documents are submitted.
Service providers shall receive digital documents from the digital document service through the implemented integration, subject to the consent of the owner of the document provided through the user's cellular subscriber number registered on the portal by transmitting a one-time password or by sending a short text message as a response to the portal notification.
Information on documents certifying the identity of the service recipient, a document confirming the payment by the service recipient of the amount of the duty to the budget (in case of payment through PSHEP), as well as information on state registration of acts of civil status made on the territory of the Republic of Kazakhstan, the service provider and the employee of the State Corporation shall be obtained from the relevant state information systems through the gateway "electronic government."

9.

Grounds for refusal to provide public services established by the legislation of the Republic of Kazakhstan

1) determination of the inaccuracy of the documents submitted by the service recipient to receive the state service, and (or) the data (information) contained in them;
2) non-compliance of the service recipient and (or) submitted materials, objects, data and information necessary for the public service provision with the requirements established by regulatory legal acts of the Republic of Kazakhstan;
3) lack of consent of the service recipient provided in accordance with Article 8 of the Law of the Republic of Kazakhstan "On personal data and their protection" to access personal data of limited access that shall be required for the public service provision.

10.

Other requirements, taking into account the specifics of the public service provision, including those provided in electronic form and through the State corporation

For service recipients with impaired health, with a persistent disorder of the body's functions, limiting its vital activity, if necessary, receiving documents for the public service provision, shall be carried out by an employee of the State Corporation with a visit to the place of residence through an appeal through the Unified Contact Center 1414, 8 800 080 7777. The service recipient shall have the opportunity to receive a public service in electronic form through the portal, provided that there shall be the EDS.
Addresses of places for the public service provision shall be posted on the Internet resources of the service provider and the State Corporation www.gov4c.kz.
The service recipient shall receive information about the procedure and status of the public service provision in remote access mode through the unified contact center 1414, 8 800 080 7777. The digital document service shall be available to users authorized in the mobile application.
To use a digital document, you must be authorized in a mobile application using an electronic digital signature or a one-time password, then go to the "Digital documents" section and select the required document.

 
  Annex 2 to the Rules for the public service provision "Apostilization of official documents emanating from the bodies of justice, registration of acts of civil status and other state bodies, as well as notaries of the Republic of Kazakhstan";
 
  Document form
  To the head of
____________________________
from _______________________
(full name of the service recipient)
residing at:
____________________________
(specify residential address)
Ph.:________________________
identity document
____________________________
(№ and document name, issue
date and issuing authority)
IIN/BIN __________________

      Footnote. The upper right corner of Annex 2- in the wording of the order of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated 29.05.2024 № 458 (shall enter into force upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication).

Application letter for affixing an apostille

      I hereby ask you to affix an apostille to____________________________________________

      (name and content of the document) ____________________________________________,

      (issue date and issuing authority)

      Issued by: ___________ _____________________________________________________

      (Surname, name and patronymic (if stated in identity documents) of the notary\ official who signed the document)

      An apostille to the document is required for presenting it to the authorities

      __________________________________________________________________________

      (the name of the country where the document is being sent)

      To verify amended personal details in the Republic of Kazakhstan or

      information proving the relationship (depending on the document to be apostilled)

      __________________________________________________________________________

      (indicate when the relevant entry has been registered, what details have been changed, the degree of kinship, the name of the registering authority and others)

      The following documents are enclosed: _________________________________________

      __________________________________________________________________________

      I hereby give consent to the use of legally protected information,

      contained in information systems

      __________ "__" ____ 20 __

      (signature) ________________________________________________________________

      Surname, name, patronymic (if stated in identity documents) of the official, who has stamped the apostille)

      № pursuant to the journal_______________________

  Annex 3 to the Rules for the public service provision "Apostilization of official documents emanating from the bodies of justice, registration of acts of civil status and other state bodies, as well as notaries of the Republic of Kazakhstan".
  Document form

      Footnote. The upper right corner of Annex 3 - in the wording of the order of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated 29.05.2024 № 458 (shall enter into force upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication).



  Annex 3-1
to the public service provision Rules
for
"Apostilization
of official documents, coming from the judicial authorities, registration of civil acts
condition and other
government agencies, as well as notaries
of the Republic of Kazakhstan"
  form

      Footnote. The Rules as added by the Annex 3-1 in accordance with the order of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated 29.05.2024 № 458 (shall enter into force upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication).



      Қауіпсіздік коды / Сode de sécurité / Security code: 000000000000

      Өтінім нөмірі / Numéro de dépôt / Application number: 00000000000000

      Осы апостиль тек қол қойған адамның қолының, лауазымының/атағының түпнұсқалылығын және құжатқа қойылған мөр мен мөртаңбаның түпнұсқалылығын куәландырады және ол қойылған құжаттың мазмұнын растамайды.

      Cette apostille électronique ne certifie que l'authenticité de la signature, du titre / du rang du signataire et l'authenticité du sceau ou timbre sur le document et ne certifie pas le contenu du document sur lequel il est apposé.

      This apostille shall certify only the authenticity of the signature, the position/title of the signatory and the authenticity of the seal or stamp affixed on the document and shall not certify the content of the document on which it is affixed.

      Берілген апостильдің заңдылығын тексеру үшін https://egov.kz/cms/ru/services/apostil/apostil сайтына кіріңіз.

      Pour vérifier la légitimité de l'apostille publiée, voir https://egov.kz/cms/ru/services/apostil/apostil.

      To verify the legitimacy of the issued apostille, see https://egov.kz/cms/ru/services/apostil/apostil.

  Annex 4
to the Rules for public service
provision of
"Apostilization
official documents, emanating from the judicial authorities, registration of civil acts
condition and other
of government agencies, as well as notaries
of the Republic of Kazakhstan"
  Form
  ____________________________ (full name (if specified
in documents, certifying
identity) or name
of the service recipient) ____________________________ (service recipient address)

Receipt of refusal to accept documents

      Footnote. Annex 4 – in the wording of the order of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated 29.05.2024 № 458 (shall enter into force upon expiry of ten calendar days after the day of its first official publication).

      Guided by paragraph 2 of Article 20 of the Law of the Republic of Kazakhstan

      "On public services," department № __ of the branch of the State corporation

      "Government for citizens" (specify address) shall refuse to accept documents

      for the public service provision "Apostille of official documents,

      emanating from the bodies of justice, registration of acts of civil status and other

      state bodies, as well as notaries of the Republic of Kazakhstan "in view of

      submission by you of an incomplete package of documents according to the list,

      the list of basic requirements for public services,

      and/or expired documents, namely:

      Name of missing and/or expired documents:

      1) ________________________________________;

      2) ________________________________________;

      3) ________________________________________;

      This receipt shall be made in 2 copies, one for each party.

      _____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

     
(Full name (if specified in the identity documents), employee's signature

      State corporation).

      Executor: full name (if indicated in identity documents)

      ____________________________________________ Telephone _________________

      Received: _______ full name (if indicated in identity documents) /

      signature of the service recipient

      ___________ "___" _______ 20 __ "

  Annex 2
to order of the Minister of Justice
of the Republic of Kazakhstan
№ 58 dated May 27, 2020

List of certain repealed orders of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan

      1) Order № 367 of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated June 30, 2015 “On Approval of the Regulations of the Public Service “Apostillation of Official Documents Issued by Judicial Authorities and Other Public Bodies, as well as Notaries of the Republic of Kazakhstan” (registered with the Register of State Registration of Regulatory Legal Acts under № 11685, published in Adilet Information and Legal System on August 13, 2015);

      2) Order № 93 of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan of February 23, 2016 “On Amendments to Order of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan № 367 of June 30, 2015 “On Approval of Regulations of the Public Service “Apostillation of Official Documents Issued by Judicial Authorities and Other Public Bodies, as well as Notaries of the Republic of Kazakhstan” (registered with the Register of State Registration of Regulatory Legal Acts under № 13235, published in Adilet Information and Legal System on March 1, 2016);

      3) Order № 1107 of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated December 2, 2016 “On Amendments to Order № 367 of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated June 30, 2015 “On Approval of the Regulation of the Public Service “Apostillation of Official Documents Issued by Judicial Authorities and Other Public Bodies, as well as Notaries of the Republic of Kazakhstan” (registered with the Register of State Registration of Regulatory Legal Acts under № 14485 and published in the Reference Control Bank of the Regulatory Legal Acts of the Republic of Kazakhstan on December 14, 2016);

      4) Order № 1001 of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated August 7, 2017 “On Amendments to Order № 367 of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan dated June 30. 2015 “On Approval of the Regulation of the Public Service “Apostillation of Official Documents Issued by Judicial Authorities and Other Public Bodies, as well as Notaries of the Republic of Kazakhstan” (registered with the Register of State Registration of Regulatory Legal Acts under № 15466 and published in the Reference Control Bank of the Regulatory Legal Acts of the Republic of Kazakhstan on August 17, 2017);

      5) Order № 1090 of the Acting Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan of July 13, 2018 “On Amending Order № 367 of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan of June 30, 2015 “On Approval of the Regulation of the Public Service “Apostillation of Official Documents Issued by Judicial Authorities and Other Public Bodies, as well as Notaries of the Republic of Kazakhstan” (registered with the Register of State Registration of Regulatory Legal Acts under № 17203, published in the Reference Control Bank of the Regulatory Legal Acts of the Republic of Kazakhstan on July 23, 2018);

      6) Order № 26 of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan of January 17, 2019 “On Amending Order of the Minister of Justice of the Republic of Kazakhstan № 367 of 30 June 2015 “On Approval of the Regulation of the Public Service “Apostillation of Official Documents Issued by Judicial Authorities and Other Public Bodies, as well as Notaries of the Republic of Kazakhstan” (registered with the Register of State Registration of Regulatory Legal Acts under № 18207, published in the Reference Control Bank of the Regulatory Legal Acts of the Republic of Kazakhstan on January 29, 2019);

      7) Order № 472 of the Acting Minister of Justice of September 20, 2019 “On Amendments to Order № 367 of the Minister of Justice of June 30, 2015 “On Approval of the Regulation of the Public Service “Apostillation of Official Documents Issued by Judicial Authorities and Other Public Bodies, as well as Notaries of the Republic of Kazakhstan” (registered with the Register of State Registration of Regulatory Legal Acts under № 19403 and published in the Reference Control Bank of the Regulatory Legal Acts of the Republic of Kazakhstan on September 24, 2019).

Об утверждении правил оказания государственной услуги "Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции, регистрации актов гражданского состояния и иных государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан

Приказ и.о. Министра юстиции Республики Казахстан от 27 мая 2020 года № 58. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 27 мая 2020 года № 20740.

      Сноска. Заголовок в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.05.2024 № 458 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

      В соответствии с подпунктом 1) статьи 10 Закона Республики Казахстан "О государственных услугах" от 15 апреля 2013 года № 88-V, ПРИКАЗЫВАЮ:

      1. Утвердить прилагаемые Правила оказания государственной услуги "Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции, регистрации актов гражданского состояния и иных государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан", согласно приложению 1 к настоящему приказу.

      Сноска. Пункт 1 - в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.05.2024 № 458 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

      2. Признать утратившими силу некоторые приказы Министра юстиции Республики Казахстан согласно приложению 2 к настоящему приказу.

      3. Департаменту регистрационной службы и организации юридических услуг Министерства юстиции Республики Казахстан в установленном законодательством Республики Казахстан порядке обеспечить:

      1) государственную регистрацию настоящего приказа;

      2) размещение настоящего приказа на официальном интернет-ресурсе Министерства юстиции Республики Казахстан.

      4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра юстиции Республики Казахстан.

      5. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

      Исполняющий обязанности
министра юстиции
Республики Казахстан Н. Пан

      "СОГЛАСОВАН"
Министерство цифрового развития
и аэрокосмической промышленности
Республики Казахстан
_________ "___" _________ 2020 года

  Приложение 1
к приказу Министра юстиции
Республики Казахстан
от 27 мая 2020 года № 58

Правила оказания государственной услуги "Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции, регистрации актов гражданского состояния и иных государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан

      Сноска. Заголовок в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.05.2024 № 458 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Глава 1. Общие положения

      1. Настоящие Правила оказания государственной услуги "Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции, регистрации актов гражданского состояния и иных государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан" (далее – Правила) разработаны Министерством юстиции Республики Казахстан в соответствии с подпунктом 1) статьи 10 Закона Республики Казахстан "О государственных услугах", с постановлением Правительства Республики Казахстан от 24 апреля 2001 года № 545 "О мерах по реализации положений Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, совершенной в городе Гааге 5 октября 1961 года" (далее - Конвенция) и Единых правил проставления апостиля, утвержденных совместным приказом исполняющего обязанности Министра юстиции Республики Казахстан от 4 ноября 2021 года № 950, Министра внутренних дел Республики Казахстан от 15 ноября 2021 года № 702, Министра финансов Республики Казахстан от 16 ноября 2021 года № 1182, Руководителя Департамента по обеспечению деятельности судов при Верховном Суде Республики Казахстан (аппарата Верховного Суда Республики Казахстан) от 16 ноября 2021 года № 30, Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 24 ноября 2021 года № 363, и.о. Генерального Прокурора Республики Казахстан от 24 ноября 2021 года № 155, Министра образования и науки Республики Казахстан от 29 ноября 2021 года № 574 и Министра обороны Республики Казахстан от 8 декабря 2021 года № 851 (далее - Единые правила) (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 25789).

      Сноска. Пункт 1 - в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.05.2024 № 458 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

      2. Правила определяют порядок и условия оказания государственной услуги "Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции, регистрации актов гражданского состояния и иных государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан" (далее – государственная услуга) и подлежат применению департаментами юстиции областей, городов Астана, Алматы и Шымкент (далее – услугодатель), наделенными правом проставления апостиля на официальных документах, исходящих из органов юстиции и иных государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан.

      Министерство юстиции в течение трех рабочих дней предоставляет в Единый контакт-центр информацию о порядке оказания государственных услуг и внесенных изменениях и (или) дополнениях в подзаконные нормативные правовые акты, определяющие порядок оказания государственной услуги, с даты их утверждения или изменения.

      Сноска. Пункт 2 - в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.05.2024 № 458 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

      3. Целью процедуры проставления апостиля является обеспечение гарантии подлинности и надлежащего оформления апостилируемых документов, предназначенных для действия на территории стран-участниц Гаагской конвенции.

      4. Услугодатель апостилирует официальные документы, исходящие из органов юстиции, регистрации актов гражданского состояния и иных государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан по принципу экстерриториальности.

      Департаменты юстиции областей, городов Астана, Алматы и Шымкент направляют в Министерство юстиции образцы подписи должностных лиц, наделенных правом подписания документов (далее – образец подписи) и оттиска печати органа, выдавшего документ (далее - оттиск печати) в соответствии со своей территориальной единицей по мере назначения должностных лиц и изменения печати органа.

      Министерство юстиции собирает актуальные образцы подписи и оттиски печати и направляет их в Департаменты юстиции областей, городов Астана, Алматы и Шымкент для использования при оказании государственной услуги.

      Сноска. Пункт 4 - в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.05.2024 № 458 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Глава 2. Порядок и условия оказания государственной услуги

      5. Основные требования к оказанию государственной услуги приведены в перечне основных требований к оказанию государственной услуги "Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции, регистрации актов гражданского состояния и иных государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан" (далее – Перечень) согласно приложению 1 к настоящим Правилам.

      Сноска. Пункт 5 - в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.05.2024 № 458 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

      6. Для получения государственной услуги физическими и юридическими лица (далее - услугополучатели) заявление по желанию подается в некоммерческое акционерное общество Государственная корпорация "Правительство для граждан" (далее - Государственная корпорация) в бумажном виде или посредством веб-портала "электронного правительства" (далее - портал), в электронном виде согласно приложению 2 к настоящим Правилам.

      7. Перечень необходимых документов для оказания государственной услуги при обращении услугополучателя либо его представителя по доверенности в Государственной корпорации, либо через портал предусмотренным пунктом 8 Перечня основных требований к оказанию государственной услуги.

      Сноска. Пункт 7 - в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.05.2024 № 458 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

      8. Сведения о документах, удостоверяющих личность услугополучателя, документа подтверждающего оплату услугополучателем в бюджет суммы пошлины (в случае оплаты через ПШЭП), а также сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния, произведенных на территории Республики Казахстан услугодатель и работник Государственной корпорации получает из соответствующих государственных информационных систем через шлюз "электронного правительства".

      9. При отсутствии в информационных системах соответствующих сведений сотрудник Государственной корпорации или услугодателя воспроизводит электронные/бумажные копии документов, после чего возвращает оригиналы услугополучателю, за исключением документов которые подлежат апостилированию.

      Истребование от услугополучателей документов и сведений, которые могут быть получены из информационных систем, не допускается.

      10. При оказании государственных услуг услугополучатель предоставляет согласие на использование сведений, составляющих охраняемую законом тайну, содержащихся в информационных системах, если иное не предусмотрено законами Республики Казахстан.

      11. Услугодатель обеспечивает внесение данных о стадии оказания государственной услуги в информационную систему мониторинга оказания государственных услуг.

      12. В случае сбоя информационной системы услугодатель незамедлительно уведомляет сотрудника ответственного за информационно-коммуникационную инфраструктуру.

      В этом случае ответственный сотрудник за информационно-коммуникационную инфраструктуру предпринимает меры по определению причины сбоя информационной системы и в течение 1 (одного) рабочего дня составляет протокол (акт) о технической проблеме и подписывает его услугодателем.

      13. Услугополучатель имеет возможность получения государственной услуги в электронной форме через портал при условии наличия электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП).

      При сдаче услугополучателем заявления через портал в "личный кабинет" в течение 1 (одного) рабочего дня с момента поступления заявления направляется статус о принятии запроса на оказание государственной услуги.

      При обращении услугополучателя после окончания рабочего времени, в выходные и праздничные дни согласно трудовому законодательству, прием заявлений осуществляется следующим рабочим днем.

      Заявление на получение государственной услуги в электронном формате и перечень необходимых документов, указанных в Правилах, подается посредством портала с использованием ЭЦП заявителя.

      Услугодатель проверяет образец подписи и оттиск печати на соответствие их электронного либо сканированного оригинала документа, подлежащего апостилированию прикрепленного к заявлению, а также на соответствие заявления и прикрепленных документов требованиям Конвенцией и Единых правил.

      При несоответствии заявления и прикрепленных документов требованиям Конвенцией и Единых правил, услугодатель в течение 1 (одного) рабочего дня с момента поступления заявления подготавливает и направляет на портал заявителю результат оказания государственной услуги в виде мотивированного отказа в оказании государственной услуги, в форме электронного документа, подписанного ЭЦП уполномоченного лица услугодателя.

      В случае соответствия заявления и представленных документов услугополучателя требованиям Правил, должностное лицо в тот же рабочий день посредством информационной системы "Е-Апостиль" на электронном документе, подлежащем апостилированию формирует электронный апостиль и посредством шлюза "электронного правительства" направляет подписанный ЭЦП уполномоченного лица результат оказания государственной услуги в "личный кабинет" заявителя на портал.

      Апостилирование документов назначается на следующий рабочий день.

      Апостиль проставляется услугодателем вне зависимости от территории выдачи по предъявлении документа в тот же день в электронном/бумажном виде и уплаты государственной пошлины за проставление апостиля.

      Услугодатель сверяет представленный документ, проставляет штамп "апостиль" на документе и выдает услугополучателю результат оказания государственной услуги в виде документа в электронном формате, подписанного ЭЦП уполномоченного лица услугодателя по форме, согласно приложению 3-1 к настоящим Правилам.

      При не представлении документа, подлежащего апостилированию в назначенный день, не соответствии представленных документов требованиям Конвенции и Единых правил, либо установлении факта неполноты представленных документов услугодатель в тот же рабочий день с момента представления, либо не представления документов подготавливает и направляет на портал услугополучателю результат оказания государственной услуги в виде мотивированного отказа в оказании государственной услуги, в форме электронного документа, подписанного ЭЦП уполномоченного лица услугодателя.

      Сноска. Пункт 13 - в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.05.2024 № 458 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

      14. При оказании государственной услуги через Государственную корпорацию на бумажном носителе, день приема заявлений и документов не входит в срок оказания государственных услуг.

      При обращении услугополучателя после окончания рабочего времени, в выходные и праздничные дни согласно трудовому законодательству Республики Казахстан, прием заявлений осуществляется следующим рабочим днем.

      В случае предоставления услугополучателем неполного пакета документов согласно перечню, предусмотренному пунктом 8 Перечня основных требований к оказания государственной услуги, и (или) документов с истекшим сроком действия, работник Государственной корпорации отказывает в приеме заявления, и выдает расписку об отказе в приеме документов по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам.

      При представлении полного пакета документов услугополучателем – работник Государственной корпорации проверяет документы, представленные услугополучателем, принимает их и выдает электронную расписку о приеме соответствующих документов от заявителя, в которой указывается перечень принятых документов, фамилия, имя и отчество (при наличии), работника принявшего заявление, дата и время подачи заявления, а также дата выдачи готовых документов, по обращению заявителя расписка выдается в бумажном формате. Принятые документы направляются услугодателю через курьерскую связь.

      Канцелярия услугодателя в день поступления заявления осуществляет их прием и регистрацию, после чего передает сотруднику ответственного за проставление апостиля.

      Услугодатель проверяет образец подписи и оттиск печати на соответствие их документу, подлежащего апостилированию, а также на соответствие заявления и представленных документов требованиям Конвенции и Единых правил.

      После проверки заявления и представленных документов, поступивших через Государственную корпорацию в течение 2 (двух) рабочих дней проставляет штамп "апостиль" на документе и направляет результат оказания государственной услуги в виде документа в бумажном формате, подписанного уполномоченным лицом услугодателя по форме, согласно приложению 3 к настоящим Правилам либо мотивированного отказа по основаниям предусмотренным пунктом 9 Перечня основных требований к оказанию государственной услуги.

      Сноска. Пункт 14 - в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.05.2024 № 458 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

      15. В Государственной корпорации выдача готовых документов осуществляется на основании расписки о приеме соответствующих документов, при предъявлении получателем удостоверения личности, либо электронного документа из сервиса цифровых документов (для идентификации) (либо его представителя, действующего на основании документа, выданного в соответствии с гражданским законодательством Республики Казахстан, в которой указываются соответствующие полномочия представителя).

      Государственная корпорация обеспечивает хранение документов, в течение 1 (одного) месяца, после чего передает их услугодателю для дальнейшего хранения.

      При обращении услугополучателя по истечении 1 (одного) месяца, по запросу Государственной корпорации услугодатель в течение 1 (одного) рабочего дня направляет готовые документы в Государственную корпорацию для выдачи услугополучателю.

      Сноска. Пункт 15 с изменением, внесенным приказом и.о. Министра юстиции РК от 13.08.2021 № 708 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Глава 3. Порядок обжалования решений, действий (бездействия) уполномоченного органа и (или) его должностных лиц по вопросам оказания государственной услуги

      16. Жалоба на решения, действия (бездействие) услугодателя и (или) их работников по вопросам оказания государственных услуг подается на имя руководителя услугодателя.

      Жалоба услугополучателя, поступившая в адрес непосредственно оказывающего государственную услугу услугодателя, в соответствии с пунктом 2 статьи 25 Закона "О государственных услугах" подлежит рассмотрению в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

      Жалоба услугополучателя, поступившая в адрес уполномоченного органа по оценке и контролю за качеством оказания государственных услуг, подлежит рассмотрению в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации.

      При обращении через портал информацию о порядке обжалования можно получить по телефону единого контакт-центра по вопросам оказания государственных услуг.

      Сноска. Пункт 16 - в редакции приказа и.о. Министра юстиции РК от 28.09.2021 № 841 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

      17. Рассмотрение жалобы в досудебном порядке по вопросам оказания государственных услуг производится вышестоящим административным органом, уполномоченным органом по оценке и контролю за качеством оказания государственных услуг (далее – орган, рассматривающий жалобу).

      Жалоба подается услугодателю, чье решение, действие (бездействие) обжалуется.

      Услугодатель, чье решение, действие (бездействие) обжалуется, не позднее трех рабочих дней со дня поступления жалобы направляет ее и административное дело в орган, рассматривающий жалобу.

      При этом услугодатель, чье решение, действие (бездействие) обжалуется, вправе не направлять жалобу в орган, рассматривающий жалобу, если он в течение трех рабочих дней примет решение либо иное административное действие, полностью удовлетворяющие требованиям, указанным в жалобе.

      Если иное не предусмотрено законом, то обращение в суд допускается после обжалования в досудебном порядке.

      Сноска. Пункт 17 - в редакции приказа и.о. Министра юстиции РК от 28.09.2021 № 841 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
      18. Исключен приказом и.о. Министра юстиции РК от 28.09.2021 № 841 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
      19. Исключен приказом и.о. Министра юстиции РК от 28.09.2021 № 841 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
      20. Исключен приказом и.о. Министра юстиции РК от 28.09.2021 № 841 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
      21. Исключен приказом и.о. Министра юстиции РК от 28.09.2021 № 841 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

  Приложение 1
к Правилам оказания
государственной услуги
"Апостилирование
официальных документов,
исходящих из органов юстиции,
регистрации актов гражданского
состояния и иных
государственных органов,
а также нотариусов
Республики Казахстан"

      Сноска. Приложение 1- в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.05.2024 № 458 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Перечень основных требований к оказанию государственной услуги "Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции, регистрации актов гражданского состояния и иных государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан"

1.

Наименование услугодателя

департаменты юстиции областей, городов Астана, Алматы и Шымкент (далее – услугодатель)

2.

Способы предоставления государственной услуги

1) Государственная корпорация;
2) через портал.

3.

Срок оказания государственной услуги

В Государственной корпорации – 2 рабочих дня. День приема не входит в срок оказания государственной услуги.
На портале – получение уведомления о назначении даты, времени на апостилирование документов – 1 (один) рабочий день;
выдача результата оказания государственной услуги при поступлении заявления через портал – 1 (один) рабочий день;
максимально допустимое время ожидания для сдачи пакета документов услугополучателем в Государственной корпорации – 15 (пятнадцать) минут;
максимально допустимое время обслуживания услугополучателя в Государственной корпорации – 15 (пятнадцать) минут.

4.

Форма оказания государственной услуги

Электронная (частично автоматизированная)/бумажная

5.

Результат оказания государственной услуги

1) Документ со штампом "апостиль" на бумажном носителе, по форме согласно приложению 3 к Правилам. Электронный апостиль выдается через портал путем скачивания апостиля с применением защитного кода, переданного уполномоченным государственным органом при подаче заявления, по форме согласно приложению 3-1 к Правилам;
2) письмо о прекращении рассмотрения заявления в случае обращения услугополучателя с ходатайством;
3) мотивированный ответ об отказе в оказании государственной услуги.
Форма предоставления результата оказания государственной услуги – бумажная, электронная при направлении мотивированного ответа об отказе в оказании государственной услуги через портал.

6.

Размер оплаты, взимаемой с услугополучателя при оказании государственной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных законодательством Республики Казахстан

За проставление апостиля на официальных документах, совершенных в Республике Казахстан - 0,5 МРП за каждый документ согласно подпункту 7) статьи 615 Кодекса Республики Казахстан "О налогах и других обязательных платежах в бюджет (Налоговый кодекс)".

7.

График работы

1) услугодатель – с понедельника по пятницу включительно с 09.00 до 17.30 часов, перерыв с 13.00 до 14.30 часов, кроме выходных и праздничных дней;
2) Государственная корпорация – с понедельника по пятницу включительно с 9.00 до 18.00 часов без перерыва, дежурные отделы обслуживания населения Государственной корпорации с понедельника по пятницу включительно с 9.00 до 20.00 часов и в субботу с 9.00 до 13.00 часов кроме праздничных и выходных дней согласно Трудовому кодексу Республики Казахстан;
Прием осуществляется в порядке "электронной" очереди, документов подлежащих апостилированию – в любом филиале Государственной корпорации по принципу экстерриториальности (вне зависимости от территории выдачи документа), без ускоренного обслуживания, возможно бронирование электронной очереди посредством портала;
3) портал – круглосуточно, за исключением технических перерывов, связанных с проведением ремонтных работ (при обращении услугополучателя после окончания рабочего времени, в выходные и праздничные дни, прием заявления и выдача результата оказания государственной услуги осуществляется следующим рабочим днем).

8.

Перечень документов необходимых для оказания государственной услуги

Государственной корпорации:
1) заявление на проставление апостиля по форме согласно приложению 2 к Правилам;
2) удостоверение личности, либо электронный документ из сервиса цифровых документов (для идентификации);
3) документ, подлежащий апостилированию (документы принимаются для проставления апостиля как в подлинниках, так и в нотариально засвидетельствованных копиях);
4) документ, подтверждающий уплату в бюджет государственной пошлины;
5) нотариально удостоверенная доверенность, в случае обращения представителя услугополучателя (физического лица);
доверенность от имени юридического лица выданная за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, и скрепленная печатью этой организации (при наличии) при обращении представителя юридического лица;
Доверенности, выданные или засвидетельствованные компетентным учреждением иностранного государства либо специально на то уполномоченным лицом, в пределах его компетенции и по установленной форме скрепленные гербовой печатью иностранного государства, принимаются только после прохождения процедуры специального удостоверения (легализации либо апостилирования) (для идентификации с копией);
6) образец подписи и оттиска печати выданных документов другими государственными органами.
При обращении через портал:
1) электронное заявление, удостоверенное ЭЦП услугополучателя или удостоверенный одноразовым паролем, в случае регистрации и подключения абонентского номера услугополучателя, предоставленного оператором сотовой связи, к учетной записи портала;
2) документ, подлежащий апостилированию в виде сканированной копии прикрепляется к электронному запросу;
3) нотариально удостоверенная доверенность, в случае обращения представителя услугополучателя (физического лица);
доверенность от имени юридического лица выданная за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами и скрепленная печатью этой организации (при наличии) при обращении представителя юридического лица; Доверенности, выданные или засвидетельствованные компетентным учреждением иностранного государства либо специально на то уполномоченным лицом, в пределах его компетенции и по установленной форме скрепленные гербовой печатью иностранного государства, принимаются только после прохождения процедуры специального удостоверения (легализации либо апостилирования) (для идентификации с копией).
В случае изменения анкетных данных услугополучателя, дополнительно прилагаются подтверждающие документы (выданные или засвидетельствованные компетентным учреждением иностранного государства либо специально на то уполномоченным лицом, в пределах его компетенции и по установленной форме скрепленные гербовой печатью иностранного государства, принимаются только после прохождения процедуры специального удостоверения (легализации либо апостилирования).
При обращении наследников, представляются подтверждающие документы.
Услугодатели получают цифровые документы из сервиса цифровых документов через реализованную интеграцию при условии согласия владельца документа, предоставленного посредством зарегистрированного на портале абонентского номера сотовой связи пользователя путем передачи одноразового пароля или путем отправления короткого текстового сообщения в качестве ответа на уведомление портала.
Сведения о документах, удостоверяющих личность услугополучателя, документ, подтверждающий уплату услугополучателем суммы пошлины в бюджет (в случае оплаты через ПШЭП), а также сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния, произведенной на территории Республики Казахстан, услугодатель и работник Государственной корпорации получают из соответствующих государственных информационных систем через шлюз "электронного правительства".

9.

Основания для отказа в оказании государственной услуги, установленные законодательством Республики Казахстан

1) установление недостоверности документов, представленных услугополучателем для получения государственной услуги, и (или) данных (сведений), содержащихся в них;
2) несоответствие услугополучателя и (или) представленных материалов, объектов, данных и сведений, необходимых для оказания государственной услуги, требованиям, установленным нормативными правовыми актами Республики Казахстан;
3) отсутствие согласия услугополучателя, предоставляемого в соответствии со статьей 8 Закона Республики Казахстан "О персональных данных и их защите", на доступ к персональным данным ограниченного доступа, которые требуются для оказания государственной услуги.

10.

Иные требования с учетом особенностей оказания государственной услуги, в том числе оказываемой в электронной форме и через Государственную корпорацию

Услугополучателям имеющих нарушение здоровья, со стойким расстройством функций организма ограничивающее его жизнедеятельность, в случае необходимости прием документов, для оказания государственной услуги, производится работником Государственной корпорацией с выездом по месту жительства посредством обращения через Единый контакт-центр 1414, 8 800 080 7777. Услугополучатель имеет возможность получения государственной услуги в электронной форме через портал при условии наличия ЭЦП.
Адреса мест оказания государственной услуги размещены на интернет-ресурсах услугодателя и Государственной корпорации www.gov4c.kz.
Услугополучатель получает информацию о порядке и статусе оказания государственной услуги в режиме удаленного доступа посредством Единого контакт-центра 1414, 8 800 080 7777. Сервис цифровых документов доступен для пользователей, авторизованных в мобильном приложении.
Для использования цифрового документа необходимо пройти авторизацию в мобильном приложении с использованием электронно-цифровой подписи или одноразового пароля, далее перейти в раздел "Цифровые документы" и выбрать необходимый документ.

  Приложение 2 к Правилам
оказания государственной
услуги "Апостилирование
официальных документов,
исходящих из органов юстиции,
регистрации актов гражданского
состояния и иных
государственных органов, а
также нотариусов Республики
Казахстан
  Форма
Руководителю
____________________________
от _________________________
(Ф.И.О. (если указано в
документах,
удостоверяющих личность)
услугополучателя)
проживающего по адресу
____________________________
(указать адрес проживания)
Тел:________________________
документ, удостоверяющий
личность
____________________________
(№и наименование документа,
когда и кем выдан)
ИИН/БИН __________________

      Сноска. Правый верхний угол приложения 2- в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.05.2024 № 458 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Заявление на проставление апостиля

      Прошу апостилировать _____________________________________________________
(наименование и содержание документа) ____________________________________________,
(когда и каким органом выдан)
Выданный ___________ ___________________________________________________________
(Ф.И.О. (если указано в документах, удостоверяющих личность) нотариуса\ должностного
лица подписавшего документ)
Апостилированный документ необходим для предъявления в органы
________________________________________________________________________________
(наименование страны, куда направляется документ)
Для проверки измененных анкетных данных на территории Республики Казахстан или
сведений подтверждающих родство (в зависимости от документа, подлежащего
апостилированию)
________________________________________________________________________________
(указать когда была зарегистрирована соответствующая актовая запись, какие были
изменены данные, степень родства, наименование регистрирующего органа и другие
сведения)
Прилагаются следующие документы: _______________________________________________
________________________________________________________________________________
Согласен (а) на использование сведений, составляющих охраняемую законом тайну,
содержащихся в информационных системах
__________ "__" ____ 20 __ года
(подпись) _______________________________________________________________________
Ф.И.О. (если указано в документах, удостоверяющих личность) должностного лица,
проставившего штамп апостиля)
№ по журналу _______________________

  Приложение 3 к Правилам
оказания государственной
услуги "Апостилирование
официальных документов,
исходящих из органов юстиции,
регистрации актов гражданского
состояния и иных
государственных органов, а
также нотариусов Республики
Казахстан
  Форма

      Сноска. Правый верхний угол приложения 3- в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.05.2024 № 458 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

     


  Приложение 3-1
к Правилам оказания
государственной услуги
"Апостилирование
официальных документов,
исходящих из органов юстиции,
регистрации актов гражданского
состояния и иных
государственных органов,
а также нотариусов
Республики Казахстан"
  форма

      Сноска. Правила дополнены приложением 3-1 в соответствии с приказом Министра юстиции РК от 29.05.2024 № 458 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).



      Қауіпсіздік коды / Сode de sécurité / Security code: 000000000000

      Өтінім нөмірі / Numéro de dépôt / Application number: 00000000000000

      Осы апостиль тек қол қойған адамның қолының, лауазымының/атағының түпнұсқалылығын және құжатқа қойылған мөр мен мөртаңбаның түпнұсқалылығын куәландырады және ол қойылған құжаттың мазмұнын растамайды.

      Cette apostille électronique ne certifie que l'authenticité de la signature, du titre / du rang du signataire et l'authenticité du sceau ou timbre sur le document et ne certifie pas le contenu du document sur lequel il est apposé.

      This apostille certifies only the authenticity of the signature, the position/title of the signatory and the authenticity of the seal or stamp affixed on the document and does not certify the content of the document on which it is affixed.

      Берілген апостильдің заңдылығын тексеру үшін https://egov.kz/cms/ru/services/apostil/apostil сайтына кіріңіз.

      Pour vérifier la légitimité de l'apostille publiée, voir https://egov.kz/cms/ru/services/apostil/apostil.

      To verify the legitimacy of the issued apostille, see https://egov.kz/cms/ru/services/apostil/apostil.

  Приложение 4
к Правилам оказания
государственной услуги
"Апостилирование
официальных документов,
исходящих из органов юстиции,
регистрации актов гражданского
состояния и иных
государственных органов,
а также нотариусов
Республики Казахстан"
  Форма
  ____________________________
(Ф.И.О. (если указано
в документах, удостоверяющих
личность) либо наименование
услугополучателя)
____________________________
(адрес услугополучателя)

Расписка об отказе в приеме документов

      Сноска. Приложение 4- в редакции приказа Министра юстиции РК от 29.05.2024 № 458 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

      Руководствуясь пунктом 2 статьи 20 Закона Республики Казахстан
"О государственных услугах", отдел №__ филиала Государственной корпорации
"Правительство для граждан" (указать адрес) отказывает в приеме документов
на оказание государственной услуги "Апостилирование официальных документов,
исходящих из органов юстиции, регистрации актов гражданского состояния и иных
государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан" ввиду
представления Вами неполного пакета документов согласно перечню,
предусмотренному перечнем основных требований к государственной услуге,
и (или) документов с истекшим сроком действия, а именно:
Наименование отсутствующих документов и (или) документов с истекшим сроком действия:
1) ________________________________________;
2) ________________________________________;
3) ________________________________________;
Настоящая расписка составлена в 2 экземплярах, по одному для каждой стороны.
_____________________________________________________________________
(Ф.И.О. (если указано в документах, удостоверяющих личность), подпись работника
Государственной корпорации).
Исполнитель: Ф.И.О. (если указано в документах, удостоверяющих личность)
____________________________________________ Телефон _________________
Получил: _______ Ф.И.О. (если указано в документах, удостоверяющих личность)/
подпись услугополучателя
___________ "___" _______ 20__ год.".

  Приложение 2
к приказу Министра юстиции
Республики Казахстан
от 27 мая 2020 года № 58

Перечень утративших силу некоторых приказов министра юстиции Республики Казахстан

      1) приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 30 июня 2015 года № 367 "Об утверждении регламента государственной услуги "Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции и иных государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан" (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 11685, опубликованный в информационно-правовой системе "Әділет" от 13 августа 2015 года);

      2) приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 23 февраля 2016 года № 93 "О внесении изменений в приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 30 июня 2015 года № 367 "Об утверждении регламента государственной услуги "Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции и иных государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан" (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 13235, опубликованный в информационно-правовой системе "Әділет" от 1 марта 2016 года);

      3) приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 2 декабря 2016 года № 1107 "О внесении изменений в приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 30 июня 2015 года № 367 "Об утверждении регламента государственной услуги "Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции и иных государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан" (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 14485, опубликованный в Эталонном контрольном банке нормативных правовых актов Республики Казахстан от 14 декабря 2016 года);

      4) приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 7 августа 2017 года № 1001 "О внесении изменений в приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 30 июня 2015 года № 367 "Об утверждении регламента государственной услуги "Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции и иных государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан" (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 15466, опубликованный в Эталонном контрольном банке нормативных правовых актов Республики Казахстан от 17 августа 2017 года);

      5) приказ и.о. Министра юстиции Республики Казахстан 13 июля 2018 года № 1090 "О внесении изменения в приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 30 июня 2015 года № 367 "Об утверждении регламента государственной услуги "Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции и иных государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан" (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 17203, опубликованный в Эталонном контрольном банке нормативных правовых актов Республики Казахстан от 23 июля 2018 года);

      6) приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 17 января 2019 года № 26 "О внесении изменения в приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 30 июня 2015 года № 367 "Об утверждении регламента государственной услуги "Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции и иных государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан" (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 18207, опубликованный в Эталонном контрольном банке нормативных правовых актов Республики Казахстан от 29 января 2019 года);

      7) приказ и.о. Министра юстиции Республики Казахстан от 20 сентября 2019 года № 472 "О внесении изменений в приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 30 июня 2015 года № 367 "Об утверждении регламента государственной услуги "Апостилирование официальных документов, исходящих из органов юстиции и иных государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан" (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 19403, опубликованный в Эталонном контрольном банке нормативных правовых актов Республики Казахстан от 24 сентября 2019 года).